[Bears]: El Comité del Consejo de la Ciudad a toda la reunión, el 29 de abril de 2025 se llama para ordenar al Sr. Clerk, llame al Consejo de Rollo Callahan. El vicepresidente de los consejos de Collins también está ausente, el concejal Scarpelli está ausente, diciendo el consejo, el presidente Bears, las seis aplicaciones presentes y presentes y la reunión se convoca a orden, habrá una reunión del comité del Consejo de la Ciudad de Medford de la totalidad de las 6 p.m. a las 6pm en el segundo piso de la Cámara del Consejo Municipal Medford, 85 George B tiene que conducir a mediados de Massachusetts y a través de los elementos de discusión de Acción de Zoom 25039 Proceso de presupuesto de presupuesto anual para Fiscal 2026. Reunión de presupuesto preliminar. Número uno, esta será la primera reunión de presupuesto preliminar del proceso presupuestario del año fiscal 26. El alcalde ha comunicado que los siguientes departamentos serán el Consejo actual sobre el envejecimiento, las finanzas y las adquisiciones. Y solo para notar, el proceso hasta este punto, los concejales presentaron recomendaciones de presupuesto individuales para su consideración y muchas de las todo el 13 de marzo. Realizamos una reunión del comité de toda la reunión conjunta del 18 de marzo del comité municipal y del comité escolar 19 de marzo, el ayuntamiento presentó recomendaciones de presupuesto colectivo al alcalde el 25 de marzo, y estamos celebrando reuniones de presupuesto preliminares entre ahora y el 21 de mayo con nuestros jefes de departamento, y el alcalde presentará una propuesta de presupuesto integral al Consejo de la Ciudad antes del viernes 31 de mayo de 2025 próximos. Las reuniones de presupuesto preliminares y el comité de todo serán el martes 29 de abril a las 6 p.m. Mañana, miércoles 30 de abril de 2025 a las 7 p.m. Martes 6 de mayo de 2025 a las 6 p.m. Martes 20 de mayo de 2025 a las 6 p.m. Y miércoles 21 de mayo de 2025 a las 6 p.m. Entonces, con eso, realmente depende de ustedes. Sé que Bob está aquí por finanzas y tal vez también una visión general. Tal vez Nina, estás aquí para una descripción general. Pam está aquí para el Consejo de Envejecimiento, cualquiera que desee tomarlo, lo llevaremos.
[Nina Nazarian]: Muchas gracias, el presidente Bears, si está bien con mis colegas, y organizalmente creo que una visión general probablemente para comenzar es el lugar para comenzar, y agradezco cualquier comentario del director de finanzas Dickinson también. En un nivel muy alto, todavía estamos revisando los presupuestos que han sido presentados por los departamentos, y actualmente tenemos un déficit de aproximadamente un millón de dólares. Continuamos monitoreando fondos estatales y federales para ingresos y subvenciones que están llegando, o potencialmente no. Esperamos que ese no sea el caso, sino Obviamente, esa es una situación muy activa que está siendo monitoreada por cada organización probablemente en todo La nación que recibe fondos federales. Continuamos recibiendo aumentos propuestos de organizaciones externas también. Así que todavía están llegando que formulan nuestro presupuesto también. Y hemos visto como el Consejo sabe, hemos visto aumentos significativos en los desechos, nuestro contrato de desechos y nuestros costos de desechos como comunidad, pero también con respecto al seguro de salud, ya sabes, pero a medida que revisamos los presupuestos, también estamos viendo aumentos de contratos significativos en estos presupuestos. Así que solo un nivel muy alto. Eso es todo lo que tengo por ahora.
[Bears]: Excelente. Director Dickinson.
[Bob Dickinson]: Bueno, solo para afirmar lo que me dicen que van a tener un cuello de cisne más largo para esto. Realmente más fácil. Sí, supongo. No sé. Tomo demasiado espacio. Um, es solo para afirmar lo que dijo el jefe de personal. Um, ya sabes, todavía estamos revisando. Tenemos las hojas de cerezas para las cerezas. Tenemos la recomendación de la Cámara, pero la recomendación del Senado aún no ha llegado. Y obviamente las finales no están allí. Estamos revisando los recibos locales nuevamente. Um, debido a cómo se apagan los Bills. No tengo Números completos sobre los ingresos de impuestos especiales de vehículos motorizados este año, lo que nos permite predecir lo que será el próximo año. Simplemente se suma a nuestro resumen de cinco años de todo eso. Así que eso es lo que he estado revisando. Nuevo crecimiento con el evaluador, y hay algo de dulce de azúcar que en realidad no, ya sabes, tenemos un número, pero podría variar con Ya sabes, $ 150,000 en cada sentido. Así que seguimos revisando todo esto. Y como verá en mi presupuesto, hay algunos aumentos que no podemos evitar pagar. Entonces tenemos que hacerlo, tenemos que permitir eso. Así que ahí es donde estamos en el presupuesto.
[Bears]: Muy bien, el concejal Lazzaro.
[Lazzaro]: Gracias. Le agradezco que hayas presentado esto. ¿Puedes decirme de dónde es el déficit de un millón de dólares solo para nuestro entendimiento?
[Nina Nazarian]: No necesitamos ese cuello de cisne adicional para mí y Bob. Hay mucho espacio para ti. No te preocupes por eso. Realmente no podría responder eso porque tenemos varios presupuestos diferentes por los que todavía estamos pasando, y no es como si hubiéramos demarcado de alguna manera dónde está exactamente el aumento. Por ejemplo, tenemos un contrato en el presupuesto DPW que aumenta el 66%. No es como si hubiera tomado eso y lo agregara. Desafortunadamente, es solo un resultado final acumulativo. Ni siquiera sabría cómo hacerlo necesariamente, aparte de mirar cada presupuesto y potencialmente decir lo que se acabó, pero eso aún podría estar bajo, por lo que hay una red allí, si eso tiene sentido.
