Bảng điểm do AI tạo ra của Ủy ban Xây dựng MSBA

[Graham]: Đồ uống ở đằng kia. Một phút. Có một chút trùng lặp, nhưng tôi có thể nghe thấy từng người một.

[Austin]: Hoàn hảo.

[Ruseau]: Cả nhóm đều ở đây. Và tôi nghĩ Chad là người duy nhất còn lại. Chúng tôi sẽ quay lại.

[Galusi]: Chúng ta ở bên nhau như một giờ.

[Graham]: Suzanne, bạn có biết Luke không? Tôi không nghĩ là tôi làm vậy. Tôi muốn xem bánh xe.

[Parkinson]: Ôi trời, tôi không nghĩ là tôi đã nhìn thấy nó. Được rồi. Buổi tối vui vẻ. Chúng tôi đang thiết lập ngày hôm nay. Zoom của chúng tôi sẽ có phòng Zoom nhiều chức năng hơn trong tương lai. Chúng tôi chỉ đang đợi nhà cung cấp của chúng tôi đến. Micrô nằm ở trung tâm đó. Nó hoàn toàn không dây. Vì vậy, chúng ta cần phải di chuyển nó khi cần thiết nhưng nó cũng đóng vai trò như một chiếc loa. Vì vậy, nếu tôi phải rút phích cắm một số thứ, tôi sẽ làm điều đó. Nếu có quá nhiều tiếng ồn, hãy cho tôi biết.

[Graham]: Chúng ta có người trong phòng chờ trên Zoom không?

[Parkinson]: Phòng chờ mở cửa nên mọi người có thể tự do vào bất cứ lúc nào. Và nếu chúng tôi thấy ai đó, chúng tôi sẽ gửi cho bạn một mã số.

[Graham]: Được rồi, tuyệt vời. Cảm ơn. Chào mừng mọi người. Chúng tôi ở đây. Chúng tôi đã làm được. Điều đó thực sự rất thú vị. Cảm ơn tất cả các bạn đã đến. Để chuẩn bị cho một số kế hoạch tối nay, chúng ta sẽ khởi hành lúc 8 giờ. Chúng ta sẽ rời đi sớm hơn 8 giờ. Điều đầu tiên, tôi sẽ thay đổi chương trình nghị sự một chút vì Janelle từ KP Law đến đây để thực hiện một số khóa đào tạo về luật họp mở. Vì vậy, tạm thời chúng ta sẽ bỏ qua phần giới thiệu. để Janelle có thể tổ chức cuộc họp mở trong khi tập luyện vì cô ấy cam kết sẽ tham gia nửa sau của cuộc họp này. Vì vậy tôi muốn đảm bảo có đủ thời gian để cô ấy hiểu được điều đó. Nhưng trước khi chúng ta làm điều đó, tôi sẽ điểm danh nhanh để chúng ta biết rõ ai ở đây. Jenny Graham đây. Thị trưởng Lungo-Koehn.

[Galusi]: Đây.

[Graham]: Tiến sĩ A.S. Edwarda Benson. Đây. Tiến sĩ A.S. Galusi.

[Galusi]: Đây.

[Graham]: Tiến sĩ Cushing.

[Galusi]: Đây.

[Graham]: Người điều hành Cabral. Đây. Quý cô Brown. Đây. Marissa Desmond, Maria Dorsey, Brian Hilliard, anh ấy vắng mặt. Tracy Keene, Emily Lazzaro vắng mặt. Tối nay cô ấy có cuộc họp hội đồng. Nicole Morell vắng mặt. Cô ấy đã có mâu thuẫn trước đó. Aaron Lopate, Luke Preissner, Larry Brown, Bob Dickinson, tối nay anh ấy không có mặt ở đây. Fiona Maxwell, Joan Bowen, Tôi tin là Thomas Dalton, Chad Fallon đang đến. Lori Hodgkin, John McLaughlin, Paul Rousseau và Philip Santos không có mặt tối nay. Anh ấy cũng có một cuộc họp. Vì vậy, chúng tôi có một đại biểu. Bạn sẽ biết tại sao điều đó lại quan trọng chỉ sau vài phút. Nhưng tôi sẽ chuyển nó cho Janelle trong giây lát. Nhưng tôi nghĩ tôi sẽ bắt đầu bằng việc nói rằng tất cả các cuộc họp của chúng ta đều phải tuân theo luật họp công khai. Và với bốn năm kinh nghiệm trong cuộc họp mở, đó là một cách rất khó khăn để hoàn thành công việc. Vì vậy tôi chỉ muốn nói rằng đó là kinh nghiệm cá nhân của tôi. Nó ở đó là có lý do. Điều đó thực sự cần thiết nhưng nó đòi hỏi tất cả các bạn phải suy nghĩ cẩn thận không chỉ về những gì mình nói và làm trong các cuộc họp mà quan trọng hơn là cách các bạn cư xử bên ngoài các cuộc họp của chúng ta bởi vì bạn có thể vô tình thấy mình xung đột với luật họp công khai. MSB yêu cầu chúng tôi tổ chức tất cả các cuộc họp của mình theo luật họp công khai, vì vậy chúng tôi nghĩ rằng điều quan trọng là mọi người phải có một số nền tảng nhất định về tất cả những điều đó. Ừm, các quan chức được bầu trong phòng rõ ràng đã quen thuộc với luật họp mở và có thể cung cấp hướng dẫn cho bất kỳ ai có thắc mắc. Tôi vừa đăng ký cho họ việc đó. Ừm, tôi sẽ nói với các nhà giáo dục trong phòng rằng bạn thường tương tác với ủy ban nhà trường mọi lúc và bạn thường không phải tuân theo luật họp mở nhưng trong phòng này và về chủ đề này thì bạn phải tuân theo. Vì vậy, nó chỉ là một sự điều chỉnh của trách nhiệm của bạn theo cách này. Vì vậy tôi sẽ chuyển nó cho Janelle. Janelle, nếu bạn có thể vui lòng cho chúng tôi biết liệu bạn muốn đặt câu hỏi trong quá trình thực hiện hay bạn muốn chúng tôi giữ lại câu hỏi của mình cho đến khi bạn hoàn tất.

