[Bears]: O Comitê do Conselho da Cidade para toda a reunião, 29 de abril de 2025, é chamado para encomendar o Sr. Clerk, ligue para o Roll Council Callahan. O vice -presidente Collins Councils também está leme que o conselheiro Scarpelli está ausente, dizendo que, o presidente Bears, apresenta seis aplicativos presentes e a reunião é convocada, haverá uma reunião do Comitê do Conselho da Cidade de Medford de todo o mundo às 18h na câmara da cidade, com o primeiro andar da Câmara do Conselho de Medford. Reunião de Orçamento Preliminar. Número um, esta será a primeira reunião orçamentária preliminar do processo orçamentário do EF 26. O prefeito comunicou os seguintes departamentos estará presente no Conselho de Envelhecimento, Finanças e Compras. E apenas para nota, o processo até este ponto, os conselheiros apresentaram recomendações de orçamento individuais para consideração e muitos de todo o dia 13 de março. Realizamos uma reunião do Comitê de toda a reunião conjunta de 18 de março do Conselho da Cidade e do Comitê Escolar de 19 de março, o Conselho da Cidade enviou recomendações de orçamento coletivo ao prefeito em 25 de março, e estamos realizando reuniões preliminares do orçamento entre agora e 21 de maio com nossos chefes de departamento, e o prefeito enviará uma proposta orçamentária abrangente ao Conselho da Cidade até sexta -feira, 31 de maio de 2025, o próximo dia As reuniões preliminares do orçamento e o comitê do todo será terça -feira hoje, 29 de abril às 18h. Amanhã, quarta -feira, 30 de abril de 2025 às 19h Terça -feira, 6 de maio de 2025 às 18h Terça -feira, 20 de maio de 2025 às 18h E quarta -feira, 21 de maio de 2025 às 18h Então, com isso, depende de vocês. Eu sei que Bob está aqui para finanças e talvez também uma visão geral. Talvez Nina, você esteja aqui para uma visão geral. Pam está aqui para o Conselho de Envelhecimento, a ordem que você gostaria de levar isso, nós o levaremos.
[Nina Nazarian]: Muito obrigado, o presidente Bears, se estiver tudo bem com meus colegas, e eu apenas acho que uma visão geral provavelmente é o lugar para começar, e recebi qualquer comentário do diretor de finanças Dickinson também. Em um nível muito alto, ainda estamos revisando os orçamentos enviados pelos departamentos e atualmente temos um déficit de cerca de um milhão de dólares. Continuamos monitorando fundos estaduais e federais para receita e subsídios que estão chegando, ou potencialmente não. Esperamos que não seja o caso, mas Obviamente, essa é uma situação muito ativa que está sendo monitorada por todas as organizações provavelmente a nação que recebe quaisquer fundos federais. Continuamos a receber aumentos propostos de organizações externas também. Portanto, esses ainda estão chegando que formulam nosso orçamento também. E vimos como o conselho sabe, vimos aumentos significativos de desperdício, nosso contrato de resíduos e nossos custos de resíduos como comunidade, mas também no que diz respeito ao seguro de saúde, você sabe, esses, mas, como estamos revisando os orçamentos, também estamos vendo aumentos significativos de contratos nesses orçamentos. Então, apenas um nível muito alto. Isso é tudo o que tenho por enquanto.
[Bears]: Ótimo. Diretor Dickinson.
[Bob Dickinson]: Bem, apenas para afirmar o que me disseram que eles terão um ganso mais longo para isso. Muito mais fácil. Sim, eu acho. Não sei. Eu ocupo muito espaço. Hum, é apenas para afirmar o que o chefe de gabinete disse. Hum, você sabe, ainda estamos revisando. Temos as folhas de cerejas. Temos a recomendação da Câmara, mas a recomendação do Senado ainda não chegou. E obviamente as finais não estão lá. Estamos revisando os recibos locais novamente. Hum, devido à forma como as contas se apagam. Eu não tenho Números completos sobre o que a receita de consumo de veículos a motor será este ano, o que nos permite prever o que será no próximo ano. Apenas aumenta o nosso resumo de cinco anos de tudo isso. Então é isso que eu tenho revisado. Novo crescimento com o assessor, e há algum chocolate lá que, na verdade, não, você sabe, temos um número, mas pode variar Você sabe, US $ 150.000 em cada sentido. Então, continuamos a revisar tudo isso. E como você verá pelo meu orçamento, há alguns aumentos que não podemos evitar pagar. Então, temos que, temos que permitir isso. Então é aí que estamos no orçamento.
[Bears]: Tudo bem, conselheiro Lazzaro.
[Lazzaro]: Obrigado. Agradeço por você apresentar isso. Você pode me dizer de onde é o déficit de um milhão de dólares apenas para o nosso entendimento?
[Nina Nazarian]: Não precisamos desse ganso adicional para mim e Bob. Há muito espaço para você. Não se preocupe com isso. Eu realmente não pude responder isso porque temos vários orçamentos diferentes que ainda estamos passando, e não é como se tivéssemos demarcado de alguma forma onde está exatamente o aumento. Por exemplo, temos um contrato no orçamento da DPW que está subindo 66%. Não é como se eu tivesse pegado isso e acrescentasse. É apenas um resultado acumulado, infelizmente. Eu nem saberia como necessariamente fazer isso, além de olhar para cada orçamento e potencialmente dizer o que acabou, mas isso ainda pode estar abaixo, então há uma rede lá, se isso faz algum sentido.
[Lazzaro]: Apenas para quem está assistindo ou o que for, apenas um orçamento do tamanho de um milhão de dólares se soma rapidamente, e parece que Uma quantidade significativa que estamos para trás, mas não é necessariamente por causa de um item de linha maluca. São muitos números se unindo. e formando esse número de déficit para este ano.