[Lazzaro]: Solo para cualquiera que esté mirando o lo que sea, solo un presupuesto del tamaño de un millón de dólares se suma rápidamente, y parece que Una cantidad significativa que estamos detrás, pero no es necesariamente por una línea de línea loca. Son solo muchos números que se unen. y formando ese número de déficit para este año.
[Nina Nazarian]: Sí, el presidente Bears, a través de usted al concejal Lazzaro, aprecio ese contexto que ha proporcionado para quienes escuchan, y estoy de acuerdo con usted. Estamos hablando de un presupuesto de más de 200 millones de dólares. $ 1 millón en un presupuesto de $ 200 millones es obviamente medio por ciento. Entonces, ya sabes, realmente creo que no es tan malo como lo hemos visto en los últimos años, pero también nosotros, y como el Consejo sabe, estamos guardando Muy cerca de nuestra mente que tenemos una deuda importante que se agregará al presupuesto del año fiscal 27 el próximo año y cómo eso también afectará la imagen general.
[Bears]: Gracias. Realmente rápido, creo, y creo que es importante aclarar. Hay un ahora mismo Con los presupuestos con los que está trabajando, cuando dice un déficit, quiere decir que en este momento estamos proyectando que nuestros gastos, si quisiéramos gastar todo lo que todos los departamentos quieran gastar en este momento, serían un millón de dólares más que los ingresos que recibiríamos. Por lo tanto, no estamos en un déficit, estamos tratando de descubrir cómo obtener los gastos a lo que esperamos que sean los ingresos o los ingresos un poco más antes del próximo año fiscal y esto es para el presupuesto a partir de julio y creo que eso es un buen contexto para cualquiera que esté observando por primera vez para entender. Y estamos hablando del presupuesto del próximo año y De algunos de los documentos y algunas de las conversaciones que acabas de tener. Las cosas verdaderas que están impulsando los costos son los costos fijos que aumentan el presupuesto cada año. Y estamos hablando de obligaciones contractuales con nuestros empleados en función de sus contratos sindicales, la atención médica a través de la Comisión de Seguros del Grupo Estatal, La responsabilidad de la pensión de que estamos financiando y el contrato de basura DPW. Y creo que, dado solo algunos de los números preliminares, podríamos argumentar que millones de dólares provienen de cualquiera de los cuatro presupuestos este año. Creo que todos están presentes, creo que incluso la basura ha aumentado un millón este año. Entonces nosotros, como en los últimos años, estamos viendo Que nuestros costos fijos, las cosas que debemos pagar porque estamos obligados contractualmente a proporcionarlos solo para mantener los servicios existentes y el nivel de personal existente aumenta más rápido de lo que nuestros ingresos están aumentando. Y eso es cierto incluso con la anulación. Entonces estamos donde estábamos antes. Solo quiero hacerte una pregunta, luego iré al concejal Callahan, que es si no hubiéramos aprobado la anulación, dado donde estamos en este punto del presupuesto, ¿Qué estaríamos viendo para nuestras escuelas o para la ciudad sin esos fondos?
[Nina Nazarian]: Gracias, el presidente osos. Primero en decir, aprecio el contexto adicional que agregaste también. Creo que tanto sus comentarios como los comentarios del concejal Lazzaro son correctos. En cuanto a lo que estaríamos viendo, no podría proporcionar ningún tipo de números específicos en esta etapa, pero diría que estaríamos mirando cortes, recortes significativos. Si no fuera por la anulación. Así que ciertamente aprecia que la comunidad haga que eso suceda porque eso fue que es significativo para las escuelas, también es significativo para el lado municipal de la organización.
[Bears]: Genial, gracias. Y creo que ese contexto de fundación importante para las personas escuchará, oh, bueno, no anulamos y todavía tenemos un déficit. Bueno, eso es lo que son las cosas. Eso es lo que los costos nos están afectando. Consejero Callahan.
[Callahan]: Gracias. Mi pregunta es en realidad también sobre el apoyo dos y medio anulaciones. Y yo solo, mi entendimiento es, y quiero asegurarme de que esto sea correcto, y para cualquiera que escuche, que esas anulaciones se pasaron una, ya sabes, una para las escuelas, una para las escuelas más caminos, y al menos en ese primer año que tienen que gastar en las escuelas. Entonces, solo para asegurarse de que ese millón de dólares no salgan de la anulación que pasamos, que fue designado para las escuelas, solo quiere verificar
[Nina Nazarian]: en eso. Sí, el 100% confirma que el presidente lo atraviesa al concejal Callahan. Gracias. Gracias.
[Bears]: Excelente. Gracias. Está bien. ¿Tenemos otras preguntas de los miembros del consejo en este momento sobre el presupuesto? Al no ver, solo tengo una pregunta real más sobre un comentario de contexto de base. Estabas mencionando, estás mirando los recibos locales y el nuevo crecimiento, estás finalizando un nuevo crecimiento y has mirado las hojas de cereza. ¿Hay alguna esperanza de que alguna parte de ese millón provenga de una cantidad de ingresos adicionales a medida que finaliza esos números en lugar de eliminar las cosas de los presupuestos?
[Bob Dickinson]: Eso sería muy agradable. Siempre hay esperanza. Creo que sí, probablemente. Pero hasta que tengamos números más firmes, no lo sabemos.
[Bears]: Sí. Y solo quería aclarar, porque sonaba como si dijeras que podría ir de cualquier manera. Y me pregunto, ¿es posible que parezca que lo está basando así es el número de ingresos que vamos a tener, y es probable que el número de ingresos no cambie demasiado en ninguna dirección?
[Bob Dickinson]: Eso es correcto.