[Austin]: Sure. Thank you so much. Can everyone hear me okay? Yes. Thank you so much for having me this evening. Happy to present on this very important topic of the open meeting law. I will dive into the public records law a little bit to the extent there's a little bit of overlap. I always think it's a good idea to cover these topics. Certainly I agree in terms of open meeting law compliance. I represent the city of Method, other communities across the state, and we are seeing a significant uptick in open meeting law compliance. So certainly a good opportunity to provide best practices, talk a little bit in terms of you know, what your role is in terms of open meeting law compliance, and I understand that some members may be more familiar than others, so I'll try to start with best practices, and I think that's always a good idea. If there are certainly any questions after the training, or along the way, I think we can feel free to interject. I'm an informal person, as many of you know, happy to have this be a conversation. If someone feels more comfortable speaking to me after the training, I'm certainly happy to make myself available as well. And the mayor has my contact information, happy to provide that. I would also start by saying certification is really important. So for any member that hasn't already completed their open meeting law certification, I recommend that be done as soon as possible. The new Attorney General has put forth a new updated open meeting law guide. last year. That's available on the Division of Open Government's website. I'm happy to circulate the link after this, but in my opinion, if any members are due for their open meeting law certification or for any new members, it's a good idea and certainly required under the open meeting law that that be conducted. We are going to cover best practices tonight where this is a public meeting. I don't want to go into any specifics or anything that may invoke the open meeting law in a non-confidential way. Certainly if there are any questions, happy to follow up afterwards. I think I have the ability to share my screen. So I wanted to go through the slides that I have. And again, if anyone has any particular questions, happy to either interject. I won't take offense or go from there. Can everyone see the slides okay? Great. So we're here tonight to talk about the open meeting law. I'm gonna talk about best practices. I'm gonna go through the sort of fundamentals of the open meeting law. We certainly start with the premise that the open meeting law, public records and conflict of interest law throughout the country are really, you know, aimed at government transparency and to eliminate secrecy in terms of the work. that you all are doing. So we know that under the open meeting law, public bodies such as yourself that are subject to the open meeting law can generally only conduct public business through their public meetings, unless there's a specific exemption applies called an executive session, which would allow you to have a confidential meeting. And we'll cover that a little bit further in the training. But in essence, the open meeting law regulates the process by which public meetings can be held and conducted. And there are really several components to what the open meeting law requires. So one, what types of meetings are subject to the law? What rules need to be followed to hold a meeting sufficient to give members of the public notice? And what are the common violations and why? And I think this is always a good idea to cover, again, not to scare anyone or detract from any of the important work that you all are doing, but really just so we're all aware of what the Attorney General's Division of Open Government requires in terms of enforcement, and really to make sure everyone's on the same page with respect to the work and business of the committee. The open meeting law addresses four major issues, so I want to cover those in detail. And apologies if this is, you know, some information that many of the members may have, but I think it's always a good idea to do a refresher. We know that the open meeting law requires notice. Essentially, it requires that postings be conducted no more than 48 weekday hours prior to the meeting. We know that the notice has to be posted in a location accessible 24 hours a day, including the website, and the meeting has to be held in an accessible location under the ADA. If you are meeting virtually or in a hybrid format, we can talk about that. Certainly, information should be available so members of the public know how to log in at home, and any location that you're meeting in person should be accessible as well. We also know that the meeting notice or the agenda should have detailed subject matter items, so we'll talk a little bit about what that means. But it's a detailed list of topics that you will all review so that a member of the public can look at that meeting notice at home and say, yes, I'd like to attend the meeting because I know these topics are going to be covered, or no, I'm going to pass on this one and go to the next one. someone should be able to say, I understand what this meeting is about and I want to attend this meeting based on what's on the meeting notice. We're going to talk a little bit about the nature of the meeting. As I mentioned at the beginning, there's a presumption under the open meeting law because of government transparency issues for an open session. So the meetings conducted as we're meeting tonight in an open session so members of the public can see in real time what the public body is doing, the votes that are being conducted and the deliberation, and we'll talk about what that means, of the body's business and the public business being conducted. There are certain pretty narrowly tailored reasons for a closed or an executive session, and we'll talk about the procedures if you do end up meeting in executive session. Conduct of the meeting, this is a hot, hot topic in recent years, essentially, you know, what rules govern public comment? What are the free speech principles that may apply? Who gets to speak and when in remote and hybrid meetings? So we'll cover that. And then the fourth major component of the open meeting law is the meeting minutes themselves. Essentially the content of the meeting, detailed enough, similar to a meeting notice to allow someone that wasn't present to know what transpired or what took place at the meeting. The timing for drafting and approving those meeting minutes, essentially for an open meeting within three meetings or 30 days, whichever is later, is a standard that the Attorney General's Division of Open Government established. And we'll talk about the process to do that. Most of the public bodies that I work with usually have them approved at a, you know, an open meeting of the public body for any meeting minutes, but some decide to designate that task to the chair or to another individual. That's a policy decision, but we can talk about that if anyone has any questions on that as well. So we'll go through the overview essentially. 48 hours, I can't tell you how important that is prior to the date of the meeting. So certainly to be cognizant of legal holidays, vacation schedules, certainly as the summer months come up and there's various holidays in play, Memorial Day, Juneteenth, as well as July 4th, something to be aware of as you schedule meetings that it's 48 weekday hours, not including holidays or weekends. The meeting notice should list all the topics with specificity. And regardless of whether the meeting was posted correctly, We know that the open meeting law says that a meeting occurs whenever a quorum of your public body discusses matters within its jurisdiction. So we're gonna spend a lot of time on email practices and text message practices, because I certainly agree with the statement at the beginning of the meeting, that in essence, it's just as important what occurs outside of a public body's meeting under the open meeting law as to what occurs during a meeting. So we're gonna talk about pitfalls and some things to be careful of relative to your work. And essentially something that I see all the time and to be careful about is that we know that a quorum can be reached regardless of whether an email goes to the entire public body or whether it goes to several members and then it's forwarded to other members. So we're gonna talk about that. We call that serial communications and it's something with the, you know, explosion and all of us use technology all the time. It's something to be aware of, certainly, as you serve relative to the open meeting law to not get into a situation where there's deliberation over email or text message or other social media mechanisms. Subcommittees, I don't know if you intend to create any subcommittees, but certainly wanting to review that as well as we provide an overview. A subcommittee is also subject to the open meeting law. The intent to create a subcommittee essentially is not required, and the attorney general will look to determine whether or not the subcommittee is within government, empowered to act collectively in serving a public purpose. So generally speaking, unless there's an exception, and we'll talk about that, a subcommittee of your committee is essentially subject to the open meeting law. just as the entire compliment would be. You know, there are exceptions to that. If the mayor created a subcommittee to advise just herself or the superintendent did, where they are not individually subject to the open meeting law, a subcommittee created by them wouldn't be. It's a very fact specific analysis. So we just wanna be really careful with respect to the creation of subcommittees or working groups or task forces. to determine whether or not they are subject to the open meeting law. Some practical ways, I try to be practical as many of you know, to avoid violations of the open meeting law. One person reporting back to the public body doesn't create a subcommittee. And if multiple members are using, doing work on behalf of the public body, you would wanna post a meeting and comply with the open meeting law. Any questions so far? Okay, I'll continue on. Some tips to stay out of trouble. And this is all things that I've seen in advising municipalities since 2006 on open meeting law and public records issues. So it certainly comes from experience. If you are attending a meeting of another public body, school committees, city council, the city of Method. Um another. I'm sure you're all very involved in the city of Method and the work that the city does. You want to avoid creating the appearance, whether that be at another public bodies meeting or social event or community event. Um that you are discussing matters within this public bodies jurisdiction. Um I've handled open meeting law complaints or issues over the years where there's an or there was a community event and I think that they were talking about X, Y and Z. So certainly you wanna avoid the appearance that you are discussing municipal business. To the extent you need to meet jointly with the city council or the school committee or another public body, you can post a joint meeting to be held at the same time and place and then minutes would be prepared just as they would for any other meeting that you may have. If you're doing a site visit, certainly, best practice may be to send a representative to report back, and then that content is included in the next session's meeting minutes. You don't want to be in a position where there's a site visit at a particular location, for instance, that is not accessible. And then we're going to spend a lot of time tonight on email, but I can't reiterate this enough to try to avoid the use of email or text messages or social media. amongst a quorum of your public body. Locations, you're gonna wanna file your meeting notice with the city clerk and they're online as well. Some best practices with respect to using your or posting your meeting notice. I would recommend not using acronyms or abbreviations. Really someone that just moved to the city of Method should be able to pick it up and say, I understand what's going on at this meeting. We all that do work with public bodies and public entities understand terms like MSBCA or MSBA, DEP, you know, DEF DESI, but certainly, you know, for the first time, you may want to spell it out just so everyone knows what is being discussed. The meeting notice should indicate the date and time of the posting. And if you do revise it, I don't know what the practice is going to be. You're going to want to include both the date that it was originally drafted and then the revised date as well. And that should be done 48 hours, 48 business hours in advance. Regularly occurring items do need some more detail than just these examples that I've used. What we know from recent determinations from the Division of Open Government is that more detail is better than less detail, so we don't really want to use categories such as new business, old business, or departmental report. We really want to specify, for instance, correspondence and list if there's any notable correspondence or you know, budget analysis and list any particular reports, for instance, that are going to be done. So I would recommend erring on the side of more, not less specificity, which should be helpful to alert members of the public about the exact topics that are going to be discussed. Any questions on any of this? Great. Some practical considerations, and this does come up obviously from time to time, scheduling matters or space limitations. Generally, a meeting may not be continued from one night to the next as a matter of course, unless that continuation is posted under the open meeting law. So if you couldn't meet tonight, would have to reschedule this meeting and repost it for the new date and time. And the notice requirement under the open meeting law doesn't substitute or supersede any other notice requirements if you have them under any other legal requirements. So always worth double checking to make sure you're covering any publication notice or anything else that may be required. Emergencies. I can't tell you how many questions I get regarding emergencies, particularly in the winter months with inclement weather. There are very limited instances when a public body can meet without that 48 hours notice that's required. Poor planning doesn't equal an emergency. We know from determinations of the Attorney General's office. So if there was just a mishap with respect to scheduling, and