[Lungo-Koehn]: Vamos começar. Temos a reunião do Comitê Escolar de Medford datada de quinta -feira, 20 de março de 2025 às 17h30. Será um comitê de toda a reunião e mantido remotamente apenas por zoom. A reunião pode ser vista através da mídia comunitária de Medford na Comcast e na Verizon. Os participantes podem registrar ou ligar usando o seguinte link ou número de chamada. O ID da reunião é 9521257. 8486. Perguntas ou comentários podem ser enviados durante a reunião, enviando um e -mail para Medfordsc em Medford.k12.ma.us. Essas perguntas ou comentários que enviam devem incluir as seguintes informações, seu primeiro e sobrenome, seu endereço da Metro Street, sua pergunta ou comentário. O comitê de toda a reunião está sendo chamado para se concentrar na visão geral da proposta de orçamento do ano fiscal 26 e será apresentado pelo Sr. Gerald McHugh, nosso analista de orçamento. E pedirei ao membro Ruseau que ligue para o rolo antes de entregá -lo a você, Sr. McHugh. Obrigado. Membro Branley. Sim, olá, presente. Sim, olá, presente.
[Adam Hurtubise]: Membro Graham. Membro Graham.
[Graham]: Meu botão não está funcionando, aqui.
[Adam Hurtubise]: Aqui. Membro Olapade. Eu vejo um em breve.
[Lungo-Koehn]: Ele simplesmente não foi contratado, então diga mais uma vez, o membro Olapade.
[Graham]: Oi pessoal. Eu não posso, minha câmera não me deixa ligá -la. Oh, vou consertar isso. Obrigado.
[Adam Hurtubise]: E você está aqui. Você está aqui. Sim, membro Ridenfeld. Presente. Membro do Sub-Presidente, prefeito Lengelker.
[Lungo-Koehn]: Presente, sete, presente, zero ausente. Em seguida, vamos voltar ao Sr. McHugh, nosso analista de orçamento. Obrigado, obrigado.
[Gerry McCue]: Obrigado, senhora prefeita. Eu tenho que compartilhar minha tela aqui.
[Adam Hurtubise]: Compartilhar tela. OK.
[Gerry McCue]: Okay. Is this, people can see this now? All right. Well, we have concluded all our budget meetings at the school department. We've prepared a draft budget. And this is what we're gonna go over tonight, kind of the results of a lot of work by school staff and administrators here at Medford School System. We've had our meetings, as I said, As we talked about at the last committee of the whole, there were a number of new positions requested by principals and by directors. We are taking the position that, you know, we're gonna hold on those positions for now. Well, certainly there's budget considerations with adding a lot of new positions, but the two main reasons are that, We do have, or we are planning on adopting a new schedule for the high school, and we don't know what implications that might have on staffing. And of course, the federal grant status for next school year is a bit muddled right now. I suspect that, As we get closer to the summer, Desi may be able to give us some guidance on the status of those grants. We are planning as if we're gonna receive the grants we have this year, next year, but it's something that we're closely monitoring. And I will say, as you'll see, is that we are not contemplating any across the board staffing cuts that were necessary to balance the FY25 budget. So, basically the budget is in a lot better shape in FY25. So, the majority of the current staffing is funded in the budget proposal. The first Two categories is that we have to increase our current budgets to account for contract labor agreements that are expiring on June 30, and negotiations with those unions are underway. And we also have to adjust line items to take into account step increases that Many staff are entitled to, pursuant to their collective bargaining agreements. Any salary adjustments that were made during the year have to be accounted for in FY26. And any salary annualizations also have to be accounted for. We're gonna go through a list of budget adjustments that are necessary because, The current budgets are not aligned with their spending. We have one change we want to make due to food service regulations, and in a couple of instances we've lost grant funding, and we're going to account for that in FY 26. So the first line is to adjust the athletic budget by 32,500. And some line items within that budget have been level funded for a number of years. The coaches line and contract services in particular are not adjusted for the current level of spending, the number of teams where that are competing, et cetera. So we'll boost for that. During the course of this year, we had to add three one-on-one power positions. And this is mainly due to new students that entered our district with these positions on the IEPs. So we're required to put those on. They're currently working this year and we're going to adjust the budget next year to make sure there's funding for them. We do right currently, Medford charges its lunch monitors to the lunch fund, which is not appropriate or not allowed under the food service regulations, so we're proposing to shift those positions to the general fund. We lost grant funding for two important software applications that we use. One's called ST Math, the other is MAP Assessment Program. These are currently funded by grants this year. They're not eligible for grants next year, so we're going to include those in the budget. We have an administrative suite of software applications. Frontline is one. We have an internet service provider. We have cybersecurity applications. the ticketing system, the Raptor system for visitors. So these, all these applications were not fully funded and we're taking money from other areas of the school budget. And so in 26, we wanna get those applications fully funded and have the, you know, because they're critical to the operations of the school department. This year, we added an academic lead position, which is essentially a building, full-time