[Bears]: Gracias. Está bien. Si no hay más preguntas sobre la descripción general del presupuesto. Creo que podríamos ir directamente a hablar sobre este presupuesto de finanzas y adquisiciones. Oh, creo. Sí, creo que Shane tiene que encenderlos para que se presenten aquí. Genial, bien, nos quedaremos con las finanzas. Solo voy a leerlo muy rápido. Tenemos el personal fiscal 26 propuesto, 620,295. Fiscal 26 gastos ordinarios propuestos, 259,840 para un total de 881.35. Y eso es de 854,314. Entonces, un aumento de 25,800 o alrededor del 3%. Y eso viene de El contrato administrativo aumenta y una cola del 2% para empleados no sindicales. Se proyecta que los costos de auditoría del año fiscal26 aumentarán con eso, en aproximadamente 10,000. El costo para el programa de administradores aumentó en un 7% de gastos. Y también hubo un gasto de aumento publicitario y el contrato de arrendamiento de la copiadora y una nueva impresora para los cheques aumentó, así que. No parece nada que no necesitemos.
[Bob Dickinson]: Nada de la tierra que se rompe. Una vez más, la mayor parte del aumento es obviamente nuestras obligaciones contractuales y lo que pagamos por los administradores y lo que pagamos por los auditores. Realmente no podemos, tratamos de hablar con los auditores y los administradores y definitivamente pedimos eso. Creo que Courtney realmente tuvo un poco de descanso en el programa de administradores, pero esos son los costos que enfrentamos, así que.
[Bears]: Sí. Y solo para cualquiera que vea la auditoría es la auditoría independiente que tenemos todas las finanzas de la ciudad cada año. Y los administradores es el programa financiero que estamos utilizando actualmente para City. Bien. Bien. ¿Tenemos alguna pregunta sobre el presupuesto de finanzas y adquisiciones? Consejero Tseng, gracias.
[Tseng]: Dickinson por unirse a nosotros. Sé a menudo cuando estamos aquí juntos, hablamos sobre la necesidad, cuántos años tiene el software financiero de nuestra ciudad, y especialmente se convirtió en un problema cuando lo señaló cuando entró, que los sistemas que estábamos usando no eran los sistemas que son comunes en todo el estado o están actualizados. Y eso ralentiza el flujo de trabajo, también hace que las cosas sean más difíciles. Entonces, supongo que mi preocupación por el problema es más que creo que hablamos sobre el problema y luego empatamos en el camino sobre cuándo exactamente podríamos ver esa transición a un mejor sistema financiero o un nuevo sistema financiero como un software. Y tiene estos efectos de golpe de Afectando la puntualidad de la información financiera, puede afectar el cálculo del salario retro, las diferentes actualizaciones de nómina y finanzas también. Supongo, ¿hay algún dinero aquí, al menos cualquier dinero semilla aquí, para desarrollar esa línea de tiempo, ese plan para actualizar el software financiero de nuestra ciudad?
[Bob Dickinson]: No. Francamente, El problema es que, en este momento, los administradores, aunque es lento y torpe y algo difícil de usar, es lo que tenemos y lo que todos están acostumbrados. En transición a, hay formas de hacer esa forma de estar en forma, por ejemplo, solo actualizar el libro mayor general. Tendremos que hacer algunas mejoras sobre cómo trabajamos con el Tesoro. El libro de efectivo del Tesorero está en un programa llamado SoftWrite. Y trabajaremos en la transición a un servidor basado en la nube, porque el servidor para eso debe ser reemplazado dentro del próximo año. Así que estoy buscando hacer eso, pero estamos hablando de cambiar realmente a una solución de software diferente tendrá que ir en etapas durante muchos años, y va a costar dineral. Quiero decir, estamos hablando al norte de un millón de dólares. Así que no lo hago, quiero decir, no es algo que discutamos sobre mi presupuesto operativo, realmente, eso es algo que elabora un plan para hacer y ver cómo podemos financiarlo.
[Tseng]: Aprecio esa respuesta. Creo que eso ayuda a explicar mucho, pero creo que de este concejal, lo que me gustaría ver en el futuro es realmente que pensemos en cómo se ve esa transición, incluso si se extiende durante un período de tiempo, porque creo que tendría impactos positivos a largo plazo para nuestra ciudad. Entonces, creo que no iría a ninguna parte si al menos no empecemos a formular cómo se vería ese plan. Ese soy yo hablando por mí mismo.
[Bears]: Gracias por decir cuando dice que un norte de un millón de dólares estamos hablando de costos de tiempo.
[Bob Dickinson]: Tendría que refinar los números en función de lo que estoy pensando que sería el proceso. La mayor parte serían costos únicos en términos de comprar el software. Y solo estoy pensando en el indicado, el más grande es Munis, pero que he recibido algunas citas para los diferentes módulos y cuánto costarían. Comprar el software sería la mayor parte de eso. Entonces necesitaría comprar su contrato anual de soporte y uso de software. Lo mismo que tenemos aquí con los administradores. Eso es realmente más con Munis. Es más costoso. Y luego probablemente habría Una cantidad significativa de dinero que necesitaríamos para que Munis Personal entre y capacitar a todos para usar el nuevo software. Y solo para darle una idea de la complejidad de la misma, en este momento, el Tesoro usa Softright. Softright hablará mejor con Munis de lo que hablará con los administradores. Cambiaríamos al módulo del libro mayor para fuera de los administradores a Munis si elegimos Munis. Después de eso, probablemente pasaríamos a cambiar sobre el módulo del Tesoro. Luego, después de eso, nos mudamos a Comprar el módulo de nómina. Y eso eliminaría por completo de Softrite y probablemente se deshacería de Harper mientras los Harper procesan nuestras nóminas. Y podríamos tenerlo todo interno en una cosa. Pero de nuevo, así es lo complejo que es. Son cientos de miles de dólares. Al frente, probablemente sea como un millón de dólares. Luego son cientos de miles de dólares durante los próximos años, ya que gradualmente hacemos transición a todo el sistema a algo como Munis. Entonces es un gran proyecto. Tomaría muchos recursos. Más allá de Munis, probablemente necesitaríamos un consultor externo para trabajar en la tabla de cuentas y asegurarnos de que todos los sistemas funcionaran correctamente y que todos tenían lo que necesitaban. Estoy bastante seguro de que en este punto, en realidad tenemos la infraestructura en este edificio para ejecutarlo, lo que no creo que fuera el caso de hace tan solo dos o tres años. Porque si vamos a Munis, todo estará basado en la nube. Necesitamos fibra óptica en todas partes para ejecutar el software. Necesitamos suficiente rendimiento para hacerlo. Entonces es un gran proyecto.