I certainly understand everyone's doing the best they can, and you certainly have a lot of schedules to figure out, with respect to the public body's business, but generally an emergency is limited to natural disasters, public health matters, and public safety issues. So something to be aware of. We can talk a little bit about if something's unanticipated, that's a little bit different, but hosting is really limited in the emergency context. If you do have an emergency you really need to meet, There's a specific reason why the 48 hours couldn't have been, it couldn't have been posted with the 48 hours. You do want to comply with the open meeting law to the extent you can, and really limit deliberations to just that emergency matter. You're gonna take meeting minutes of that emergency meeting, and then you'd wanna post a follow-up meeting where you basically ratify the action that was taken at the emergency. So let's hope for no emergencies. but just wanted to make sure everyone had that information as well. Conducting meetings. So we're gonna move a little bit from the notice piece of this and the agenda piece of the open meeting law to now how those meetings are conducted. These are topics that I often receive a lot of questions about. So I just wanted to make sure everyone had the best practices related to these particular topics of the open meeting law. We know that If the meeting is being recorded, similar to whether it be on Zoom or in person, that there should be a public statement or notification to the public through the technological means that the meeting minute is going to be recorded. And the basis of that is the Massachusetts wiretap statute. We can't secretly record anyone in Massachusetts. If an individual wants to record the meeting on their own, it's not otherwise recorded. So if someone shows up to an in-person meeting, it used to be when I started doing this, it would be the big, you know, the big recording device with a tripod that we had the old VCR tapes for. Now, of course, it's iPhones. The individual must inform the chair of their intent to do the recording. And then the chair would make the required announcement to the public body members as well as members of the public indicating that the meeting was going to be recorded. In my opinion, the chair can decide to reasonably regulate the recording placement. Obviously, as technology is smaller and smaller, this is less of an issue, but we don't want to block anyone's view, so to speak. And people can be in a position where they're not interrupting or there's no disorderly conduct in the meeting themselves. Any questions on recordings? Nope. Okay, thank you. Email. I would say, I'm going to try to do the math here. 70 to 80% of the open meeting law complaints that I deal with relate to the use of email, text messages, or other social media mechanisms. So I say that again, we all use technology, it's efficient, it's quick, It garners a quick response and certainly, I'm sure you all use it, you know, in your other lives, professional lives, personal lives. But really, the open meeting law does not encourage the use of email or other text messages by members of the public body to conduct their business. Email is explicitly addressed in the open meeting law, and it is often the reason I see for a violation to be determined by the Attorney General's office. And what the law requires is that a quorum, either collectively, so reply all situation, or, you know, a group of individuals or one individual forwards it to another who forwards another, can constitute an open meeting law violation. Members should really be cautious and a best practice would be not to use email to share ideas, beliefs, opinions, concerns, whether serially or in a single email regarding business. And you can't use another member to, you can't send an email to a non-public body member to then circulate out to the group as well. Some practical approaches, certainly beware to reply all on emails and really limit the use of email to scheduling purposes only and try to avoid using it to undertake business. We should always assume that emails could be forwarded to, you know, a local blogger, put on Facebook, sent to the newspaper. I've seen it before. So we really want to be very considerate of the use of email. And this is where there is the overlap with the public records law because even if you're volunteers, emails or text messages or social media posts that are made in your official capacity or in relation to your service on this committee really are subject to the public records law as well. And so if you use a Gmail account or a personal cell phone to send an email or a text message, and there is a public records request for that, that certainly would be subject to the public records law, most likely. So just something to be very cognizant of as you begin your service. Is there a question? No, I think we're good. Okay, great. Thank you. Texting and social media, texting and social media, similar, also subject to the open meeting law. Facebook, Snapchat, Twitter, Reddit, all of those are subject to the public records law and the open meeting law to the extent there is deliberation. If you are a user of social media, certainly in your individual capacity, you have free speech and first amendment considerations. So I'm not gonna speak directly to your individual rights, but certainly some practical approaches if you are posting on your service, you don't wanna direct comments to your other members, And if a matter directly involves issues pending, you might wanna consider not engaging. Certainly again, be thoughtful about the comments that are made and consider using separate accounts if you do run for something. Remember that applicants or any individual before you has due process rights. So certainly something to be cognizant of as well. The open meeting law, does not mandate, we're gonna talk a little bit about the authority of the chair in public comment, does not mandate that any particular person be allowed to speak at a meeting. So that's something we've seen a particular uptick in, both with respect to First Amendment auditors across the state, and also I'll talk a little bit about a case that came out last year that is really important. The open meeting law doesn't require that you even allow public participation or public comment, though I certainly understand that most public bodies do. The open meeting law indicates that the chair essentially has the sole discretion as to who may speak and for how long. So comments are directed through the chair, as you know. And while public comment isn't required under the open meeting law, allowing the public to speak during your meeting or restricting any speech, other than based on time, place, and manner restrictions, and we'll talk about what that means, does have serious constitutional implications. So certainly if you do allow public comment, all of the decisions as to who's going to speak or for how long should be content neutral. So not based on the particular message for a speaker or what that individual says, but just based on the time that's allotted. Some public bodies I work with say 15 minutes of public comment, everyone gets two or three minutes, people are allowed to speak once or twice depending on how busy the agenda is. And some have adopted public comment policies as well. So certainly something to put out there to all of you to consider. And we'll talk a little bit more about public comment, but the chair does have the authority to regulate it subject to those constitutional restrictions. Public participation, whether or not to allow public participation is a significant policy decision. here are a couple of factors for all of you to consider. When will the public participation period occur? Is it going to be at the beginning of the meeting? Is it going to be in the middle of the meeting or at the end of the meeting? How long will it be? You know, like I said, 10, 15 minutes is usually what I see, but there are some meetings where warrants particular input from members of the public. And so you all may decide a half an hour or an hour We just want to make sure it's equal across the board for anyone that wants to speak. How long will each person be allowed to speak and whether or not each person can speak more than once. So conducting the meeting, policy issues for public comment periods, any rules about public participation must relate to the process. such participation and cannot relate to any speech protected by constitutional principles. Any restrictions on an individual's speech must be narrowly tailored. So again, try to give some practical advice here, items to consider. During a public comment period, you certainly want to avoid a debate to the extent you can. You want to avoid responding before you've had the time or opportunity to discuss it or if the matter is controversial. And it is perfectly fine, both under the open meeting law, as well as under constitutional considerations, to just leave matters raised during public comment unresolved. They're not on the meeting agenda itself. And so it may be something that you decide to put on a a future meeting agenda so that members, the public that may be interested in the topic can come to the next meeting and say, okay, this is going to be reviewed. We're going to have an open discussion. We're going to be able to deliberate on it. So some practical items to consider there. Matters not reasonably anticipated by the chair that are going to be discussed by all of you must be added to the agenda. after the posting deadline to the extent feasible. And I'll give an example of that. If you are going to designate a staff member or someone else to work on your agenda, you wanna make sure that that person understands that it has to be added as soon as possible. And like we had talked about at the beginning with respect to the meeting notice, the updated agenda should show the original date as well as the date that it was changed. Matters not reasonably anticipated by the chair may be discussed and acted upon, but the Attorney General's Office does recommend, unless it requires immediate attention, it really should be put off to a later meeting and included in that meeting posting. So it really is, was this matter so time-sensitive, but yet unanticipated that it had to be discussed at this meeting? We updated the meeting agenda, and we're going to essentially discuss it, or can we put it off to the next meeting because it isn't time sensitive and it really could have been anticipated based on the totality of the circumstances. Any questions on any of that? I know it's a lot of content. Anything from any of the members? Looks like we're good so far. Okay, thank you so much. Meeting minutes, I don't know if you've all determined how the meeting minutes will be prepared or created and approved, but wanted to make sure, and I'll make these slides available to anyone that wants them after the meeting. I'll certainly circulate them so you have them as well as some other materials that may be helpful as a little open meeting log guide. The date, time, and place of the meeting and members present and absent does need to be included. You know, I get this question all the time. Are the meeting minutes a transcript? And the answer is no. What we know is it doesn't need to be a verbatim transcript of what transpired, particularly as I would imagine you're going to have longer meetings from time to time. What the attorney general's office has said and what the open meeting law requires is that it has to have a detailed summary of the discussion of each topic so that a member of the public sitting at home that goes to the website and looks at meeting minutes once they're drafted and approved says, okay, I understand what happened at this meeting, right? I understand this was the topic discussed. This is the general nature of the discussion. These were the votes that were taken. Here are the next steps. It can't be very cursory, but at the same time, it doesn't need to be a verbatim transcript. We do know that it should have the decisions made, any actions taken, and any votes recorded. You all did proper roll call vote at the beginning. If you are meeting in a remote capacity, you do want to do a roll call vote, and we'll talk about that in a little bit as well. The meeting minutes should also reference any documents or other exhibits that you use or consider during a meeting. They don't need to be attached to the meeting minutes, but we just want to reference them so that if there is a public records request or a request for those meeting minutes and all materials that you use during the meeting, someone can go back and figure out what was discussed and put the package together to then send to a member of the public. Meeting minutes do need to be approved and drafted in a timely manner. We know that that requires under the current regulations that that approval has to transpire within the next three meetings or within 30 days, whichever is later. There are several determinations that talk about, you know, staffing constraints or operational constraints alone aren't really a good reason for a delay in those approval of the meeting minutes. Certainly things happen. Everyone's busy and people are doing the best they can. My general advice and best practice is to try to stay on top of the drafting and approval of the meeting minutes as best as you can, given your other responsibilities. A question has come up very frequently in the last couple of years, can a public body use Google Docs or another document sharing mechanism to edit edit the meeting minutes in advance of a meeting to make that a more efficient process. And generally that is not allowed under the Open Meeting Law because if several members are going into Google Docs and sharing their comments outside of a public meeting, that could constitute a deliberation. It can be delegated, this task, to one individual. It's a matter of policy in terms of how you want to handle it in terms of efficiency, but there are different methods, so if you have any questions on that, feel free to let me know, and I'm happy to walk through it. Meeting minutes are Minutes of open meetings are public records as of the moment of their creation, regardless of whether they've been approved. So draft meeting minutes are subject to the public records law, just as approved meeting minutes are. Certainly personal notes, so if you take personal notes that are not shared as part of the public body's official files or the school