building substitute teacher at the high school level. We added one to the vocational program due to vacancies. Some of the shops have a certain adult to student ratio attached to them. So when one teacher is out, it creates a problem and it really became important to have a regular building sub for the vocational program that could learn the students, learn the programs that are offered there to support the the director and the students. We've also have a history of using nurse daily substitutes when there's absences to the extent that they are available. And we have never had a budget for that. So we're gonna propose adding some money to the health services line to cover substitutes. For security monitors, we had kind of two separate issues. One, in the course of putting together this budget, we found that we did not sufficiently budget in FY25 for the number of security monitors we had. We had budgeted one less than we actually had on the rolls. And then during the course of FY25, we added a night shift security monitor because we had no way to provide coverage, dinner coverage for the other night shift security monitor. And in addition, there were concerns about a door that was unmonitored regularly over on the pool side of the building So that person was able to monitor that door as well. So in FY26, we're going to fix those budgets by adding enough money to fund 14 security monitors district-wide. And then at the beginning of FY25, engaged with City Year to have two schools receive City Year services. Those services are $100,000 per school. A portion of that 100,000 is charged to the before and after school program because their day overlaps into that program. But we essentially took money from our salary reserves to fund that this year. We wanna restore that money back to the salary reserve budget. And so we're looking to add the $130,000 to the two schools that receive those services. In addition, we've been working very hard with the, with that buildings and grounds department to try to right size those budgets. Um, this year we have some assistance from Paul Riggi from the city has been very helpful, uh, in, um, doing this review of operations. But the two main areas that need funding this year are, uh, to really right size our maintenance budget. So I put here a list of. just a variety of maintenance areas that have to be covered. And we've gone through and assigned them what we think is an appropriate budget. And out of that $457,000 increase, about 122,000 is attributable to more money for maintenance you know, we're establishing a grounds maintenance account and equipment repair and replacement account. And then also to address the extraordinary maintenance needs or capital needs, sometimes they're called in the schools and looking at the capital plan that was approved by the school committee and other projects that came up in the course of budget development, essentially. And so we're looking to increase that external maintenance line by $330,000. In that, we desperately need to replace the air conditioning systems in our tech rooms. Almost all of them have failed. So we wanna make sure we have enough money to go and begin to replace those. We are anticipating a replacement of a fire alarm panel at the Missittuck. And then to establish a count, some budget bandwidth to replace shades and blinds in the schools as needed, sometimes door replacements needed, you know, minor roof repairs, bike rack installations, things like that we're looking to accomplish in 2026. We do have some new spending we're gonna recommend within our network infrastructure. I should preface this by saying that we've captured all of the instructional software that we use, administrative software that we use, we've got them into their own accounts in the different programs that maintain these. And it's almost $800,000 worth of software that is operated as necessary for instruction and school operations. So we're proposing a new position of director of network and technology services that can lead that area into the future. A network technician that will work alongside of the current position that we have. We have one position described right now for network maintenance and really have to build up some capacity in that area. And then of course, we didn't have money for replacing equipment that's in the network. So we have servers and power supplies that have reached the end of their useful life and we need to begin replacing those. Likewise in special education, our transportation line is increasing in FY26 and by about $104,000. And I'm gonna give a separate, there's gonna be separate slides for special education, tuition and transportation a little bit later. Some, Students qualify for extended year programming and those roles are increasing. So $53,000 of this amount is to accommodate those new students in extended year program. And then we have a project transition that you might know about. This is a program for 18 to 22 special needs, students, it's, you know, primarily focuses on life skills. And to this date, they did not have a budget, they kind of cobbled together budget funding from different sources. So $12,000, I think is money well spent for this group of students. Uh, the high schools also requesting to expand or, uh, to increase the amount of money they have for the summer program. Actually, there's, there's no, um, general fund budget for the summer program. It, it, at one point it was, um, I guess it was contemplated that it would be strictly fee based. But over the years, students that need to attend the summer program sometimes qualify for a fee reduction or a waiver of the fee. So this $30,000 will provide the school with an opportunity to get more students into the program. properly