[Bears]: Bueno, tal vez algunas buenas noticias que escucho es que tal vez hemos sentado algunas bases para permitirnos hacer el proyecto. Pero me parece que, para mí, la adquisición y la capacitación son costos únicos en el millón a mediados de millones, un rango de $ 1 millón, tal vez más de lo que estoy viendo a Nina puntos más altos en el cielo.
[Bob Dickinson]: Muy posible.
[Bears]: Los bajos solteros de millones.
[Bob Dickinson]: Los bajos solteros de millones.
[Bears]: Y luego supongo que la única razón por la que estoy haciendo eso es porque ahora mismo Por lo que dijiste, me atrae la idea de que estamos pagando un costo anual de suscripción para los administradores, Softright y Harper's en este momento. Sí. Y me pregunto si el costo anual combinado de los munis, trasladarse a todos eventualmente a Munis eventualmente o tal vez sería más bajo.
[Bob Dickinson]: Definitivamente no sería más bajo. Probablemente sea lo mismo, supongo. Bueno.
[Bears]: Muy bien, iremos, creo que vi al concejal Callahan y luego al concejal Lame, al concejal Callahan.
[Callahan]: ¿Cuánto tiempo le tomaría escribir un documento de una o dos páginas que esencialmente presente la diferencia entre mantener el software que tenemos y moverse al nuevo software, tanto en términos de costos iniciales, cuánto costos a largo plazo, como en qué punto romperíamos un punto de equilibrio o comenzaríamos a ahorrar dinero si nos movemos al nuevo software, cuánto? trabajar lo sería? ¿Crees que podrías poner eso en un documento de una o dos páginas y sería terriblemente oneroso para ti?
[Bob Dickinson]: No me parece. Realmente no me he metido en los detalles sangrientos de ello, pero no creo que sea tan difícil describir cómo veo que funciona.
[Callahan]: Me pregunto si, porque, ya sabes, escucho que todos estos nombres de diferentes software están dando vueltas y luego todas estas diferentes cantidades de dinero y, y yo, tengo problemas para envolverlo si no es como escrito. Así que realmente agradecería que no sé si eso es algo que sabes que el Consejo siente que vale la pena, vale la pena el momento del tiempo para que me guste, como un documento de una página, solo de los contornos básicos, pero lo agradecería.
[Bears]: Consideraría que una moción del concejal Callahan para solicitar que el Director de Finanzas organice un documento de una página que describe el proceso para mudarse.
[Callahan]: Estoy feliz de hacer ese movimiento a menos que alguien tenga en particular, antes de comenzar a hacer un movimiento. ¿Hay alguien que esté como, no, no lo hagas, porque estoy feliz de hacer ese movimiento?
[Bears]: Hay un segundo en la moción. Iremos al jefe del consejo Steph.
[Nina Nazarian]: No soy un no para el registro. Pero sí quiero compartir algunas de las consideraciones con las que Bob se enfrenta en este momento, porque creo que debería declararse aquí esta noche, y puede saber que tenemos una vacante en nuestro puesto de Gerente de Presupuesto, Director de Finanzas Asistente. Actualmente estamos tratando de a bordo de esa posición. Bueno, contrate para esa posición y luego a bordo de esa posición. Y hay una serie de plazos y expectativas entre ahora y el 30 de junio, ¿verdad? Así que solo digo todo eso para diseñar cuáles podrían ser las limitaciones de recursos en el horizonte inmediato. Y luego sé que Bob entra en su ocupada temporada. Así que estoy tratando de ver eso para Bob en caso de que tenga otras preguntas adicionales.
[Callahan]: Tal vez puse una fecha de vencimiento del 31 de julio para hacerlo, por lo que no es como durante la temporada de presupuesto. Si puede terminar la temporada de presupuesto y entonces lo sabe. Siempre es la temporada de presupuesto en el otoño. Lo sé, lo sé. No sé si eso es útil.
[Bob Dickinson]: Estoy ocupado todo el tiempo. En algún momento de este verano, probablemente podría armar eso. La otra consideración es que cuando hablamos de esto, todos han oído hablar de Munis, bueno, no todos están aquí. Muy pocas personas probablemente han oído hablar de Munis, pero las personas que hacen mi trabajo han oído hablar de Munis. Existen otras soluciones de software para esto. Si esa es o no otra pieza de todo este rompecabezas es que no llamaríamos a Tyler Technologies y diríamos, oye, instalar Munis aquí. Aquí hay un millón de dólares. Necesitamos que Necesitamos investigar las otras soluciones y obviamente tenemos una adquisición echarle un vistazo, solo porque tenemos que hacer nuestra diligencia debida. Si estamos buscando reunir una especie de resumen de lo que se necesitaría, si no está demasiado preocupado por los detalles realmente sangrientos de cómo funcionan estos sistemas, eso no tomaría mucho tiempo. Y puedo ponerlo en mi calendario Una vez que obtengamos el presupuesto que se apruebe, tengo mi nuevo y nuevo director asistente de financiamiento asistente trabajando.
[Callahan]: Excelente. En cuyo caso, me encantaría hacer una especie de movimiento simple. No voy a poner un montón de detalles porque creo que entiendes lo que estamos buscando. Y la moción es que solicitamos un documento que describa lo que se necesitaría para que Medford actualice nuestro software financiero.