department's files or the city's files, those are personal to you. And I would argue those are exempt under the public records law. But the meeting minutes, even in draft form, would be subject to disclosure. And there is a slightly shorter timeframe for a request for meeting minutes under the open meeting law. It's 10 calendar days. For a public records request response, it's 10 business days. So I just wanted to make sure you had that information as well. Executive session minutes. I don't know how much you all will meet an executive session, but certainly wanted to make sure everyone was aware of what an executive session is and how those meeting minutes differ from open session meeting minutes. The open meeting law allows public bodies to meet an executive or confidential session for specific reasons, those are all spelled out in Chapter 30A, Section 21. And I have many handouts on this. If anyone wants it, feel free to let me know. Happy to share it with all of you. Basically, if you all meet in executive session, either for litigation or real estate reasons, or there's a particular complaint, those are the most common reasons to go into executive session. There are specific requirements that apply. There must be notice. There need to be roll call votes. And those meeting minutes as opposed to the open session meeting minutes are confidential so long as that executive session purpose applies or there may be another reason to keep them confidential even after they're released under the public records law. Essentially, executive session meeting minutes can be withheld until that purpose has been met unless they're protected under the public records law. And the most common example of that is if you were meeting regarding, you know, threatened litigation or litigation that you were involved in, I hope that never happens, under Purpose 3 of the open meeting law, and you had counsel advising you at that meeting, the litigation settles, the, you know, there's no threat of litigation, all of that goes away. but the meeting minutes themselves may be able to be redacted under the attorney client privilege. So there is a little bit of overlap there with respect to the open meeting law process and the public records process. So just want to make sure everyone knew that. If you do meet an executive session, the open meeting law requires the chair or the chair's designee to review executive session meeting minutes routinely. I usually recommend quarterly just to see, can the meeting minutes be released? Has the purpose expired or not? And so that, to get in the habit of doing that, if you do end up meeting in executive session, I think is very helpful as things progress. Same timeframe in terms of a response, the 10 calendar days as well. Not that you need to release them, but just that a response be provided. Any questions on that so far? Nope, we're good. Thank you. I just want to check in every once in a while just to make sure. Executive sessions, if you do meet an executive session, you're going to first convene an open session. This question comes up all the time. Well, we're just having an executive session, Janelle. Like, what do you mean? Well, you have an open session, you start, and then the public sees you vote to go into executive session. That's what the open meeting law requires. You're going to announce the purpose of the executive session without compromising the reason. You know, this comes up more often, I would say, for land use boards, for instance, but if you had, if there was a threat of litigation and you didn't want to impact that at all, certainly may decide as a matter of policy, we can't discuss this. So something to be aware of. You're going to take and record a roll call to vote to go into executive session. and announce publicly whether or not you're going to return an open session or reconvene at all. Exhibits and documents are going to, again, be stored in reasonable proximity to the minutes so that we understand what the record of the meeting, what happened at the meeting, what transpired, and really only, I can't stress this enough, discuss the matters that are cited. So if you do feel as if you have a reason to go into executive session to discuss things secretly, And again, they're very narrow for the reasons you can do this. You really only wanna discuss those matters. You don't want the conversation of we are in a different direction that should be discussed in open session because I have dealt with open meeting law complaints alleging that when the minutes are released, everyone can see there was an open discussion of something else. So really be cognizant that you're only talking about what you can talk about in executive session. And again, it's 38 section 21, and the open meeting raw guide that I can circulate after this meeting goes through all of that in detail and there's a very helpful checklist that I have as well that I'm happy to provide to the committee as they conduct as you all conduct your work. I do get this question quite often, so I wanted to make sure you all knew. If an executive session is anticipated, it does need to be listed in appropriate detail on the meeting notice, again, without compromising your position, and the vote to enter into executive session must also be listed as well. You know, it's often that You have an open meeting and someone will say, well, can we go into executive session now? And the answer is most likely not. The same posting requirements apply unless there's an emergency or unanticipated item. So I wanted to cover, before we go into questions, and I'm happy to answer any questions that anyone has, a little bit of the enforcement process, just so you're all aware of it in case this ever comes up, and I hope it doesn't. You know, step one is if there was an open meeting law complaint that a written complaint be filed, there's a specific form within 30 days that someone found out about the alleged violation. And then from there, the public body would review the complaint, discuss a response and issue a response to the complainant along with any action that was taken. The complainant can essentially be satisfied and not do anything else and say, I'm completely content. with how the committee responded, or alternatively, they can say, I want further review with the Attorney General's Office. And the Attorney General's Office has a specific division, the Division of Open Government, that is charged specifically with enforcement of the open meeting law. There's a director of that division and several attorneys, and they essentially review open meeting law complaints to determine whether or not a violation has occurred. There are a variety of options. If there is a violation that the AG's office has, they can nullify the action that's taken. There are fines that can be imposed for intentional violations. There is also the option to go to court to seek further relief if an individual wants to. And then three registered voters can also bring an action in superior court. You know, I think the bottom line here is to really take those best practices and try to employ them to the extent you can. And if there's any questions along the way, better to ask at the beginning than to let it go further than that. Any questions so far? Nope. Nope, I think we're good. Okay, thank you. So I wanted to cover some recent notable court decisions. I've given a long summary here just so everyone has them. I think really the takeaway is the Barron case is a huge case that was recently decided by the SJC, the Supreme Judicial Court, which is the highest state court in the Commonwealth. And that really dealt with public comment periods. And essentially, in summary, the court held that while Municipalities are not required to provide public comments during board and committee meetings. If you are required to do so, they have to comply with the provisions of the constitution. So after this decision in South Borough, and I encourage you to all read it if you're interested, and I have a copy if anyone wants it, in my opinion, care should really be taken that any public comment period, like we talked about a couple of slides back, is limited to these reasonable time, place, and manner restrictions, rather than mandating quote-unquote civility or other content-based restrictions. You know, certainly this was a trend since the court reviewed this Corey Spaulding case versus Town of Natick School Committee back in 2018. closely tracked that case and the ACLU was involved in that litigation. That also dealt with public comments during public meetings where there were allegations the committee improperly limited comments made by members of the public, which were critical of the committee, but allowed other individuals to speak. If we look at these cases together, essentially, I think it makes sense to have a public comment policy or consistency across the board with respect to time, but regulation of content is really problematic in light of these decisions. So if there are specific questions of that, as you begin to conduct your business, certainly let me know. I'm happy to analyze that. I've worked on a lot of public comment policies since the Barron decision was decided. So happy to answer any questions that anyone has on that. I think practically speaking, most people do the time restrictions for public comment period and decide where in the meeting they're going to have public comment based on their other businesses, business for that meeting. I've included reference to two other cases. The Town of Swansea case was about sufficiency of meeting minutes. So I wanted to make sure you all had that as well. And then the Bolter versus Whelan case was really, and I don't know how much this would impact your work, but really dealt with employee evaluation processes. The current state of the open meeting law. So we know that the COVID-19 pandemic era changes are in place until March 31st, 2025. They were extended by Governor Healey in a supplemental budget bill that further extended those temporary measures. They were put in place in 2020 and extended several times. I just wanted to alert all of you that there is also significant pending legislation that would either seek to extend this further or make modifications to the open meeting law. I haven't heard it moving quickly at the state level, but certainly will keep All of you updated along the way, if there are changes, we would update, certainly update you, but for now, you can meet entirely in person, you can meet entirely remotely, or you can meet in a hybrid format. You know, I think instead of holding meetings in a public place, you can provide adequate alternative means, and we'll talk about what that means. Public body members can also participate in meetings remotely as well. The changes are still optional, There are technological considerations, we'll talk about that, but essentially the 2020 changes that were in place remain in effect through at least March 31st, 2025. And I would imagine there'll be further action on those in the next six months. Adequate alternative access, what does that mean? It means that if you are providing, if you are meeting remotely, you have to provide real-time access. A lag of about 20 seconds or so is deemed acceptable, but if there is a technical problem that prevents the meeting from being accessible, the stream crashes, the meeting should be paused or rescheduled depending on the severity of the technical issue. So there have been multiple determinations that The attorney general's office has held that continuing a meeting and posting a recording afterwards does not cure a violation if the meeting is fully remote. The public must be able to access the meeting as it happens. And again, this is if there's a remote meeting. If you're meeting entirely in person and you're providing a courtesy link or it's being live streamed as this is on, know Medford community then that requirement would not apply in my opinion. Zoom as we're here tonight is the typical means but it's not required. Any method that allows the public to follow in real time is acceptable in light of the remote meeting requirements. Additional considerations if you are meeting remotely you have to make a public statement that the meeting is being recorded, again, under the wiretap requirements. Votes should be taken with a roll call, just as we do in an executive session, and remote meeting, remote members, so if there are some people in person and there are some people at home, you must introduce yourselves or be introduced at the meeting, and the camera should be on to the extent that someone can have their camera on and they're not participating by phone or for medical reasons, they can't participate with their camera on or they've requested an accommodation. When holding an executive session remotely, members of the public body should state that no other person is present, that no one else can hear them. Again, that goes to the confidential nature of an executive session. And so if we were here tonight, I would say, you know, just so you know, I'm here in a room with the door shut in my office and no one else can hear me. That would be sufficient. Hybrid meetings. Many, I would say the majority of public bodies I work with are meeting in a remote or hybrid manner. You can allow your members to meet in person, but members of the public can watch a live stream. And you can also allow direct participants. So if you had a contractor or an engineer or a project manager to attend in person, but the general public could meet remotely. And a member may attend remotely if even if other members attend in person. The bottom line is essentially if live access stops, then the meeting must stop as well. If there is troubleshooting or technical difficulties, you do want to be careful, again, not to deliberate over text or email if there is an issue with a technical feed. And you can resume the meeting once it's resolved and members of the public are allowed to see the live stream again. Public body must be able to hear and follow the meeting from their remote location. Okay, so that was a little bit of a, I know a lot of information to take in. I'm happy to answer any specific questions that anyone has. As I had mentioned, I'm happy to share both these slides as well as additional resources as a open meeting law training kit with all of you and happy to answer any questions along the way. and update you with respect to the legislation on the open meeting law changes that may or may not go into effect by the end of next March.