[Nina Nazarian]: Sim, o Presidente Bears, através de você para o conselheiro Lazzaro, aprecio o contexto que você forneceu para aqueles que estão ouvindo e concordo com você. Estamos falando de um orçamento mais de 200 milhões de dólares. US $ 1 milhão com um orçamento de US $ 200 milhões é obviamente meio por cento. Então, você sabe, eu realmente acho que não é tão ruim quanto vimos nos últimos anos, mas também, e como o conselho sabe, está mantendo Muito perto de nossa mente, que temos dívidas graves que serão adicionadas ao orçamento do EF 27 no próximo ano e como isso afetará a imagem geral também.
[Bears]: Obrigado. Penso muito rapidamente, e acho importante esclarecer. Há um agora Com os orçamentos com os quais você está trabalhando, quando diz um déficit, você quer dizer que agora estamos projetando que nossas despesas, se quiséssemos gastar tudo o que todos os departamentos desejam gastar agora, seria um milhão de dólares a mais do que a receita que receberíamos. Portanto, não estamos em um déficit, estamos agora tentando descobrir como obter despesas com o que esperamos que as receitas sejam ou receitas um pouco mais antes do próximo ano fiscal e isso é para o orçamento a partir de julho e acho que é apenas um bom contexto para quem assistir talvez pela primeira vez para entender. E estamos falando sobre o orçamento do próximo ano e De alguns dos documentos e de algumas das conversas que você acabou de ter. As grandes coisas que estão impulsionando os custos são os custos fixos que impulsionam o orçamento todos os anos. E estamos falando de obrigações contratuais com nossos funcionários com base em seus contratos sindicais, os cuidados de saúde através da Comissão de Seguros do Grupo do Estado, O passivo de pensão que estamos financiando e o contrato de lixo DPW. E acho que, dados apenas alguns dos números preliminares, poderíamos argumentar que esse milhão de dólares vem de qualquer um dos quatro orçamentos deste ano. Eu acho que eles estão acontecendo, acho que até o lixo está quase acordando um milhão este ano. Então nós, como nos últimos anos, estamos vendo que nossos custos fixos, as coisas que precisamos pagar, porque somos contratualmente obrigados a fornecê -los apenas para manter os serviços existentes e o nível da equipe existente está subindo mais rápido do que nossas receitas estão aumentando. E isso é verdade mesmo com a substituição. Então, estamos onde estávamos antes. Eu só quero fazer uma pergunta, então irei ao conselheiro Callahan, que é se não tivéssemos passado a substituição, dado onde estamos neste momento do orçamento, O que estaríamos procurando para nossas escolas ou para a cidade sem esses fundos?
[Nina Nazarian]: Obrigado, Presidente Bears. Primeiro a dizer, eu aprecio o contexto adicional que você adicionou também. Acho que seus comentários e os comentários do conselheiro Lazzaro estão certos. Quanto ao que estaríamos olhando, eu não seria capaz de fornecer nenhum tipo de números específicos nesta fase, mas eu diria que estaríamos olhando para cortes, cortes significativos. Se não foi pela substituição. Portanto, certamente aprecia a comunidade que faz isso acontecer, porque foi isso significativo para as escolas, é significativo para o lado municipal da organização também.
[Bears]: Ótimo, obrigado. E acho que esse é um contexto importante para as pessoas ouvirem oh, bem, não substituímos e ainda temos um déficit. Bem, isso é, é o quanto são as coisas. É isso que os custos estão nos impactando. Conselheiro Callahan.
[Callahan]: Obrigado. Minha pergunta é realmente também sobre o Prop Two e meio Substituir. E eu apenas, meu entendimento é, e quero ter certeza de que isso está correto, e para qualquer pessoa por aí ouvindo, que essas substituições foram passadas, você sabe, uma para as escolas, uma para as escolas, além de estradas e pelo menos no primeiro ano em que elas precisam ser gastas nas escolas. Então, apenas para garantir que esse milhão de dólares não saia da substituição que passamos, que foi designada para as escolas, só quero verificar
[Nina Nazarian]: nisso. Sim, 100% confirmando que o presidente leva por você ao conselheiro Callahan. Obrigado. Obrigado.
[Bears]: Ótimo. Obrigado. Tudo bem. Temos outras perguntas dos membros do Conselho neste momento sobre o orçamento? Vendo nenhum, eu só tenho mais uma pergunta real sobre um comentário de contexto de fundamento. Você estava mencionando, está olhando para recibos locais e um novo crescimento, está finalizando um novo crescimento e olhou para as folhas de cerejeira. Existe alguma esperança de que uma parte desse milhão possa vir de talvez uma quantidade de receita adicional ao finalizar esses números em vez de remover as coisas dos orçamentos?
[Bob Dickinson]: Isso seria muito bom. Sempre há esperança. Eu acho que sim, provavelmente. Mas até termos números mais firmes, não sabemos.
[Bears]: Sim. E eu só queria esclarecer, porque parecia que você disse que poderia ir de qualquer maneira. E estou me perguntando, é possível que pareça que você esteja baseando -o como se esse seja o número da receita que teremos e, provavelmente, o número da receita não vai mudar muito significativamente de nenhuma direção?
[Bob Dickinson]: Isso está correto.