[Bears]: Bueno. ¿Y podríamos solicitar eso para septiembre ... primero? ¿Primero del día? ¿Fue el día en que iba a decir? Iba a decir el 30 de septiembre.
[Callahan]: Eso también está bien. Perfecto. Para septiembre, no importa. Creo que está bien mientras sea este año.
[Bears]: Está bien. ¿Hay un segundo en ese movimiento? Consejo Lazzaro? Todos los que están a favor?
[Callahan]: Oportunidad.
[Bears]: ¿Opuesto? Pasa el movimiento. ¿Alguna pregunta adicional, el concejal Kellogg? Muy bien, iremos al concejal Leming.
[Leming]: Así que tuve esta pregunta en mi mente durante unos minutos, pero la conversación puede haber arrojado algo de luz sobre eso. Pero aún así, tengo curiosidad. En su cabeza, ¿qué ves como la mayor barrera para actualizar realmente el software financiero? El costo por adelantado, la resolución real de la adquisición e integración del nuevo sistema, ¿o es capacitar al personal para usar algo nuevo? Porque parecía que esas son las tres cosas de las que estabas hablando en este momento. Como, ¿cuál de ellos temes cuando piensas en hacer esto?
[Bob Dickinson]: Número tres, el entrenamiento. Obviamente, el costo inicial es un gran número. Cómo llegamos allí, no lo sé personalmente. Hay muchas cosas diferentes en esta ciudad que necesitan un millón de dólares, francamente. Una vez hecho esto, una vez que tenga el dinero juntos, realmente instalar el software y hacerlo lo hace, ya sabes, es hecho por profesionales y consultores. Eso no es un gran problema. Hacer, ya sabes, asegurarse de que sea un gran problema, pero es algo que no afectaría las operaciones diarias de la ciudad. Instalarían el software, se asegurarían de que realmente haga lo que se supone que debe hacer, se asegurarían de que en realidad, que pueda conectarse con SoftWrite correctamente, para que podamos hacer que ese aspecto funcione. Y en el camino, ya sabes, si Salir de Harper y muévase al módulo de nómina. Hay un todo, hay un montón de módulos diferentes que Muniz tiene. Probablemente comenzaríamos con el libro mayor y el módulo AP. Entonces, que es lo que hace los administradores en este momento. Y luego nos mudamos gradualmente al módulo del Tesoro. Hay un módulo de contrato, que hace que la adquisición y ese flujo de trabajo sea mucho, mucho más fácil. Luego, usted tiene el módulo del Tesoro que incluiría, ya sabes, bienes raíces, propiedad personal, impuesto sobre impuestos especiales, impuesto especial de vehículos motorizados, que tendrían que conectarse con Kelly y Ryan, por ejemplo, quién, ya sabes, persigue a las personas que no han pagado su impuesto sobre vehículos motorizados en mucho tiempo. Pero todo eso es hecho por personas que Sabes, están entrenados, eso es lo que hacen. Es complicado, pero estaríamos probando esos sistemas y asegurándonos de que funcionen. Eso no afectaría las operaciones diarias de la ciudad. Pero una vez que obtiene eso y cambia a un nuevo sistema de software, es como, ya sabes, has estado usando Microsoft Excel toda tu vida, y ahora tienes que usar algunos, ya sabes, Google Docs. Es como si no estuviera acostumbrado a usar este otro sistema. Mucho funciona de manera similar, pero no todo. Entonces, capacitar a todos en la ciudad que necesitarían hacer la transición, dado que muchas personas han estado aquí durante años y años y años utilizando administradores. Están acostumbrados a lo que hacen. Eso sería. largo y complicado.
[Leming]: Entonces, en términos de momento de esto, ¿cree que una mejor línea de tiempo sería tal vez cuando termine siendo muchas personas nuevas que vienen a su departamento que están más dispuestas a aprender nuevos sistemas? Porque solo estoy tratando de pensar cuándo sería el mejor momento para esto si la mayor barrera es que el personal aprende a hacer algo nuevo.
[Bob Dickinson]: Estoy tratando de no tener maleza en esto, pero el punto es que los administradores se usan en toda la ciudad. Cada departamento lo usa de alguna manera. Y obtener el beneficio de tener un nuevo sistema integrado significa que las personas deben acostumbrarse a cómo funcionaría. Estoy familiarizado con Munis porque lo usé en mi posición anterior. Una de las ventajas es, por ejemplo, el flujo de trabajo de las cuentas por pagar. Alguien presenta una solicitud que va automáticamente al jefe de su departamento. El jefe del departamento lo aprueba, y va a las finanzas para asegurarse de que haya suficiente dinero allí para pagar eso. Se destina a la adquisición si se trata de cierto nivel. Todo esto es por correo electrónico. Pero esto es todo, ya sabes, está el usuario final, luego está el jefe del departamento, luego está las finanzas, luego hay adquisiciones. Y va a convertirse en un po, así que eso es una adquisición nuevamente. Y todo esto se hace a través del flujo de trabajo, todo se hace por correo electrónico. Simplemente recibe un correo electrónico, haces clic en él, vas, está bien, esto es ... Esto es lo que están buscando, y usted se firma. Pero la conclusión es que todos, desde el empleado en un departamento, a través del jefe de departamento, a través de todas las otras personas que tendrían que firmar eso, todos tienen que aprender a hacerlo con el sistema. Por lo tanto, afecta, no es solo que si las finanzas tuvieran un montón de, quiero decir, estoy seguro de que las personas en finanzas que usan administradores todo el tiempo, no tengo dudas de que puedo entrenarlos para usar munis con bastante rapidez. Pero en todos los departamentos de la escuela, todos los departamentos de la ciudad, hay mucha gente. Hay muchas personas involucradas que de repente tendrán que usar un sistema nuevo cuando mordamos la bala. Y eso podría ir muy bien. Podría tomar mucho entrenamiento.