funded. I don't know if you remember last at the last committee a whole meeting, the summer school revolving fund was in deficit and this is gonna go a ways to correct that. And then we also have in the security monitor contract, the ability to hire daily substitutes. We haven't done so yet, but we should, if we intend to do that, we should establish a small budget in the security program to fund daily subs. And then the guidance department would like to expand eligibility for PSA, AT exams, trying to get more juniors and sophomores to be able to take that program. And the world language department would also like to expand their assessments down to eighth grade. So students entering high school can be properly placed in the right level for whatever language they're signing up for. So each of those categories was a $2,000 increase to their existing budgets. We do have a little bit of savings to put towards this to offset. We have a student, we don't anticipate right now needing a tuition and transportation allotment for out of district vocational student. We have one student now who we expect to graduate this year. We currently have five student supervisory assistant positions. One of them are vacant. We would not fund the vacant position and that would leave four positions, one each for each of the elementary schools. And then to fund the $30,000 summer program, we're gonna reduce the supply budget at the high school principal's office, which I have discussed with the principal that still leaves her with a healthy budget of about $93,000 after that. So we have a total savings of $101,000. So for special education, um, there were a couple of, couple of things happening in transportation and tuition that aren't going to be readily called out in the budget. One is that, uh, for our new special ed transportation contract, the rates went up, um, significantly in FY 25, uh, it increased what we budgeted by 500, almost $557,000. We had balances in our circuit breaker funds, which we use to close that gap this year. Next year, we will need to continue to use circuit breaker funds towards the transportation budget in the same amount. And then in our uh, budget requests, we're looking to add $104,000, uh, to the general fund budget to cover the projected spending in FY 26. Uh, likewise in tuition, uh, in FY 25, we had a $5.5 million budget for tuition and the tuition budget is, um, funded from three sources, one, the general fund, two, IDEA grant, and three, circuit breaker funds. All the tuitions were increased by the state by 3.87%. We also adjusted the budget for graduating students, students that are aging out of the system, move-ins that happened this year that are responsibility of Medford now, and new placements from within our district. We did get a little bit lucky with this budget in that some of the students aging out are in residential programs, which are very expensive. So we actually had a drop in our overall tuition right now. Of course, you know, next year we may bring new out of district placements at some point, but for now we were able to level fund the general fund budget and we'll continue to charge about $850,000 to IDEA and then the remainder would be funded by Circuit Breaker. So between, we feel confident that The circuit breaker funds we'll receive in FY26 will cover the 1.6 in tuition and the 557,000 in transportation. And there should still be some left over in case we have any new tuitions to deal with in 26. So this is just a summary of the grouping that we did increase comes up to over $4.5 million. And we know that that's not gonna be the budget that we get, but it's the budget that we would like to have based on the work we've done with staff. It's a 5.5% increase. Uh, it's about 2.8% more than the city has given us in a preliminary, uh, projected school budget. Um, we do have, uh, we included in, in the budget. It's already baked in that we will continue to, uh, implement chargebacks to certain programs that use our, uh, facilities and our administrative services. And what we're working on now for the public hearing is looking to see what opportunities we have to close the funding gap and get as close as we can to what the city is projecting. What we're looking at right now is, you know, balances that are in our revolving funds that might be able to take on some positions. We are looking, making sure we have all our positions that are funded in grants properly allocated to those grants. We do think we have this, the question aid funds that, uh, the voters approved that provided, uh, $4 million for. High school, uh, new schedule implementation for teacher, um, salaries and for paraprofessional salaries there, uh, because those contracts were, um, in place for FYI 25 and the money was available in FYI 25. to the extent that, and we won't really know this for certain until negotiations conclude, but I'm thinking that there'll be a balance in that $4 million that we should figure out a way to carry that into FY26 to make sure that first, $4 million gets paid out the way the voters approved it. So I'm gonna, I think we can anticipate using question eight funds in 26 to help with those collective bargaining agreements that get approved either before this year or early next year. There's also, $391,000 in homeless transportation reimbursement that the state provides. And we would like to use that to offset our homeless transportation account and kind of get us closer to that city number. So that at the public hearing on Monday, we'll be able to provide a list of other opportunities that we identify to help fund the budget we're presenting tonight.
[Adam Hurtubise]: Vamos ver.
[Lungo-Koehn]: Se eu puder, da cadeira, fazer uma pergunta.
[Adam Hurtubise]: Claro.