[Bears]: Obrigado. Tudo bem. Se não houver mais perguntas sobre a visão geral do orçamento. Acho que poderíamos ir diretamente falar sobre esse orçamento de finanças e compras. Oh, eu acho. Sim, acho que Shane tem que ativá -los para que eles apareçam aqui. Ótimo, tudo bem, vamos ficar com as finanças. Eu só vou ler muito rapidamente. Temos 26 pessoal fiscal, 620.295. 26 despesas ordinárias propostas, 259.840, totalizando 881,35. E isso é de 854.314. Portanto, um aumento de 25.800 ou cerca de 3%. E isso vem de O contrato de escritório aumenta e uma cola de 2% para funcionários não sindicalizados. Os custos de auditoria do EF26 são projetados para aumentar isso em cerca de 10.000. O custo do Programa de Administração aumentou em 7% das despesas. E também houve uma despesa de aumento da publicidade e o contrato de arrendamento para a copiadora e uma nova impressora para cheques subiram, então. Não parece nada de que não precisamos.
[Bob Dickinson]: Nada de terra quebrando. Novamente, a maior parte do aumento é obviamente nossas obrigações contratuais e o que pagamos pelos administradores e o que pagamos pelos auditores. Não podemos realmente, tentamos conversar com os auditores e administradores e definitivamente pedimos isso. Eu acho que Courtney realmente teve um pouco de intervalo no programa de administradores, mas esses são os custos que estamos enfrentando, então.
[Bears]: Sim. E apenas para quem assiste à auditoria é a auditoria independente que temos todas as finanças da cidade todos os anos. E os administradores é o programa financeiro que estamos usando atualmente para o City. Certo. Certo. Temos alguma dúvida sobre o orçamento de finanças e compras. Conselheiro Tseng, obrigado.
[Tseng]: Dickinson por se juntar a nós. Conheço muitas vezes quando estamos aqui juntos, conversamos sobre a necessidade, quantos anos tem o software financeiro de nossa cidade e, especialmente, se tornou um problema quando você o apontou quando entrou, que os sistemas que estávamos usando não eram os sistemas comuns em todo o estado ou estão atualizados. E isso meio que diminui o fluxo de trabalho, também torna as coisas mais difíceis. Então, acho que minha preocupação com o problema é mais que acho que falamos sobre o problema e, em seguida, nós meio que chutamos a lata no caminho quando exatamente podemos ver essa transição para um sistema financeiro melhor ou um novo sistema financeiro como um software. E tem esses efeitos indiferentes de Afetando a pontualidade dos relatórios financeiros, isso pode afetar o cálculo do pagamento retro, diferentes atualizações de folha de pagamento e finanças. Eu acho que há algum dinheiro aqui, pelo menos qualquer dinheiro de semente aqui, para desenvolver essa linha do tempo, que planeja atualizar o software financeiro de nossa cidade?
[Bob Dickinson]: Não. Francamente, O problema é que, agora, administradores, embora seja lento, desajeitado e um pouco difícil de usar, é o que temos e o que todos estão acostumados. Em transição para, existem maneiras de fazer isso aos poucos, por exemplo, apenas atualizando o Ledger em geral. Teremos que fazer algumas melhorias em como trabalhamos com o Tesouro. O livro de caixa do tesoureiro está em um programa chamado Softwrite. E vamos trabalhar na transição para um servidor baseado em nuvem, porque o servidor para esse precisa ser substituído no próximo ano. Então, estou pensando em fazer isso, mas estamos conversando para realmente mudar para uma solução de software diferente terá que ir em etapas ao longo de muitos anos, e vai custar muito dinheiro. Quero dizer, estamos falando ao norte de um milhão de dólares. Então, eu não, quero dizer, não é algo que discutiríamos no meu orçamento operacional, na verdade, isso é algo que montou um plano para fazer e ver como podemos financiá -lo.
[Tseng]: Eu aprecio essa resposta. Eu acho que isso ajuda a explicar muito disso, mas acho que neste conselheiro, o que eu gostaria de ver no futuro é que realmente pensamos sobre como é essa transição, mesmo que esteja se espalhando por um período de tempo, porque teria, eu acho, impactos positivos a longo prazo para a nossa cidade. E então eu acho que não iria a lugar algum se não começarmos pelo menos a formular como pode ser esse plano. Sou eu falando por mim mesmo.
[Bears]: Obrigado por dizer quando você diz um norte de um milhão de dólares, estamos falando de custos únicos.
[Bob Dickinson]: Eu teria que refinar os números com base no que estou pensando que seria o processo. A maioria seria de custos únicos em termos de compra do software. E estou pensando em um, o grande por aí é Munis, mas que recebi algumas citações para os diferentes módulos e quanto eles custariam. A compra do software seria a maior parte disso. Então você precisaria comprar o contrato de suporte anual e uso de software. A mesma coisa que temos aqui com os administradores. Na verdade, isso é mais com Munis. É mais caro. E então provavelmente haveria Uma quantia significativa de dinheiro que precisamos para que o Munis seja pessoal entre e treinar todos para usar o novo software. E apenas para lhe dar uma idéia da complexidade disso, agora, o Tesouro usa o Softright. Softright conversará com Munis melhor do que falará com os administradores. Mudaríamos para o módulo geral do Ledger para fora dos administradores para Munis se escolhermos Munis. Depois disso, provavelmente mudaríamos para mudar o módulo do Tesouro. Então, depois disso, nos mudaríamos para Comprando o módulo da folha de pagamento. E isso se livraria completamente do softrito e provavelmente se livraria de Harper como o Harper's processos nossas folhas de pagamento. E poderíamos ter tudo interno em uma coisa. Mas, novamente, é assim que é complexo. São centenas de milhares de dólares. Na frente, provavelmente é como um milhão de dólares. Depois, são centenas de milhares de dólares nos próximos anos, à medida que gradualmente fazemos todo o sistema para algo como Munis. Então é um grande projeto. Seria necessário muitos recursos. Além de Munis, provavelmente precisaríamos de um consultor externo para trabalhar no gráfico de contas e garantir que todos os sistemas funcionassem corretamente e que todos tivessem o que precisavam. Tenho certeza de que, neste momento, realmente temos a infraestrutura neste edifício para executá -lo, o que acho que não foi o caso há pouco ou três anos. Porque se formos a Munis, tudo será baseado em nuvem. Precisamos de fibra óptica em todos os lugares para realmente executar o software. Precisamos de taxa de transferência suficiente para fazê -lo. Então é um grande projeto.