[Leming]: Bueno, creo que a dónde estoy llegando es que no tengo la impresión de que alguna vez habrá un período particular en el tiempo en el que no será un problema. Entonces, a menos que planeemos continuar usando el mismo sistema para siempre, si hubiera un caso de que hacerlo 10 años en el futuro sería un momento ideal, sería un mejor momento para hacer este cambio, y eso es una cosa. Pero si no cree eso, pero si cambiar siempre será un proceso difícil, aunque tendremos beneficios a largo plazo,
[Bears]: Eso es todo. No quiero llamar esto demasiado. Lo hago, ya sabes, una versión número 100 del tamaño de lo que haces en mi trabajo diario. Pero esencialmente, lo que estás diciendo es que este proceso es al final, habríamos tenido que volver a masear a todos los que compra algo en la ciudad cómo comprar algo. Asegúrese de que todas las cosas de nómina se muevan sin problemas y a todos los pagados por la ciudad continúen pagados correctamente, y también retroceden no solo a las personas que trabajan en el edificio, sino que también introducen a los residentes nuevas formas de pagar la mayoría de sus impuestos o tarifas a la ciudad a través del departamento del Tesoro.
[Bob Dickinson]: Ni siquiera había llegado a los pagos y cosas reales en línea. Esos sistemas se integrarían con Munis. Sé que estaba involucrado en hacer algo de eso para Nantucket. Sé que puede hacerlo. Configurarlo es otro aspecto de esto.
[Bears]: Sí. DE ACUERDO. Y acabo de publicar eso. Estoy de acuerdo con, creo, el espíritu del consejo, es decir, no hay mejor momento que pronto para comenzar con esto. Pero también, quiero decir, esencialmente, estaríamos hablando por al menos un período de tiempo, estaríamos pagando por el nuevo sistema, continuando pagando por el sistema anterior, probablemente ejecutando ambos sistemas en paralelo, hasta que estamos seguros de que el nuevo sistema no va a fracasar por un esencial, ya sabes, obviamente, no puede perderse una carrera de nómina, ¿verdad? Así que entiendo el alcance y la escala de lo que estás hablando, pero creo que este documento es un buen comienzo. Realmente creo que poco después de eso, deberíamos entrar en el arenoso de cómo se ve en el CIP pagar los costos únicos aquí. ¿Qué tan significativamente, obviamente, dependiendo de la oferta y qué solución termina siendo seleccionada? ¿Sabe, $ 250,000, $ 500,000, $ 750,000 impacto en el presupuesto operativo? ¿Estamos hablando de 50 o 100,000? Porque creo que cuando estamos hablando de estar constantemente en un déficit de un millón de dólares, cuando estamos tratando de hacer el presupuesto cada año, eso sería impactante para mí, ya sabes, si estamos hablando de otro millón versus 100,000, ese orden de poder, pero Solo aprecio que lo revises. Lo único que quería preguntar, pasó por cómo funcionaría un flujo de trabajo AP con un nuevo sistema. ¿Cómo se ve ahora?
[Bob Dickinson]: Es principalmente papel.
[Bears]: DE ACUERDO. Y creo que ese es el tipo de elemento de costo oculto de esto, creo, es algo que podría valer la pena señalar o tratar de tener en cuenta en el documento que se le ocurre en los próximos meses. Porque esa es la única parte de esto en la que creo que puede haber grandes beneficios en el sentido de que si podemos obtener un sistema que sea mucho más eficiente, ¿cuántas horas de trabajo estamos salvando a las personas en su oficina, pero también todas las personas que ponen en POS y todos los que trabajan en el Tesoro que podrían ir a hacer otra cosa? Porque no lo es, no lo estás viendo en la línea, pero si un empleado pasa 10 horas a la semana O 15 horas a la semana en un departamento haciendo principalmente esto, y bajo un nuevo sistema, sería de dos a cinco horas a la semana. Ese es un impacto financiero bastante significativo en la ciudad a largo plazo también. Así que sé que es difícil de cuantificar, y no le pido que lo cuantifique, pero creo que es parte de la conversación. El objetivo de esto no es solo hacer que sea más fácil poner el financiero de la ciudad, poner el módulo de Munis para mostrarlo en el sitio web, sino que también está tratando de hacerlo para que las personas en ese edificio puedan. Concéntrese más tiempo en otro trabajo en lugar de tener que mover papel de un lado a otro para comprar papel, por ejemplo. Entonces, si quieres comentar sobre nada de eso, no quiero no dejarte.
[Bob Dickinson]: Sí, pero le da una impresión de lo complicado que es cambiar todo esto. Sí. Y ni siquiera tocamos nómina cuando la nómina sería completamente electrónica. Por lo tanto, los departamentos estarían ingresando a la nómina en Munis cada semana, y luego eso fluiría directamente al Tesoro y directamente a un archivo que se va al banco para transacciones electrónicas. De nuevo, eso es usted, eso estaría en la fase dos o la fase tres de este proyecto, pero puede imaginar lo complicado que sería entrenar a todos sobre cómo funciona realmente. Sí, mientras se asegura de que todos una vez a la semana reciban su cheque.
[Bears]: Sí, así que en la parte trasera estás ahorrando docenas y cientos de horas, pero es una gran cantidad de diversión llegar allí.
[Bob Dickinson]: Sí, hay mucho costo por adelantado para esto.
[Bears]: Si yo Aprecio la discusión, te agradezco que escribas algo. Y lo último, ya sabes, creo, sigo pensando que esto es importante. Sigo pensando que es un problema. Sabes, cuando llegaste por primera vez y hace un par de años, cuando diría que había menos familiaridad con la complejidad de los sistemas que tenemos, ya sabes, espero que estés aquí durante el tiempo que quieras quedarte aquí y a través de nosotros en transición a nuevos módulos y un nuevo sistema financiero. ¿Cómo lo estamos haciendo, ya sabes, qué falta de un término ingenioso, a menudo en las operaciones y el trabajo financiero llamado Factor de autobuses, que es si de repente no tuvimos a Bob Dickinson aquí, cómo podemos transferir el conocimiento que tienes o la capacidad de alguien para que enteres y decir lo suficiente cómo funcionan estos sistemas como podemos hacer un presupuesto, hacer una auditoría, nunca hacer que ejecutara pagos y AP y cosas así.