[Graham]: Có câu hỏi nào dành cho Janelle không? Được rồi, Janelle, nếu bạn có thể gửi những slide đó đi thì tốt quá. Tôi sẽ đảm bảo ủy ban có quyền tiếp cận chúng. Và cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian.

[Austin]: Cảm ơn tất cả các bạn. Tôi sẽ gửi Tôi sẽ gửi hướng dẫn nhật ký cuộc họp mở. Tôi sẽ gửi các slide của mình và tôi sẽ gửi một số tài liệu hữu ích khác cũng như bản tóm tắt về tài liệu đó. Họ đang đưa ra quyết định nên mọi người đều có nó. Tuyệt vời, cảm ơn bạn. Cảm ơn bạn rất nhiều. Thật vui khi thấy tất cả các bạn có một buổi tối vui vẻ. Chúc may mắn với phần còn lại của cuộc họp. Cảm ơn. Cảm ơn tất cả các bạn.

[Graham]: Được rồi, vậy là chúng ta đến đúng giờ. Chúng ta sẽ quay lại một số phần giới thiệu. Đây là một nhóm lớn. Tổng cộng chúng tôi có 25 người. Chúng tôi có một số thành viên không thể có mặt ở đây tối nay nên hãy báo trước cho tôi để chúng tôi sẽ liên lạc với họ. Nhưng tôi đã hy vọng rằng chúng ta có thể đi quanh phòng và bạn có thể giới thiệu bản thân và nói chuyện rất ngắn gọn về vai trò của bạn trong ủy ban và đảm bảo rằng mọi người trong phòng sẽ biết đến bạn nếu bạn giữ một vai trò năng lực chính thức trong trường học mà họ có thể chưa từng gặp bạn trước đây. Vậy Peter, bạn có muốn bắt đầu không? Chắc chắn.

[Parkinson]: Chào buổi tối mọi người. Tên tôi là Peter Cushing, trợ lý giám đốc Trường Công lập Hoa Kỳ về Phát triển. sửa chữa mái nhà xanh, lắp đặt nồi hơi và giúp soạn thảo SOI cho một dự án hiện mới được khởi công khoảng hai tuần trước. Vì vậy, tôi thực sự rất vui khi được trở thành thành viên của nhóm sẽ giúp xây dựng tương lai của Metro. Tôi là Joan McLaughlin. Tôi là Giám đốc Tòa nhà và Mặt bằng. Tôi sắp bước sang năm thứ 38 tại Trường Công lập Brigham và Methodist. Tôi mong chờ nó. Tôi đang ở trong phòng thí nghiệm khoa học khi chúng tôi làm phòng thí nghiệm khoa học ở trường trung học tại MSBA. Tôi đang tham gia dự án dầu mỏ ở trường trung học Medford. Khi chúng tôi làm điều đó, đó là một dự án MSBA khác. Hy vọng rằng tôi có thể đưa kinh nghiệm dày dặn lâu năm của mình lên hàng đầu để giúp đỡ chúng tôi bằng mọi cách có thể thúc đẩy mọi thứ tiến lên phía trước. Chào buổi tối mọi người. Tôi là Thomas Dalton. Tôi là giám đốc truyền thông sắp mãn nhiệm của Metropolitan Public Services.

[Graham]: Không thích.

[Parkinson]: Nhưng theo ý của bạn bây giờ. Tôi là một chuyên gia truyền thông làm việc trong chính quyền tiểu bang và địa phương. Nhưng khi tôi còn sống ở quê nhà Stoneham, tôi cũng từng là thành viên ủy ban trường học ở Stoneham. Trong thời gian đó, chúng tôi đã bắt đầu quá trình với MSBA cho Trường Trung học Stonewall mới sẽ khai trương vào tháng 9 này. Vì vậy, đặc biệt là giai đoạn này của quá trình MSBA, nó rất quen thuộc với tôi. Tôi đã phục vụ với tư cách là thành viên ủy ban của trường trong khoảng thời gian đó. Chắc chắn rất vui mừng về tất cả các cơ hội mà chúng tôi sẽ có để cộng tác với tiểu bang để thu thập nhiều ý kiến ​​đóng góp thực sự hữu ích của địa phương. Nó thực sự thú vị. Xin chào mọi người. Tôi là Paul Rousseau. Tôi ở trong Ủy ban trường học Denver. Đây là năm thứ bảy của tôi. Tôi sắp nói rằng, tôi chắc chắn tất cả các bạn đều rất ấn tượng.

[King]: Buổi tối vui vẻ. Tôi là Tracy King. Tôi đã sống ở Medford được 12 năm. Tôi làm việc chuyên nghiệp với tư cách là người quản lý cơ sở và nhà hát cấp cao, giám sát hoạt động hàng ngày của một trung tâm biểu diễn nghệ thuật trong khuôn viên công cộng. Tôi hiện là thành viên của nhóm xây dựng một nhà hát mới bên kia sông ở Austin. Động thổ chỉ diễn ra cách đây vài tháng, vài tuần. Vì vậy, tôi thực hiện một số hoạt động hàng ngày, quản lý cơ sở và nguồn lực. Tôi là Maria Dorsey.

[Dorsey]: Tôi làm việc ở trường trung học Metis với tư cách là thủ thư của trường. Tôi đã ở trường được 28 năm. Tôi đã sống ở Medford được 43 năm. Chồng tôi là một cư dân trọn đời. Và tôi đã tham gia, nên tôi cảm thấy như thể, tôi đã ở Medford suốt thời gian đó. Tôi đang làm việc ở Brooks-Hobbs cũ khi chúng tôi chuyển từ đó sang Thư viện McGlynn hoàn toàn mới. Và hai năm sau, tôi chuyển đến Thư viện trường Brooks mới. Và đến năm 2010, tôi chuyển sang học ở trường cấp 3 cũ, điều đó khá sốc. Tuy nhiên, bạn biết đấy, khi chúng tôi thực hiện quá trình xây dựng các trường học khác, tôi không có mặt trong ủy ban, nhưng tôi đã tham gia vào một số buổi hướng dẫn ở các tòa nhà khác. Và tôi đã xem những sự kiện Jack Buckley hàng tuần đó đúng thời gian và phù hợp với ngân sách. Và thực sự là tôi rất bị cuốn hút bởi toàn bộ quá trình. Và tôi thấy vai trò của mình là bộ phận chức năng của tòa nhà, nó sẽ vận hành như thế nào đối với học sinh, giáo viên và tất nhiên là người yêu thích không gian cá nhân của tôi.

[Libby Brown]: Chào mọi người. Tôi là Libby Brown. Tôi là một kiến ​​trúc sư. Tôi đã sống ở Medford được gần 10 năm. Và tôi thực sự rất vui mừng khi các con tôi đang đi học, rằng đây là một dự án đang đi vào cuộc sống và tôi thực sự rất vui mừng được trở thành một phần của nó. Tôi làm việc chủ yếu trong lĩnh vực giáo dục, chủ yếu là giáo dục đại học, nhưng cũng có một số trường tư thục K-12. Chính xác là không có trải nghiệm MSBA, nhưng chúng tôi đã thực hiện công việc MSCBA, vì vậy có một chút gì đó ở khía cạnh cao hơn. Nhưng tôi chỉ nghĩ đây là cơ hội tuyệt vời cho Medford. Tôi làm việc rất nhiều với các nhà giáo dục, thủ thư và mọi người từ lập trình đến thiết kế và xây dựng ý tưởng, đặc biệt là với rất nhiều giai đoạn cải tạo và đánh giá cơ sở vật chất hiện có cũng như liệu bạn có định giữ chúng và cải tạo, phá bỏ chúng, làm cả hai, làm điều đó hay không tất cả cùng một lúc và bất cứ điều gì ở giữa. Vì vậy đây là một dự án thú vị. Tôi chỉ vui mừng khi được ở đây.