[Bears]: Bem, talvez algumas boas notícias que estou ouvindo seja que tenhamos apresentado algumas fundações para nos permitir fazer o projeto. Mas parece que, para mim, a aquisição e o treinamento são custos únicos no intervalo de milhões para médios, US $ 1 milhão, talvez mais do que estou vendo Nina Point mais alto no céu.
[Bob Dickinson]: Muito possível.
[Bears]: Os milhões de milhões de milhões.
[Bob Dickinson]: Os milhões de milhões de milhões.
[Bears]: E então acho que a única razão pela qual estou fazendo isso é porque agora, Pelo que você disse, estou atraído para a idéia de que estamos pagando custos anuais de assinatura para administradores, Softright e Harper no momento. Sim. E estou me perguntando se o custo anual combinado do MUNIS, movendo todos eles eventualmente para Munis eventualmente se tornaria ou talvez seja menor.
[Bob Dickinson]: Definitivamente não seria menor. Provavelmente é o mesmo, eu acho. OK.
[Bears]: Tudo bem, vamos ir, acho que vi o conselheiro Callahan e depois o conselheiro RiD, conselheiro Callahan.
[Callahan]: Quanto tempo você levaria para escrever um documento de uma ou duas páginas que estabelecia a diferença entre manter o software que temos e mudar para o novo software, tanto em termos de custos iniciais, custos de longo prazo, como em que ponto iríamos parecer ou começar a economizar dinheiro se avançarmos para o novo software, quanto trabalhar seria? Você acha que poderia colocá -lo em um documento de uma ou duas páginas e seria terrivelmente oneroso para você?
[Bob Dickinson]: Eu não acho. Ainda não entrei nos detalhes sangrentos disso, mas acho que não seria tão difícil descrever como vejo isso funcionando.
[Callahan]: Eu só me pergunto se, porque, você sabe, eu ouço todos esses nomes de software diferente estão acontecendo e, em seguida, todas essas quantias diferentes de dinheiro e, e eu tenho problemas para envolver a cabeça, se não for escrito. Então, eu realmente apreciaria que não sei se isso é algo que você sabe que o Conselho sente que vale a pena, o tempo da equipe para gostar de reunir como um documento de uma página apenas dos esboços básicos, mas eu apreciaria isso.
[Bears]: Eu consideraria que uma moção do conselheiro Callahan solicita que o diretor financeiro reunisse um documento de uma página, descrevendo o processo para se mudar.
[Callahan]: Fico feliz em fazer esse movimento, a menos que alguém tenha, em particular, antes de começar a fazer um movimento. Existe alguém que é, não, não faça isso, porque estou feliz em fazer esse movimento.
[Bears]: Há um segundo no movimento. Vamos ao chefe do conselho Steph.
[Nina Nazarian]: Eu não sou um não para o registro. Mas quero compartilhar algumas das considerações com as quais Bob é confrontado neste momento, porque acho que deve ser declarado aqui hoje à noite, e você pode saber que temos uma vaga em nosso gerente de orçamento, posição de diretor de finanças assistente. Atualmente, estamos tentando a bordo dessa posição. Bem, contrate para essa posição e depois a bordo dessa posição. E há vários prazos e expectativas entre agora e 30 de junho, certo? Então, estou apenas dizendo tudo isso para que seja o que as restrições de recursos podem estar no horizonte imediato. E então eu sei que Bob entra em sua estação movimentada. Então, eu estou tentando disputar isso para Bob, caso ele tenha outras perguntas adicionais.
[Callahan]: Talvez eu tenha colocado uma data de vencimento de 31 de julho para fazê -lo, para que não seja como durante a temporada de orçamento. Se você pode terminar a temporada de orçamento e então você sabe. É sempre a temporada de orçamento no outono. Eu sei, eu sei. Não sei se isso é útil.
[Bob Dickinson]: Estou ocupado o tempo todo. Em algum momento deste verão, eu provavelmente poderia juntar isso. A outra consideração é que você sabe quando falamos sobre isso, todo mundo ouviu falar de Munis, bem, nem todo mundo está aqui. Muito poucas pessoas provavelmente ouviram falar de Munis, mas as pessoas que fazem meu trabalho ouviram falar de Munis. Existem outras soluções de software para isso. Se isso é ou não outro pedaço desse quebra -cabeça é que não chamaríamos apenas a Tyler Technologies e dizia, ei, instalaríamos o Munis aqui. Aqui estão um milhão de dólares. Precisamos Precisamos investigar as outras soluções e obviamente fazer com que as compras dêem uma olhada nela, apenas porque temos que fazer nossa devida diligência. Se estamos procurando montar uma espécie de esboço do que seria necessário, se você não estiver muito preocupado com os detalhes sangrentos de como esses sistemas funcionam, isso não levaria muito tempo. E eu posso colocar isso no meu calendário para fazer Depois de aprovar o orçamento, eu tenho o meu mais novo, com esperança de novo diretor financeiro assistente trabalhando.
[Callahan]: Ótimo. Nesse caso, eu adoraria fazer uma espécie de movimento simples. Não vou colocar muitos detalhes porque acho que você entende o que estamos procurando. E a moção é que solicitamos um documento descrevendo o que seria necessário para a Medford atualizar nosso software financeiro.