[Lungo-Koehn]: Porque 5,5% aumentam em relação ao ano fiscal 25 E então você mencionou a transição de US $ 4 milhões, porque sim, precisamos gastar isso da maneira como os eleitores esperam que gastemos. Mas também podemos usar parte desse dinheiro para coisas que descrevemos nas perguntas, que eu acho que cobririam muito do que você tinha nessa faixa de US $ 500.000 para manutenção. Então, isso está sendo incluído para ser pago pelos 4 milhões, ou isso está incluído no aumento de 5,5%? Porque obviamente não queremos usar os 4 milhões para atenuar uma situação em que mantemos o pessoal que não podemos pagar pela linha e apenas entrar em outro buraco. Então você pode explicar isso? Isso reduzirá isso para 5%?
[Gerry McCue]: Os US $ 4 milhões, não saberemos até que as negociações sejam resolvidas. Mas esperamos que uma parte disso seja paga no EF25, principalmente para a implementação do cronograma. E pode ser que alguns, no acordo final, que alguns dinheiro sejam pagos no EF25. Não prevê que teremos os 4 milhões inteiros, mas pode haver um equilíbrio para tocar. E até a pergunta sete dinheiro, isso já está meio assado nos resultados. Foi acostumado, enviamos um orçamento suplementar. Então, muitas dessas posições e gastos foram cobertos no orçamento suplementar estão sendo transportados para o EF26, de modo que o dinheiro é basicamente contabilizado.
[Lungo-Koehn]: Sim, eu sei que os três milhões são contabilizados, são os quatro milhões, então estamos reservando uma certa parte para os contratos que não estão acordados até 30 de junho? Eu acho que quais custos únicos podemos usar para que não haja um aumento de 5,5%? Porque estamos adicionando coisas.
[Gerry McCue]: Sim, vamos com isso, este é o nosso trabalho amanhã e, no fim de semana, é para ver, você sabe, quais são os recursos que podemos trazer para obter isso de 5,5%. Então, é assim, esse será nosso trabalho trabalhar nisso. Mas, hum, O, haverá uma parte dos 4 milhões que eu acho que ainda estará disponível para contratos de professores e paraprofissionais em 26. E então, é claro, a outra coisa de que temos que conhecer é que, eventualmente, quando esse dinheiro acaba, ele deve ser substituído no orçamento ou posições precisam ser cortadas Mas, por isso, devemos ser intencionais sobre como queremos acabar com qualquer dinheiro que oito seja lançado em 26.
[Lungo-Koehn]: Sim, e espero que haja mais progresso antes da próxima semana, porque com uma substituição de US $ 7,5 milhões, você não Nós estávamos, acho que todos esperávamos não estar em uma posição em que tivéssemos que cortar qualquer coisa se planejássemos corretamente. Portanto, espero que haja mais trabalho que seja feito. Portanto, não estamos ao ver essa imagem ser um aumento de 5,5% e é um pouco mais gerenciável.
[Gerry McCue]: Sim.
[Lungo-Koehn]: OK.
[Gerry McCue]: Estamos na mesma página.
[Lungo-Koehn]: OK. Obrigado. Membro Graham.
[Graham]: Obrigado, então eu só queria adicionar algumas coisas. Então, segunda -feira à noite, nossa audiência orçamentária é simplesmente enquadrar nossa solicitação ao direito do orçamento municipal ao governo municipal. Então. É aqui que estamos dizendo a todos, incluindo o conselho e o prefeito, e eu sei que você está aqui, mas é isso que acreditamos que precisamos. Esse aumento de 5,5% na verdade não é diferente do que nosso aumento foi descrito no capítulo 70. Então, quando olhei para os números do capítulo 70, Eles descreveram que nossa parte subiria 5,5% ou algo como aproximadamente lá. Portanto, esse número é consistente com o que o estado. Descreveu que nosso número seria agora. É mais complicado do que isso, mas penso direcionalmente. Esse número não é como, meio que fora dos limites. O processo orçamentário que estabelecemos tem outra etapa mais tarde em maio e junho para obter plena reconciliação do que o governo municipal é capaz de fornecer, o que pode exigir alterações no que delineamos e aprovamos como nosso pedido, certo? Então este é o nosso pedido. Há um segundo passo que diz, Se nossa solicitação for diferente do que a cidade pode fornecer com base no que o prefeito recomenda com base no que o Conselho prova, então temos que tomar outra votação para aprovar. Tipo, um orçamento equilibrado, certo? A outra coisa que vou mencionar, porque temos tantos novos membros. Sempre que estamos em negociações ativas com a União dos Professores em particular, desta vez no