[Larry Brown]: Tôi là Larry Brown, chỉ là một Joe bình thường cách đây vài dãy nhà. Vì vậy, tôi không biết chính xác mình sẽ phù hợp ở đâu trong tất cả những điều này, nhưng tôi có rất nhiều kiến ​​thức nền tảng về xây dựng, quy hoạch, phát triển địa điểm cho khu dân cư chủ yếu nhưng cũng như khu thương mại. Tôi không muốn kể điều đó, nhưng nếu có ai muốn biết lý lịch của tôi, tôi có thể nói chuyện với bạn nhiều hơn về điều đó. Nhưng tôi đoán mối quan tâm của tôi giống như giúp đỡ bạn trong quá trình này, bởi vì tôi đã thực hiện những công việc này ở nhiều cấp độ khác nhau, không phải dành riêng cho trường học mà cho các loại dự án khác. Như bạn vừa chỉ ra, có rất nhiều yếu tố ở đây và mọi việc phải được thực hiện một cách tuần tự. Chúng ta không thể nhảy đến cuối cùng. Và nếu tôi có thể giúp đỡ trong quá trình đó, tôi rất sẵn lòng làm điều đó.

[Graham]: Larry, anh cũng là giáo viên trung học dạy nghề Medford đã nghỉ hưu. người thỉnh thoảng cũng trăng ở đây.

[Larry Brown]: Tôi đã có khoảng 38 năm làm nghề xây dựng.

[Graham]: Vâng.

[Larry Brown]: Rất nhiều thứ khác nhau.

[Graham]: Vì vậy, đừng bán rẻ bản thân. Tốt hơn là nên làm vậy.

[Larry Brown]: Aaron.

[Olapade]: Xin chào mọi người, tên tôi là Aaron Olapade. Tôi cũng ở trong ủy ban trường học ở Medford. Tôi là học sinh tốt nghiệp khóa 2018 của trường Medford High, vì vậy bạn biết đấy cách đây vài năm và tôi vừa tốt nghiệp đại học tại BC vào tháng 5 vừa qua. Rất nhiều công việc tôi đã làm trong vài năm qua chủ yếu là sự tham gia của cộng đồng, chủ yếu là sự tham gia của giới trẻ. Tôi đã học một năm tạm thời và làm việc cho City Year Boston, vì vậy tôi đang làm công việc giảng dạy trong hệ thống trường học Charlestown. và sau đó thực hiện nhiều công việc cộng đồng thông qua đó khi tôi còn học đại học. Kể từ đó, tôi vừa được bổ nhiệm làm giám đốc chương trình mới cho Chương trình Việc làm Thanh niên của Thành phố Malden. Vì vậy, tôi đang làm việc ở văn phòng thị trưởng để cố gắng giúp trẻ em tiếp cận các cơ hội việc làm. Vì vậy, nếu bạn có trẻ em quan tâm, hãy cho tôi biết. Tôi sẽ cố gắng kiếm cho họ một công việc trong mùa hè và trong năm học. Vì vậy, tôi thực sự rất vui mừng được ở đây. Tôi nghĩ nhiều điều tôi đang tập trung vào, tôi nghĩ, chỉ là sự tham gia của giới trẻ, đảm bảo học sinh của chúng ta thực sự được tiếp cận những gì họ xứng đáng. Và tôi nghĩ đó là điều tất cả chúng ta ở đây để làm. Vì vậy, tôi chỉ vui mừng cho tất cả chúng ta. Sarah.

[Fallon]: Chào mọi người. Chad Fallon, Giám đốc Hiệu trưởng Giáo dục Kỹ thuật và Hướng nghiệp tại trường trung học này. Tôi sẽ bắt đầu năm thứ tám vào tháng Chín. Điều này có vẻ như đúng với con hẻm của tôi vì tôi làm việc với một nhóm người thích phá vỡ mọi thứ và xây dựng lại chúng cũng như thiết kế mọi thứ. Và chúng tôi có 15 chương trình ở đây, nếu bạn chưa biết. Vì vậy, tôi coi đây là cơ hội để mở rộng chương trình của chúng tôi, hy vọng sẽ bổ sung thêm ba đến bốn chương trình vào menu tùy chọn của chúng tôi. Hạnh phúc khi được ở đây.

[Graham]: Tôi là Jenny Graham. Tôi là chủ tịch của nhóm 25 người này. Cảm ơn vì đã ở đây. Tôi có hai đứa con đang học ở trường. Tôi nghĩ cả hai đều có thể bỏ lỡ dự án này trước khi nó được đưa lên mạng. Nhưng tôi đã hứa rất nhiều ở nhà nên chúng ta phải ở đây. Nhưng tôi thực sự mong đợi điều này. Trong công việc hàng ngày của tôi, tôi sở hữu một công ty tư vấn quản lý. Tôi làm rất nhiều việc liên quan đến cải tiến quy trình, thiết kế và phân phối chương trình học tập dành cho người lớn cũng như quản lý dự án. Vì vậy, tôi là người quản lý dự án được chứng nhận, không phải trong lĩnh vực xây dựng, nhưng tôi biết cách thúc đẩy một nhóm lớn người đạt được mục tiêu. Và đó là điều tôi ở đây để làm. Vì vậy, rất nhiều điều mà Janelle đang nói đến là những vai trò mà tôi phải đảm nhận theo thời gian. Và chúng ta sẽ nói về tất cả những điều đó vào lúc thích hợp. Nhưng tôi rất vui vì tất cả các bạn đều ở đây. Chúng tôi có rất nhiều việc phải làm. Và chúng tôi thực sự đã làm được rất nhiều việc. Và tôi thực sự vui mừng được kể cho bạn nghe về điều đó. Vì vậy, chúng ta sẽ đạt được điều đó ngay khi chúng ta kết thúc phần giới thiệu.

[Preisner]: Luke Preissner, phụ huynh của ba đứa trẻ đang học trong hệ thống trường học. Đứa lớn nhất học lớp bảy trường Andrews, sau đó em gái cô vẫn học ở trường Roberts, còn em trai cô vẫn học ở trường Roberts. Tôi nghĩ tôi sẽ tự mô tả mình là một phụ huynh quan tâm và rất có động lực cải thiện môi trường trung học để chúng ta có thể tránh mọi lựa chọn khó khăn sau này. Tôi nghĩ, bạn biết đấy, có lẽ tôi quá tập trung vào mọi thứ. Và vì vậy tôi tiến hành rất nhiều nghiên cứu, một số khá Tôi sẽ không nói là quen thuộc, nhưng tôi biết những nỗ lực phức tạp này có thể đi chệch hướng và mất nhiều thời gian hơn đáng lẽ như thế nào. Và vì vậy, bạn biết đấy, về mặt chuyên môn, tôi là một kỹ sư hệ thống. Tôi làm việc trong ngành hàng không vũ trụ, quen thuộc với sự phức tạp và chú ý đến quy trình. Chắc chắn, bạn biết đấy, tôi nghĩ vai trò của tôi sẽ chỉ là hỏi một số những câu hỏi vượt trội. Tôi biết ở đây chúng tôi có rất nhiều cá nhân làm việc trực tiếp cho các trường học hoặc có mối liên hệ chặt chẽ với khu học chánh. Và có lẽ tôi sẽ xem xét một vấn đề cụ thể từ một góc độ khác và tôi sẽ lên tiếng về vấn đề đó. Có lẽ nó sẽ hiệu quả. Có lẽ nó sẽ chỉ là một miếng spaghetti trượt khỏi tường. Nhưng tôi nghĩ đó là vai trò của tôi ở đây, một vai trò của người ngoài cuộc, nhưng chắc chắn có động lực để mang một trường trung học mới đến Medford. Cảm ơn.

[Maxwell]: Xin chào, tôi là Fiona Maxwell, Giám đốc Mua sắm của Thành phố Medford. Thật vui khi thấy nhiều cái tên. Tôi vừa nhận ra rằng tôi chưa bao giờ nhìn thấy khuôn mặt của bạn. Nhưng tôi đã làm việc tại Văn phòng Mua sắm của Thành phố Medford được bảy năm và đây là một cơ hội tuyệt vời. Có rất nhiều điều tốt đẹp đang diễn ra ở Thành phố Medford và tôi không đến từ Medford, vì vậy tôi rất vui và hào hứng với tất cả các dự án đang diễn ra. Đó là một điều tuyệt vời. Tôi cũng đến từ một cộng đồng nơi chúng tôi đã xây dựng một trường trung học cơ sở mới vào năm 2015, và tôi gần như ở đầu bên kia. Tôi thiên về tiếp cận cộng đồng hơn và tôi đã làm việc cho thị trấn North Reading, nhưng với tư cách khác. Và tôi có thể nói đó là một dự án xuất sắc, một hệ thống trường học tuyệt vời, và con gái tôi là học sinh tốt nghiệp đầu tiên, và con trai tôi cũng tốt nghiệp ở đó. Tôi rất mong được mang về, Medford xứng đáng với điều đó.