[Bears]: OK. E talvez possamos solicitar isso até setembro ... primeiro? Primeiro do dia? Foi o dia em que eu ia dizer? Eu ia dizer 30 de setembro.
[Callahan]: Tudo bem também. Perfeito. Até setembro, isso não importa. Eu acho que tudo bem, desde que seja este ano.
[Bears]: Tudo bem. Existe um segundo nesse movimento? Conselho Lazzaro? Todos aqueles a favor?
[Callahan]: Chance.
[Bears]: Oposto? Passo de movimento. Mais perguntas, o conselheiro Kellogg? Tudo bem, vamos ao conselheiro Leming.
[Leming]: Então, eu tive essa pergunta em minha mente por alguns minutos agora, mas a conversa pode ter esclarecido isso. Mas ainda assim, estou curioso. Na sua cabeça, o que você vê como a maior barreira para realmente atualizar o software financeiro? O custo inicial, a solução real de problemas de aquisição e integração do novo sistema, ou está treinando a equipe para usar algo novo? Porque parecia que essas são as três coisas sobre as quais você estava falando agora. Tipo, qual desses você meio que teme quando pensa em fazer isso?
[Bob Dickinson]: Número três, o treinamento. Obviamente, o custo inicial é um grande número. Como chegamos lá, eu pessoalmente não sei. Há muitas coisas diferentes nesta cidade que precisam de um milhão de dólares, francamente. Uma vez feito, depois de ter o dinheiro juntos, instalando o software e isso é feito por, você sabe, é feito por profissionais e consultores. Isso não é grande coisa. Fazer, você sabe, certificando -se de que é um grande negócio, mas é algo que não afetaria as operações diárias da cidade. Eles instalariam o software, garantiriam que ele realmente fizesse o que deveria fazer, garantiria que, na verdade, ele possa se conectar ao softwrite corretamente, para que possamos fazer esse aspecto funcionar. E na estrada, você sabe, se nós saia do Harper's e mova -se para o módulo da folha de pagamento. Há um todo, há um monte de módulos diferentes que Muniz tem. Provavelmente começaríamos com o livro geral e o módulo AP. Então, é isso que os administradores fazem agora. E então nos mudamos gradualmente para o módulo do Tesouro. Há um módulo de contrato, que torna muito mais fácil as compras e esse fluxo de trabalho. Então você tem para o módulo do Tesouro que incluiria, você sabe, imóveis, propriedade pessoal, imposto sobre impostos especiais de consumo, imposto especial para veículos a motor, que teria que se conectar a Kelly e Ryan, por exemplo, que, você sabe, segue pessoas que não pagaram seu imposto sobre veículos a motor há algum tempo. Mas tudo isso é feito por pessoas que Você sabe, eles são treinados, é isso que eles fazem. É complicado, mas estaríamos testando esses sistemas e garantiríamos que eles funcionem. Isso não afetaria as operações diárias da cidade. Mas depois de conseguir isso e mudar para um novo sistema de software, é como, você sabe, você está usando o Microsoft Excel a vida toda e agora precisa usar alguns, você sabe, o Google Docs. É como se você não estivesse acostumado a usar esse outro sistema. Muito disso funciona de maneiras semelhantes, mas não tudo. Então, treinando todos na cidade que precisariam fazer a transição, já que muitas pessoas estão aqui há anos e anos e anos usando administradores. Eles estão acostumados com o que fazem. Isso seria. longo e complicado.
[Leming]: Então, em termos de tempo disso, você acha que uma linha do tempo melhor seria talvez quando houvesse muitas pessoas novas entrando no seu departamento que estão mais dispostas a aprender novos sistemas? Porque estou apenas tentando pensar quando seria o melhor momento para isso se a maior barreira for a equipe que está aprendendo a fazer algo novo.
[Bob Dickinson]: Estou tentando não conseguir Weedy nisso, mas o ponto é que os administradores são usados em toda a cidade. Todo departamento o usa de alguma forma. E obter o benefício de ter um novo sistema integrado significa que as pessoas precisam se acostumar com a forma como isso funcionaria. Estou familiarizado com o MUNIS porque o usei na minha posição anterior. Uma das vantagens disso é, por exemplo, um fluxo de trabalho de contas a pagar. Alguém coloca uma requisição que vai automaticamente para o chefe de departamento. O chefe do departamento o aprova, e é para financiar que haja dinheiro suficiente lá para pagar por isso. Isso vai para a aquisição se estiver acima de um certo nível. Isso é tudo por e -mail. Mas tudo isso é, você sabe, há o usuário final, depois há o chefe do departamento, depois há finanças, depois há compras. E isso é transformado em um PO, o que é compras novamente. E tudo isso é feito através do fluxo de trabalho, tudo é feito por e -mail. Você apenas recebe um e -mail, clica nele, você vai, ok, isso é ... É isso que eles estão procurando e você assina nele. Mas o ponto principal é que todos do funcionário de um departamento, através do chefe do departamento, através de todas as outras pessoas que teriam que assinar isso, todos precisam aprender a fazê -lo com o sistema. Portanto, isso afeta, não é apenas que, se o Finance tivesse um monte de, quero dizer, tenho certeza que as pessoas em finanças que usam administradores o tempo todo, não tenho dúvidas de que posso treiná -las para usar o Munis rapidamente. Mas em todos os departamentos da escola, todos os departamentos da cidade, há muitas pessoas. Há muitas pessoas envolvidas que de repente terão que usar um novo sistema quando mordemos a bala. E isso pode ir muito bem. Pode levar muito treinamento.