[Bob Dickinson]: ¿significa con nuestro sistema existente?
[Bears]: Sí, solo si sabes si supongamos que sigues adelante o te retiras o lo que sea.
[Bob Dickinson]: Me atropellan un autobús.
[Bears]: Llegas a la lotería, hagámoslo positivo, lo llamaremos el factor de lotería que conoces.
[Bob Dickinson]: Bueno.
[Bears]: Golpistas el mega millones.
[Bob Dickinson]: Secuestrado por extraterrestres.
[Bears]: Secuestrado por extraterrestres, sabes que podríamos ir en cualquier dirección, pero sabes y alguien necesita entrar y seguir corriendo la ciudad. Sé que fue difícil que hubiera mucha capacitación que tuviera que entender cómo funcionan e integrar nuestros sistemas antiguos.
[Bob Dickinson]: En este momento, ya que no tengo un director de financiación de asistencia, por eso estamos trabajando duro para poner una nueva persona allí y capacitarlos, lo sería, intentaré no ser secuestrado por extraterrestres en las próximas semanas. Pero no lo es, hay mucho, hay muchas cosas que saber al respecto, pero no es que la ciudad no pudiera correr. sin mi. Es solo mantenerse al día con todo y tener el conocimiento de saber cómo se deben configurar las cosas en términos de configurar el cuadro de cuentas, configurar códigos del Tesoro, asegurarse de que todas estas cosas realmente fluyan correctamente. Haciendo las entradas del diario para las auditorías. Y eso es algo que cualquiera, ya sabes, cuando saliste a reemplazarme, esa persona tendría que saber ese tipo de cosas. Solo eso está en la naturaleza de esta posición. Y luego, obviamente, como sucedió cuando fui, durante el intermedio antes de ser contratado, ya sabes, hay firmas de consultoría que, ya sabes, tienen específicamente personas que pueden intervenir y hacer esto. Sí, tomaría un tiempo ponerse al día en cómo funciona los administradores y el software, y lo que se necesitaría para moverlo a Munis. Claro u otro programa de software.
[Bears]: Sí. Y lo aprecio. Y, y, ya sabes, lo digo para ir a puntos de asesoramiento, pero también para notar como, Hay personas que han estado usando estos sistemas mucho tiempo. Hay peculiaridades en estos sistemas. Probablemente hay ... Pequeñas cosas que, ya sabes, alguien aprendió y ahora sabe, ya sabes, hace que las cosas sean mucho más rápidas, supongo. O, ya sabes, cuando buscan algo, tienen ese conocimiento y experiencia institucional. Eso significa que a pesar de que el sistema es torpe y complicado, una vez que aprenden, oh, escritura suave, si hago clic en este botón para conectarlo con los administradores de esta manera, es mucho más fácil que tratar de mirar a Google o lo que sea, ya sabes. Y creo que, nuevamente, es más trabajo para una oficina que está sobrecargada de trabajo y usted es el primer departamento del que escuchamos y supongo que cada departamento del que escuchamos hablará bajo recursos y ser exagerado. Pero creo que una de las razones por las que nosotros, al menos para estar en el Consejo en el proceso presupuestario fiscal 23 y, y, ya sabes, lo que sucedió allí, y ese período intermedio entre las posiciones de CFO. Una de las razones por las que creo, y el concejal Tseng está aquí también, y el concejal Collins, y estoy seguro de que el concejal Scarpelli también lo diría, una de las razones por las que creo que estamos tan intencionados y enfocados en esta idea de mudarnos a un nuevo sistema es que vimos lo que sucedió cuando el sistema existente no tenía las personas con ese conocimiento institucional y que estaban aprendiendo ese conocimiento institucional en el trabajo, intentando juntar el presupuesto. No fue sin duda el proceso que tenemos ahora, lo que creo que es realmente genial. Y digo esto principalmente para ser positivo y decir, Ya sabes, contento con cómo funcionan e impresionan las cosas como, es, nunca, nunca, hubo una doble entrada ni nada. Es como si el sistema funcione, nos obtiene la información, a pesar de que no es el mejor sistema. something if we're gonna be talking about like a three, five, six year timeline or more for transitioning to a new system that a Bob and Courtney's thoughts or a Bob Courtney and Judy's and Lisa's thoughts book of here's the workarounds that we found might be like something like an SOP around some of those kind of the quirkiness of our existing system might be worth having on hand just for the possibility of, you know, Solo estoy pensando en ese caso específico que experimentamos juntos.
[Bob Dickinson]: Sí, lo ha hecho, se me ha ocurrido y definitivamente hay documentos establecidos para algo de eso. No lo ha hecho, no es formal. Sí.
[Bears]: Sabes, sí, no y lo aprecio y creo que sabes Incluso solo recopilarlos y decir, en caso de incendio, romper este vaso, aquí es donde está el libro. Podría ir, ya sabes, nunca quiero volver a estar en ese presupuesto. Esto es, ya sabes, no es genial, pero es mucho mejor. Muy bien, ¿alguna pregunta adicional para las finanzas y la adquisición? Al no ver a ninguno, iremos al Consejo de Envejecimiento. Gracias. Gracias, Pam, por sentarse y para mí tratar de terminar con el consejo hablando de sistemas financieros y de adquisición. Solo leeré muy rápido. Tenemos un presupuesto de personal propuesto fiscal 26 $ 264,064 y gastos ordinarios $ 16,000. Y este es un aumento de aproximadamente $ 3,000 o 1% de $ 277,157 a $ 280,064. Y parece que todos los aumentos están en el salario y un equipo de oficina. Entonces, alrededor de $ 5,400 en Colas, aumento de $ 20 en un contrato de equipo de oficina. Y parece que hubo una reducción en parte del presupuesto propuesto para el teléfono e Internet en los gastos ordinarios. Con eso, iré a ustedes, directora Pam Kelly, Consejo de Envejecimiento.