[Lungo-Koehn]: Breanna Lungo-Koehn, Thị trưởng Medford. Tôi muốn cảm ơn tất cả mọi người đã có mặt ở đây và cảm ơn Jenny vì đã dẫn đầu trong mọi công việc cô ấy đã làm. Tôi có ba đứa con, hai đứa đang học trường công, một đứa có thể học được một, hai hoặc ba năm, nhưng dù thế nào đi nữa, tôi cũng rất hào hứng khi bắt đầu quá trình này.

[Desmond]: Xin chào, tôi là Marissa Desmond. Tôi là một kiến ​​trúc sư. Tôi chủ yếu làm việc trong môi trường khuôn viên trường, ở trình độ cao hơn rất nhiều, nhưng tương tự như vậy là một chút từ K đến lớp 12. Tôi chủ yếu tập trung vào lập trình và các phần thiết kế ý tưởng ban đầu của dự án, nhưng cũng đã theo dõi rất nhiều từ ý tưởng tương tự cho đến quá trình xây dựng. Tôi có hai con nhỏ, ba và năm tuổi, nên tôi rất vui mừng được có một ngôi trường mới cho chúng trong tương lai. Hãy là một phần của quá trình. Ngoài ra, trước khi bắt đầu học kiến ​​trúc và sự nghiệp của mình, tôi đã dạy toán lớp bảy một chút. Vì vậy, trong một thời gian dài như vậy là tốt. Tôi thực sự rất phấn khích.

[Cabral]: Marta Cabral, hiệu trưởng trường trung học Metro Chi. Tôi là một giáo viên cũ. Tôi cũng là một AP. Và đây là vai chính đầu tiên của tôi. Vì vậy, tôi cảm thấy vô cùng may mắn khi có thể giúp xây dựng một ngôi trường mới trong năm đầu tiên ở đây cho học sinh của chúng tôi, bởi vì các em thực sự xứng đáng với điều đó. Tôi không có kiến ​​thức nền tảng về xây dựng, không có công việc kiến ​​trúc, không có bất cứ thứ gì mà tất cả các bạn đều có chuyên môn. Nhưng điều tôi có thể làm là hình dung ra những không gian mà học sinh, giáo viên và nhân viên của chúng ta cần tại Trường Trung học Medford. Và tôi thực sự vui mừng được làm điều đó, bởi vì tôi nghĩ chúng ta thực sự có thể tiến lên phía trước trong quá trình giảng dạy bằng cách tạo ra những không gian mang tính hợp tác và đổi mới. Vì vậy, tôi rất vui được có mặt ở đây và cảm ơn bạn.

[Hodgdon]: Tôi là Lori Hodgdon. Tôi là giám đốc trường học, hiệu trưởng của Curtis Bus, có lẽ là tòa nhà cổ nhất. Chắc chắn. Tôi thực sự yêu thích kiến ​​trúc trường học cũ, yêu xe buýt Curtis, nhưng biết rằng nó không được thiết kế dành cho sinh viên. Và vì vậy tôi thực sự vui mừng khi được làm giáo viên trung học, hiệu trưởng ở Vermont, hiệu trưởng trường Western Mass, North Shore, và sau đó là trường bán công. Tôi luôn ở phía cuối của một dự án xây dựng hoặc đấu tranh cho nó. Tôi là sinh viên ở Middlebury, Vermont và đã chứng kiến ​​điều đó xảy ra. Tất cả chúng tôi đều đi ủng và anh trai tôi đã được hưởng lợi từ tòa nhà mới. Tôi cảm thấy như mình luôn ở đầu hoặc ở phần cuối của một cái gì đó. Và tôi nghĩ nó thực sự thú vị. Tôi nghĩ rằng không phải mọi thị trấn hay thành phố đều có khả năng xây dựng một tòa nhà trường học mới và nghĩ về tương lai, đặc biệt là với những học sinh mà tôi đang làm việc cùng, khả năng tiếp cận về mặt công bằng cũng như loại vốn văn hóa và tài nguyên cho chúng ta sinh viên, tôi nghĩ nó sẽ thực sự quan trọng. Tôi thích những gì Jenny đã nói, kiểu đồng địa hóa, hoặc bất cứ ai nghĩ ra, tôi thích điều đó, khi nghĩ về việc các sinh viên Curtis Tech của chúng tôi thực sự trở thành một phần kết cấu của tòa nhà này trong tương lai. Họ xứng đáng với điều đó.

[Bowen]: Chào mọi người. Tôi là Jo Bowen. Tôi là Giám đốc Dịch vụ Học sinh tại Trường Công lập Medford. Tôi là một cư dân trọn đời và một nhân viên suốt đời. Đây là năm thứ 31 của tôi ở Medford. Và tôi đã trải qua nhiều vị trí giáo viên, trưởng nhóm đánh giá, điều phối viên và bây giờ ở vị trí này. Tôi cũng có hai con trai đã tốt nghiệp Trường Công lập Medford. Một người đi học đại học, một người đi học nghề. Vì vậy, tôi thực sự vui mừng khi thấy tầm nhìn của trường trung học mới này và những gì nó có thể mang lại cho Medford và cho học sinh của chúng ta, đồng thời cũng ủng hộ những gì Laurie đã nói, sự công bằng và khả năng tiếp cận cho tất cả học sinh của chúng ta.

[Galusi]: Xin chào, tôi là Susanne Kalusi. Đây là năm thứ 27 của tôi. Vì vậy, tôi cũng sinh ra và lớn lên ở Medford, một trong những ngôi trường yêu thích của tôi. Tôi không còn sống ở đây nữa nhưng toàn bộ sự nghiệp của tôi đều ở đây. Tôi bắt đầu làm giáo viên và phó hiệu trưởng, lãnh đạo trường Brooks, trợ lý giám đốc các trường tiểu học và hiện là trợ lý giám đốc phụ trách học thuật và xây dựng. Tương tự như phần của Marta, tôi thực sự vui mừng được làm việc với tất cả các bạn vì tầm nhìn giảng dạy của trường học. Tôi nghĩ với tư cách là Maria đã nói một chút về điều đó. Vì vậy, bạn biết đấy, bố tôi là người quản lý dự án cho K đến 8 tòa nhà. Vì vậy, tôi cảm thấy như mình đã sống được cả hai mặt của điều này một chút, nhưng đủ may mắn trở thành một trong những giáo viên ở ngôi trường mới vào thời điểm đó, năm 2001, thật tuyệt vời khi được chứng kiến ​​toàn bộ quá trình đó diễn ra với tư cách là một nhà giáo dục và là một trong những người ở những ngôi trường mới. Vì vậy, tôi nghĩ rằng vai trò quan trọng của tất cả chúng ta, những quyết định này sẽ tác động đến các nhà giáo dục, học sinh, gia đình, cộng đồng của chúng ta, là rất quan trọng đối với tôi, vì vậy tôi thực hiện thực hiện điều này rất nghiêm túc. Và tôi cảm thấy rất vinh dự khi được trở thành thành viên của nhóm và được làm việc với tất cả các bạn.

[Parkinson]: Cảm ơn. Chào buổi tối, Marisa Parkinson. Tôi cũng sinh ra ở đường phố Lawrence. Gia đình tôi, mẹ tôi vẫn còn ở con phố phía Tây Medford này. Và tôi bắt đầu đi học ở Medford. Tôi bắt đầu đi học sớm. Tôi đã đi một con đường khác. Tôi đã kết thúc ở St. Ray và Casey. Tôi quá theo đạo Công giáo, nhưng bạn biết đấy, tôi đã làm việc tại Johnny's Foodmaster ở Westlake. Công viên quỷ là công viên địa phương của tôi. Và bạn biết đấy, tôi yêu trường học. Tôi yêu trẻ con. Tôi yêu giáo dục. Tôi đã làm việc trong ngành giáo dục được 30 năm. Điều đó khá đáng sợ, vì lúc đó tôi mới 29. Đó giống như câu trả lời của tôi. Vì thế tôi nghĩ mình sẽ phải điều chỉnh. Nhưng tôi thực sự vui mừng về ý nghĩa của điều này. Xây dựng một trường trung học mới cho Medford. Tôi biết vào thời điểm tòa nhà này được xây dựng, nó giống như, bạn biết đấy, có lẽ giống như Taj Mahal. Đó là một ngôi trường trung học xinh đẹp. Nhưng bạn biết đấy, hơn 50 năm sau, chúng ta cần một cái gì đó mới. Và tôi cảm thấy học sinh của chúng tôi xứng đáng với điều đó. Và chúng tôi có chương trình dạy nghề tuyệt vời. Chúng tôi có chương trình học tập tuyệt vời nhưng trong một tòa nhà rất cũ. Và chúng tôi có một chương trình Curtis House tuyệt vời, nằm ở một cơ sở khác. Chúng tôi có những lựa chọn tuyệt vời dành cho trẻ mầm non và chương trình mầm non dành cho nhân viên làm việc tại đây. Và chúng tôi may mắn có được những thứ đó ở Medford. Và tôi cảm thấy Medford chính là viên ngọc nhỏ này. Và việc có một trường trung học hàng đầu mới sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho học sinh, cho cộng đồng và cho tương lai của cộng đồng chúng ta nói chung, một cộng đồng lớn mạnh hơn. Và tôi chỉ mong được trở thành một phần của quá trình này và làm việc với mọi người ở đây và tiếp thu những trải nghiệm khác nhau của mình bạn biết đấy, thêm giọng nói của tôi với tất cả những giọng nói đã có ở đây. Và đối với thị trưởng và thành viên Graham, bạn biết đấy, trong nhóm 25 người này, có rất nhiều ứng viên có trình độ tuyệt vời đến nỗi nó giống như một kỹ sư khác, một kiến ​​trúc sư khác. Nhưng để được vào nhóm like này những cá nhân tuyệt vời. Tôi rất, rất biết ơn. Tôi nghĩ tôi muốn gửi lời cảm ơn tới Luke, người đã bắt đầu quá trình này với chúng tôi hai năm trước. Và, bạn biết đấy, luôn ở đó và luôn kiểm tra. Vì vậy, tôi chỉ mong chờ quá trình này và thực sự muốn chúng ta giữ thái độ tích cực và lạc quan về những gì sắp xảy ra. Và thành viên Ramjani, không biết bạn có muốn chia sẻ với họ về chuyến đi thực tế không. mà bạn đã tham gia và mức độ thú vị của một số người trong chúng tôi và điều đó thật thú vị. Và sẽ còn thú vị hơn nữa khi những người còn lại trong nhóm được đi và có những trải nghiệm tương tự.