[Leming]: Bem, acho que onde estou chegando, não estou tendo a impressão de que haverá um período específico em que isso não será um problema. Portanto, a menos que planejemos continuar usando o mesmo sistema para sempre, se houvesse um caso de que fazê -lo 10 anos depois seria o momento ideal, seria o melhor momento para realmente fazer essa troca, e isso é uma coisa. Mas se você não pensa nisso, mas se mudar sempre será um processo difícil, mesmo que tenhamos benefícios de longo prazo,
[Bears]: Isso é tudo. Eu não quero belabor muito isso. Eu faço um, você sabe, uma 100ª versão do que você faz no meu trabalho diário. Mas, essencialmente, o que você está dizendo é que estaríamos que esse processo está no final, teríamos que repergar todos que compram qualquer coisa na cidade como comprar algo. Certifique -se de que todo o material da folha de pagamento se mova sem problemas e todos os que foram pagos pela cidade continuam sendo pagos corretamente, e também retole -se não apenas pessoas que trabalham no prédio, mas também apresentam os moradores de novas maneiras de pagar a maioria de seus impostos ou taxas à cidade através do Departamento do Tesouro.
[Bob Dickinson]: Eu nem tinha chegado aos pagamentos e outras coisas on -line reais. Esses sistemas se integrariam ao MUNIS. Eu sei que estava envolvido em fazer parte disso para Nantucket. Eu sei que isso pode fazer isso. Configurar é mais um aspecto disso.
[Bears]: Sim. OK. E eu apenas coloquei isso lá fora. Eu concordo, acho que o espírito do conselho, ou seja, não há melhor momento do que em breve para começar isso. Mas também, quero dizer, essencialmente, estaríamos conversando por pelo menos algum período de tempo, estaríamos pagando pelo novo sistema, continuando a pagar pelo sistema antigo, provavelmente executando os dois sistemas em paralelo, até ter certeza de que o novo sistema não vai falhar para um essencial, você sabe, obviamente, você não pode perder uma execução da folha de pagamento, certo? Então, eu entendo o escopo e a escala do que você está falando, mas acho que este documento é um bom começo. Eu realmente acho que logo depois disso, devemos entrar no âmago da questão de como é no CIP pagar pelos custos únicos aqui? Quão significativamente, obviamente, dependendo da licitação e que solução acaba sendo selecionada, estamos falando de um enorme, Sabe, US $ 250.000, US $ 500.000, US $ 750.000 no orçamento operacional? Estamos falando de 50 ou 100.000? Porque eu acho que quando estamos falando em constantemente estar em um déficit de um milhão de dólares, quando estamos tentando fazer o orçamento todos os anos, isso seria impactante para mim, se estamos falando de outro milhão contra 100.000, essa ordem de poder, mas Apenas agradeço por passar por isso. A única outra coisa que eu queria perguntar, você passou por como um fluxo de trabalho da AP funcionaria com um novo sistema. Como é agora?
[Bob Dickinson]: É principalmente papel.
[Bears]: OK. E acho que esse é exatamente o tipo de elemento de custo oculto disso, eu acho, é algo que pode valer a pena notar ou tentar notar no documento que você cria nos próximos meses. Porque essa é a única parte disso em que acho que pode haver enormes benefícios no sentido de que, se conseguirmos um sistema muito mais eficiente, quantas horas de trabalho estamos salvando pessoas em seu escritório, mas também todas as pessoas que colocam POS e todos que trabalham no Tesouro que poderiam fazer outra coisa? Porque não é, você não está vendo no item da linha, mas se um funcionário estiver passando 10 horas por semana ou 15 horas por semana em um departamento que faz isso principalmente, e sob um novo sistema, seria duas a cinco horas por semana. Isso também é um impacto financeiro bastante significativo na cidade a longo prazo. Então, eu sei que é difícil de quantificar, e não estou pedindo que você o quantificasse, mas acho que faz parte da conversa. O objetivo disso não é apenas para facilitar a colocação da cidade, colocar o módulo Munis para mostrá -lo no site, mas também está tentando fazê -lo para que as pessoas naquele edifício possam Concentre mais tempo em outro trabalho, em vez de ter que mover o papel para comprar papel, por exemplo. Então, se você quiser comentar nada disso, não quero não deixar você.
[Bob Dickinson]: Sim, mas isso lhe dá uma impressão de quão complicado é mudar tudo isso. Sim. E nós nem tocamos A folha de pagamento quando a folha de pagamento seria completamente eletrônica. Portanto, os departamentos entrariam na folha de pagamento em Munis toda semana, e isso fluiria direto para o Tesouro e direto para um arquivo que sai para o banco para transações eletrônicas. Novamente, é você sabe, que estaria na fase dois ou três deste projeto, mas você pode imaginar o quão complicado seria treinar todos sobre como isso realmente funciona. Sim, ao garantir que todos uma vez por semana recebam o cheque.
[Bears]: Sim, então, no back -end, você está economizando dezenas e centenas de horas, mas é uma enorme quantidade de diversão chegar lá.
[Bob Dickinson]: Sim, há muito custo inicial para isso.
[Bears]: Sim, eu Agradeço a discussão, aprecio por escrever algo. E a última coisa, você sabe, eu acho, ainda acho que isso é importante. Eu ainda acho que é um problema. Você sabe, quando você apareceu pela primeira vez e alguns anos atrás, quando eu diria que havia menos familiaridade com a complexidade dos sistemas que temos, você sabe, espero que você esteja aqui por tempo que você deseja ficar aqui e através de nós transitando para novos módulos e um novo sistema financeiro. how are we doing on the, you know, what for lack of an artful term, I often in operations and finance work called the bus factor, which is if suddenly we did not have Bob Dickinson here, how are we able to transfer the knowledge that you have or the ability of someone to come in and say, I understand enough how these systems work that we can do a budget, do an audit, nevermind just running payroll and AP and stuff like that.