[Pam Kelly]: Gracias, concejales. Gracias por tenernos esta noche. Como el concejal Bears acabamos de mencionar, sí, hay un ligero aumento en la parte de la nómina de los cuatro miembros del personal que están en la nómina para el municipio, y eso se debe a la Lo siento, el personal que no es de Colo, y luego, obviamente, un personal de miembros sindical aumenta. La disminución en el teléfono de Internet se debió a la compra de la actualización de la ciudad para los teléfonos, y todas las facturas fueron contratadas bajo una Nuevo departamento, el departamento de TI creo que lleva eso ahora. Así que no es que no tengamos teléfonos. Tenemos los teléfonos, pero ya no tenemos que preocuparnos por la facturación. ¿Hay alguna pregunta?
[Bears]: Siéntase libre de agregar lo que desee y luego iremos a preguntas.
[Pam Kelly]: Bueno. Nuestro presupuesto es realmente simple. No se incluye demasiado en eso para el Consejo de Envejecimiento. Y creo que eso se explica por sí mismo para lo que tenemos. Pero si hay alguna pregunta para mí, por favor.
[Bears]: ¿Tenemos alguna pregunta para Pam, Consejo de Envejecimiento? Consejero Lazzaro.
[Lazzaro]: No tengo ninguna pregunta. Solo aprecio que estés aquí. Y esto es prácticamente financiado en lo que a mí respecta. Así que desearía que tuviéramos más con el que podríamos darle y mejorar sus ofertas. Pero quiero decir, haces mucho con lo que tienes ahora. Lo sé. Y sé que eres realmente como un rendimiento excesivo con lo que te das, incluso ahora sería genial para que tengas más, con suerte algún día pronto. Pero agradezco tu presentación.
[Bears]: Muchas gracias, muchas gracias. Solo tengo un comentario y una pregunta. Solo quiero agradecerle por trabajar con miembros del consejo, ya sabes, todo el equipo de allí, Suzanne y todos los demás por establecer las sesiones de escucha. Sé que varios concejales se han involucrado más con el Centro Senior en una capacidad formal oficial, no solo llegando a eventos, sino también con esas sesiones de escucha. Así que realmente quiero agradecerte por eso.
[Pam Kelly]: Y realmente lo apreciamos porque no es fácil para muchos de nuestros participantes llegar al Ayuntamiento. Así que para que todos bajen una vez al mes En diferentes momentos, es útil, y lo aprecian.
[Bears]: Impresionante. Gracias. Y luego mi otra pregunta, lo sé, el presupuesto del Fondo General, ya sabes, este presupuesto paga a las personas, y los suministros de la oficina, básicamente, correctos, pero obtienes otros fondos, ¿podrías decirnos, ya sabes, el estado y otros fondos de subvenciones de lo que se ve esa programación?
[Pam Kelly]: Absolutamente. Así que recientemente tuvimos el presupuesto CDBG. Ahora mismo, no ha sido Confirmado todavía, pero recibiré con suerte $ 24,000, lo que ayuda para cuatro áreas diferentes de programación adicional y recursos que utilizamos. El otro presupuesto que obtenemos es del estado. El estado en realidad, para todas las comunidades del Centro Senior, hay 350. Te basas en tu población. Seniors que tienen 60 años de edad y mayores. Entonces, según el censo federal de 2020, el Medford tiene 12,766 personas mayores de 60 años o más. Y nos garantizan un adulto tasa anual. Entonces, en este momento, cuesta $ 15 por adulto, y ese fondo es lo que realmente usamos para todas las clases de ejercicio, todos los extras que no están cubiertos en el presupuesto municipal. Entonces nuestro conductor para nuestra camioneta, algunos de nuestros eventos, Mystic Valley Elder Services, Title III Match, algunos de los Cosas que podrían caer entre la brecha que no se cubren completamente por el presupuesto municipal.
[Bears]: Genial, gracias. Y sí, solo creo que la otra gran cosa sobre este proceso, y hay tanto contexto, este es el presupuesto de la ciudad.
[Callahan]: Correcto.
[Bears]: Pero el presupuesto de la ciudad no es en realidad todo el dinero que los departamentos de la ciudad gastan en las cosas que hacen. Y así, por ejemplo, ya sabes, es casi Ya sabes, otros cientos de algo, casi $ 200,000. Correcto. Sí. Que usas para todos los otros programas que aman absolutamente a nuestros mayores. Así que pienso, ya sabes, por mucho que podamos hablar de recordarles a todos, ya sabes, esto, podrías ver este papel y decir, bueno, ¿qué estamos haciendo? La respuesta es que viene de otro lugar.
[Pam Kelly]: Correcto. Otras áreas. Y también hacemos muchas escrituras de subvenciones.
[Bears]: Sí.
[Pam Kelly]: Eso es muy útil.
[Bears]: Impresionante. Bueno, muchas gracias. No veo más preguntas. ¿Tienes alguna moción? Muy bien, gracias, director Kelly.
[Pam Kelly]: Gracias.
[Bears]: Ese fueron nuestros dos departamentos y nuestra visión general para hoy para el comité de toda la reunión. ¿Tenemos más discusión o hay una moción? Sobre la moción para mantener el papeleo en el comité, consulte las mociones y preguntas, y aplazue. No creo que hayamos tenido ninguno. Tuvimos la moción del concejal. Eso es del concejal Tseng, secundado por. Secundado por el concejal Leming. Todos los que están a favor? ¿Opuesto? Pasa el movimiento. La reunión se aplazan. Estaremos en una reunión regular en solo un minuto durante siete, poco después de las siete en punto. Gracias.