orçamento é o mais incerto possível. Porque dos nossos 800 funcionários, quase 500 deles se sentam no sindicato dos professores. Então, sem clareza sobre isso ainda, Hum, há muita incerteza de que, entre agora e junho, espero que os dedos cruzados, vamos, como, chegarmos à certeza e, como, você sabe, você sabe, ter um caminho a seguir que nos permitirá refinar esse número com fatos em vez de. Você sabe, assim como ouvimos de Bob ontem à noite, tipo, estamos planejando, mas esses números estão sempre mudando. Então eu acho isso. Quando me lembro de passar por esse processo alguns anos atrás, onde estávamos no final de um contrato de professor, era o mesmo. É certo, tenho certeza de que, tipo, o que iria acontecer e onde iria pousar. Acho que, no geral, só quero ter certeza de que as pessoas que estão ouvindo. Entenda que A, este é um pedido. B, há um processo de reconciliação e C, a incerteza com a qual Jerry está tendo que lidar agora provavelmente continuará a mudar entre solicitações e orçamento equilibrado e entrar em foco. Então tudo isso para dizer, Obrigado, Jerry, por montar isso, porque nos permite ver qual é a totalidade da situação. E acho que, por muito tempo, o comitê escolar nunca conseguiu ver como era a totalidade da situação e isso levou a coisas. Orçamentos de manutenção subfinanciados cronicamente que agora estamos tentando tirar o mesmo. Não, não acho que isso seja um orçamento selvagem de forma alguma. E também não acho que seja uma final, tipo, catastrófico. Número, eu acho que é aqui que estamos no processo e. Fico feliz por estarmos falando em uma linguagem clara sobre o que acreditamos que o distrito precisa servir os alunos, porque essa é uma peça que estava faltando por tanto tempo. E agora podemos tomar as decisões que precisamos tomar entre agora e o final de junho para chegar aonde precisamos ir e chegar a esse orçamento equilibrado. Eu só quero dizer graças a Jerry que ele fez um ótimo trabalho, especialmente com toda a incerteza que existe para nós agora e não é apenas o contrato de professores que temos cinco contratos renovando no primeiro de julho, então há muitas partes móveis que. Ele não pode suas bolas de cristal provavelmente está quebrando a mente. Portanto, é realmente difícil saber, como todas essas coisas vão pousar, mas estamos tentando trabalhar com tudo isso. Então, eu só queria colocar isso lá fora, tanto da perspectiva do processo quanto de A, como. Sim, isso é incerto. Sim, isso parece. Talvez alarmante, mas. Eu, eu acho, tipo. É como o lugar certo para estar em março, que é, a propósito, mais cedo do que jamais estivemos neste lugar. Então, todas as coisas consideradas, tipo, estou chamando de noite para uma vitória, mesmo que não seja como um dunk perfeito, certo? Tipo, acho que estamos no caminho certo. Obrigado.
[Gerry McCue]: Obrigado.
[Lungo-Koehn]: Obrigado. Vou manter a fé, eu acho. Se não houver outras perguntas, obrigado por sua apresentação, Jerry. Estou ansioso pelo seu trabalho contínuo e talvez alguns ajustes na segunda -feira. E porque é claro que todos vocês conhecem esse órgão e o Conselho da Cidade e eu realmente priorizamos nossas escolas públicas. E eu concordo com o membro Graham, adiamos a manutenção por muito tempo. Portanto, há um grande progresso que foi feito. Ótimo para equilibrar isso um pouco melhor. Então, a pergunta é algo que, você sabe, talvez a cidade possa realmente chegar, você sabe, pergunte. E eu sei que o membro Reinfeld perguntou ontem à noite, você sabe, alguns dos serviços da cidade que foram suspensos por causa de nós tentamos realmente financiar as escolas da melhor maneira possível nos últimos anos. Então, você sabe, há trabalho a fazer na cidade e nas escolas e, esperançosamente, chegaremos lá no próximo mês. Existe uma moção para adiar se não houver mais perguntas? Movimento para adiar. Membro Branley destacou?
[Adam Hurtubise]: Segundo.
[Lungo-Koehn]: Membro Intoppa? Estou indo por vozes. Espero estar bem. Chamada, por favor.
[Adam Hurtubise]: Membro Branley? Sim. Membro Graham?
[Lungo-Koehn]: Mais uma vez.
[Adam Hurtubise]: Desculpe, você pode me ouvir?
[Lungo-Koehn]: Eu te peguei lá.
[Adam Hurtubise]: Lembre -se de INTOPPA? Sim. Lembra do Olapade? Sim. Lembre -se de reinfeld?
[Lungo-Koehn]: Sim.
[Adam Hurtubise]: Lembre-se, então sim, o prefeito Lungo-Koehn.
[Lungo-Koehn]: Sim, sete afirmativamente, zero no negativo. A reunião é adiada.