[Bob Dickinson]: significa com o nosso sistema existente?
[Bears]: Sim, se você souber se vamos assumir que você segue em frente ou se aposenta ou qualquer outra coisa.
[Bob Dickinson]: Eu sou atingido por um ônibus.
[Bears]: Você atinge a loteria, vamos tornar positivo que o chamaremos de fator de loteria que você sabe.
[Bob Dickinson]: OK.
[Bears]: Você atingiu o Mega Millions.
[Bob Dickinson]: Sequestrado por alienígenas.
[Bears]: Seqüestrado por alienígenas, você sabe que poderíamos seguir qualquer direção, mas você sabe e alguém precisa entrar e continuar correndo a cidade. Eu sei que foi difícil que houve muito treinamento que tivesse que entender como nossos sistemas antigos funcionam e se integrar
[Bob Dickinson]: No momento, visto que não tenho um diretor de finanças de assistência, e é por isso que estamos trabalhando duro para conseguir uma nova pessoa lá e treiná -la, seria, tentarei não ser sequestrado por alienígenas nas próximas semanas. Mas não é, há muito, há muitas coisas para saber sobre isso, mas não é como se a cidade não pudesse correr sem mim. É apenas acompanhar tudo e ter conhecimento para saber como as coisas devem ser configuradas em termos de configuração do gráfico de contas, configurando códigos do Tesouro, certificando -se de que todas essas coisas realmente fluam corretamente. Fazendo as entradas do diário para as auditorias. E isso é algo que alguém, você sabe, quando você saiu para me substituir, essa pessoa teria que saber esse tipo de coisa. Isso está na natureza dessa posição. E então, obviamente, como aconteceu quando eu estava, durante o interino antes de ser contratado, você sabe, há empresas de consultoria que, você sabe, especificamente, que podem intervir e fazer essas coisas. Sim, levaria um tempo para acelerar a velocidade em que os administradores funcionam e o software funciona e o que seria necessário para movê -lo para Munis. Claro, ou outro programa de software.
[Bears]: Sim. E eu aprecio isso. E, e, você sabe, eu digo isso para ir para pontos de aconselhamento, mas também para observar como, Há pessoas que usam esses sistemas há muito tempo. Existem peculiaridades nesses sistemas. Provavelmente existem ... Pequenas coisas que, você sabe, alguém aprendeu e agora eles sabem, você sabe, isso torna as coisas muito mais rápidas, eu acho. Ou, você sabe, quando eles estão procurando algo, eles têm esse conhecimento e experiência institucionais. Isso significa que, embora o sistema seja desajeitado e complicado, uma vez que eles aprendem, oh, escrita suave, se eu clicar neste botão para conectá -lo aos administradores dessa maneira, é muito mais fácil do que tentar olhar para o Google ou o que quer que seja, você sabe. E eu acho, você sabe, novamente, é mais trabalho para um escritório que está sobrecarregado e você é o primeiro departamento que estamos ouvindo e acho que todos os departamentos de que ouvimos falarão sobre os recursos e sendo sobrecarregados. Mas acho que uma das razões pelas quais, pelo menos, estarmos no conselho no processo orçamentário fiscal 23 e, e, você sabe, o que aconteceu lá, e aquele período intermediário entre as posições do CFO. Uma das razões pelas quais penso, e o conselheiro Tseng também está aqui, e o conselheiro Collins, e tenho certeza de que o conselheiro Scarpelli diria isso também, uma das razões pelas quais acho que estamos tão intenores e focados nessa idéia de mudar para um novo sistema é que vimos o que aconteceu quando o sistema existente não tinham as pessoas com o conhecimento institucional e eles estavam aprendendo que o conhecimento institucional sobre o trabalho, o conhecimento, o conhecimento do trabalho. Certamente não foi o processo que temos agora, o que eu acho muito ótimo. E estou dizendo isso principalmente para ser positivo e dizer, Você sabe, feliz com a forma como as coisas estão funcionando e impressionadas com a mesma, nunca, houve uma entrada dupla ou algo assim. É como se o sistema funcione, você obtenha as informações, mesmo que não sejam o melhor sistema. something if we're gonna be talking about like a three, five, six year timeline or more for transitioning to a new system that a Bob and Courtney's thoughts or a Bob Courtney and Judy's and Lisa's thoughts book of here's the workarounds that we found might be like something like an SOP around some of those kind of the quirkiness of our existing system might be worth having on hand just for the possibility of, you know, Só estou pensando em esse caso específico que experimentamos juntos.
[Bob Dickinson]: Sim, foi, ocorreu -me e definitivamente existem documentos para parte disso. Não é, não é formal. Sim.
[Bears]: Você sabe, sim, não e eu aprecio isso e acho que você sabe Mesmo apenas reunindo esses e dizendo, em caso de incêndio, quebre este copo, aqui é onde está o livro. Poderia ir, você sabe, eu nunca mais quero estar nesse orçamento. Isso é, você sabe, não é ótimo, mas é muito melhor. Tudo bem, outras perguntas para finanças e compras? Vendo nenhum, iremos ao Conselho de Envelhecimento. Obrigado. Obrigado, Pam, por sentar e eu meio que tenta encerrar o conselho falando sobre sistemas financeiros e de compras. Vou apenas ler muito rapidamente. Temos 26 fiscais de orçamento de pessoal proposto $ 264.064 e despesas ordinárias US $ 16.000. E isso é um aumento de cerca de US $ 3.000 ou 1% de US $ 277.157 para US $ 280.064. E parece que todos os aumentos estão no salário e em um equipamento de escritório. Portanto, cerca de US $ 5.400 em Colas, US $ 20 aumentam em um contrato de equipamento de escritório. E parece que houve uma redução em alguns dos orçamentos propostos para telefone e internet nas despesas ordinárias. Com isso, eu vou até você, diretor Pam Kelly, Conselho de Envelhecimento.
[Pam Kelly]: Obrigado, conselheiros. Obrigado por nos receber esta noite. Como o conselheiro urso acabou de mencionar, sim, há um ligeiro aumento na parte da folha de pagamento dos quatro funcionários que estão na folha de pagamento do município, e isso é devido ao Sinto muito, a equipe que não é da Cola e, obviamente, um funcionário do sindicato aumenta. A diminuição da internet telefônica foi devido à compra para a atualização em toda a cidade para os telefones, e todas as contas foram contratadas sob uma Novo departamento, acredito que o departamento de TI carrega isso agora. Portanto, não é que não tenhamos telefones. Temos os telefones, mas não precisamos mais nos preocupar com o faturamento. Há alguma dúvida?
[Bears]: Sinta -se à vontade para adicionar o que quiser e depois vamos a perguntas.
[Pam Kelly]: OK. Nosso orçamento é realmente simples. Não há muita coisa incluída nisso para o Conselho de Envelhecimento. E acho que isso é praticamente auto-explicativo para o que temos. Mas se houver alguma dúvida para mim, por favor.
[Bears]: Temos alguma dúvida para Pam, Conselho de Envelhecimento? Conselheiro Lazzaro.
[Lazzaro]: Eu não tenho nenhuma dúvida. Eu apenas aprecio você estar aqui. E isso é praticamente flagra -flagra, no que me diz respeito. Então, eu gostaria que tivéssemos mais com o que poderíamos lhe dar e melhorar suas ofertas. Mas quero dizer, você faz muito com o que tem agora. Eu sei. E eu sei que você é realmente como superaquecer o que você recebeu agora seria ótimo para você ter mais, espero um dia em breve. Mas eu aprecio sua apresentação.
[Bears]: Obrigado, muito obrigado. Eu só tenho um comentário e uma pergunta. Eu só quero agradecer por trabalhar com membros do conselho, você sabe, toda a equipe ali, Suzanne e todos os outros por criar as sessões de escuta. Sei que vários conselheiros estão se envolvendo mais com o centro sênior em uma capacidade formal oficial, não apenas chegando a eventos, mas tendo essas sessões de escuta. Então, eu realmente quero agradecer por isso.
[Pam Kelly]: E nós realmente apreciamos porque não é fácil para muitos de nossos participantes chegarem aqui à prefeitura. Então, para que todos vocês caam uma vez por mês Em momentos diferentes, é útil e eles apreciam.
[Bears]: Incrível. Obrigado. E então minha outra outra pergunta, eu sei, o orçamento do Fundo Geral, você sabe, que esse orçamento paga para as pessoas, e os suprimentos do escritório, basicamente, corretos, mas você recebe outros fundos, poderia nos dizer, você sabe, estado e outros fundos de concessão do que a aparência dessa programação?
[Pam Kelly]: Absolutamente. Então, recentemente tivemos o orçamento do CDBG. Agora, não foi Confirmado ainda, mas vou receber US $ 24.000, o que ajuda em quatro áreas diferentes de programação e recursos extras que usamos. O outro orçamento que obtemos é do estado. Na verdade, o estado, para todas as comunidades do centro sênior, há 350. Você é baseado na sua população. idosos com 60 anos de idade ou mais. Assim, com base no censo federal de 2020, o Medford possui 12.766 idosos com 60 anos ou mais. E temos garantia de um adulto taxa anual. Portanto, neste momento, são US $ 15 por adulto, e esse fundo é o que realmente usamos para todas as aulas de exercícios, todos os extras que não são abordados no orçamento municipal. Então, nosso motorista para nossa van, alguns de nossos eventos, Mystic Valley Elder Services, Match Title III, alguns dos Coisas que podem se enquadrar entre a lacuna que não é completamente coberta pelo orçamento municipal.
[Bears]: Ótimo, obrigado. E sim, acho que a outra grande coisa sobre esse processo, e há muito contexto, esse é o orçamento da cidade.
[Callahan]: Correto.
[Bears]: Mas o orçamento da cidade não é realmente todo o dinheiro que os departamentos da cidade gastam nas coisas que eles fazem. E assim, por exemplo, você sabe, é quase Você sabe, mais cem algo, quase US $ 200.000. Correto. Sim. Que você usa para todos os outros programas que absolutamente nossos idosos amam. Então, eu apenas penso, você sabe, o máximo que podemos falar sobre lembrar a todos, você sabe, isso, você pode ver esse pedaço de papel e dizer: bem, o que estamos fazendo? A resposta é que vem de outro lugar.
[Pam Kelly]: Correto. Outras áreas. E também fazemos muita escrita.
[Bears]: Sim.
[Pam Kelly]: Isso é muito útil.
[Bears]: Incrível. Bem, muito obrigado. Não estou vendo mais perguntas. Você tem algum movimento? Tudo bem, obrigado, diretor Kelly.
[Pam Kelly]: Obrigado.
[Bears]: Esses foram nossos dois departamentos e nossa visão geral de hoje para o comitê de toda a reunião. Temos mais discussão ou há uma moção? Sobre a moção para manter a papelada no comitê, consulte os movimentos e perguntas e adie. Eu não acho que tínhamos nenhum. Tivemos a moção do conselheiro. Isso é do conselheiro Tseng, apoiado por. Destacado pelo conselheiro Leming. Todos aqueles a favor? Oposto? Passo de movimento. A reunião é adiada. Estaremos em reunião regular em apenas um minuto para sete, um pouco depois das sete horas. Obrigado.