[Graham]: Sure. Thank you all for the... words of excitement. I want to do a couple of things between now and 8pm and we're going to be out the door at 8, I promise. But just as a quick time check, two big things. One is I want to give you a bit of a sense of what's been happening. to lead up to today and where we are in the process. So I'm going to talk a little bit about that. We're going to bring up a quick presentation to do that. And then before we leave tonight, we will form some subcommittees so that we can move quickly on some of the near-term work that we need to do. So we'll talk about that in just a minute. But Peter, if you can bring up that presentation for me, that would be great. OK. You can go ahead a couple of pages. Keep going, one more. Here we go. Back in February, we started, so in December, the MSBA invited us to the eligibility period. And we'll talk about what the eligibility period means in just a couple of minutes. But that invitation said, you're invited to this process, which starts on May 1st. So tomorrow we start. However, the committee named me the chair of this building committee back in February, and there's a lot of work that has been done so far. One of the things that we had to do was find all of you, right? So in the context of trying to say, what is it that we want as a school committee for this building committee to do, we established a list of goals. There's going to be many, many more goals, but I did want to set the stage of, the work that we're going to do for the next five to seven years. The first is to plan comprehensively for all programming currently residing on the Medford High School campus, including vocational and non-vocational 9-to-12 education, 9-to-12 athletics, the Medford Family Network, Medford Community Schools programming, early childhood education, including, but not limited to, the Medford Early Education Program, which we call MEAP, and Kids' Corner. So there's so much more that goes on in this building than what we think about when we think about a high school. So that's one thing for you all to start to think about. Number two, what's that? Can I take it? Oh yeah, and I can share the slides. No, no, I can share the slides. Yeah, I can share all the slides with you afterwards. Number two is to consider whether the placement of Curtis Tufts High School on the Medford campus will provide increased educational opportunities to enrolled students at Curtis Tufts. Number three, ensure robust public input and stakeholder feedback and appropriate milestones throughout the project that complies with MSBA guidelines and guidance from the Medford School Committee. Listen to educator and administrator input regarding the future of educational best practices and plans for the students of Medford. That means we care a lot about functionality. So we wanna know that the spaces will work for the students and the teachers in the building. It's really, really important. Number five, create plans for the building that advances Medford's climate goals and achieves any CHIPS and LEED 5, LEED version 5 certification to meet the Paris Climate Accords 2030 and 2050 targets, and moves efficiently and effectively through the building process in a manner that ensures students are able to learn in the new building as quickly as is feasible. So that's a huge task. as quickly as is feasible is still measured in years and not in months. But in the context of building this committee, once I was designated the chair, we got out the call for applications, we started to collect applications, and all of you are here. Meanwhile, there's a lot of work to do in the eligibility phase that we've already begun. So we'll talk about that in just a minute. But if you can go to the next slide. So this is a really junky graphic that did not blow up very well from the SBA website. But as we're talking about the entire process, right, we are just outside the box for another like six hours. On May 1st, we'll hop inside the box into that eligibility period. At each of these steps in the process, The MSBA will have to sign off that we have completed all of the requirements of that phase. There will have to be a board meeting where they vote to invite us to the next phase. So at any point in this process, the MSBA could say, you're not ready to move on. They could also say, we don't like what you're doing. And they could also say, forget about it. So our job here is that none of those things happen. Our job is that we are going to play this clean, we are going to be comprehensive, and we are going to move as fast as we humanly can. Okay, so we're going to give the MSBA a run for their money because we're going to be ready for them. Well, we'll see. But that eligibility period lasts for 270 days. So by January, we have to be done with the eligibility phase. I'm going to talk a little bit about what happens in that phase. Beyond the eligibility phase, just briefly, when we talk about forming the project team, that means bringing on board our owner's project manager. then we go into the feasibility study. When people think about what we're doing on this committee, they think we're doing a feasibility study right now. They think we're deciding, are we building? Are we renovating? Where are we building? Is it on the field? Is it in the parking lot? How's it going to work? We are not there yet. So please tell all your friends We will get there and we will work with professionals to help make those assessments on behalf of what we need to do in this building. And then we'll move on to schematic design, funding the projects. That is where we vote as a community to fund this project. I cannot stress how important that will be, but also we've got a lot of work to do before we get there. Once that happens, we go into detailed design, then we put a shovel in the ground, and then at some point in future, we complete the project. So that's sort of the soup to nuts. My goal is that we're just going to take this one step at a time. We're going to do what we need to do to be compliant with the eligibility period, and then we're going to move on. As we near that next phase, we're going to start talking about how can we accelerate the work. But for right now, our focus is eligibility. So if you can flip to the next page. The eligibility process is its own graphic, which you cannot see. So go ahead and flip to the next slide. Okay. So there are five things that have to happen in this phase. One is the initial compliance certification. It's a legal agreement that binds the city to comply with the MSBA's process. It has been signed and it has been delivered to the MSBA. We are one day ahead of schedule and I'm going to own that. Thank you, Mayor and Superintendent. We're on our way. Number two, the building committee has to be formed. You're all here. The school committee said meet before May 1st and here we are on April 30th. We've done it. The form will be submitted to the MSBA shortly. So we are working on that and that'll be submitted shortly. That's obviously the easy part. It's paperwork. I think The whole eligibility phase is a lot of paperwork, but this is the easy stuff. And we're just going to get it done and get it out of the way. The MSBA will need to sign off on our committee. We have met all the requirements. So the MSBA has all kinds of things that it requires of us in terms of who is on this committee. We've met all of those requirements with all of you here. Now we're going to dive into the actual work. There's three additional things that have to happen. One is what they call an educational profile. It's a template document, and it requires us to say, what happens in this building today? How many classrooms? How many math classrooms? How many swing spaces? How big is your theater? All of it, right? So it asks you to describe currently what happens in this building. It also asks you to describe what you envision for the future of this building. So this is where those conversations about Curtis Tufts, those conversations about early childhood become very, very important. Because between our statement of interest and this eligibility phase, educational profile, that will set the tone for how all the construction professionals actually can do their work. So this is going to set the scope, as it were, for the work that has to be done to actually get this building put up. So there's a lot of work that's been done right now in this process. I have been meeting with the administrative team since February. We meet multiple times a week. They're very sick of me. I would be sick of me. But one of the things that we have started to do is say, what can we chip away at? And so the document is pretty well drafted when it comes to What do we do in this building? All the classrooms have been counted. All the programs have been outlined. There's a little bit more work for the administration to do in terms of what happens today to accurately describe that. The other thing that is obviously much more complicated is having some conversation around what will we do in this building in the future? So in that conversation, again, we've been having a lot of sort of broad conversation. We've been sort of tapping into like the strategic planning parts of our brain to ask big questions, and I'm going to use Curtis Tufts just for a quick minute. We have had some discussion about do our educators think that is something that we should be thinking about and the answer to that is yes, they said, yes, we should be thinking about that. And so we started to say okay what does that look like what might. the requirements be. So we've started that conversation, but that conversation is bigger than what this committee can sort of chew on because it sort of dabbles in responsibilities of the school committee. So last night I served up a resolution asking our special education and behavioral health subcommittee, which is actually chaired by member Rousseau, to have a meeting on a very tight timeline to collect input and feedback about that very narrow topic. Would co-location of the Curtis-Tufts onto this campus in some capacity be beneficial to the educational outcomes of the students that go to Curtis-Tufts? There is another Medford resident who actually spoke last night. He is in charge of a very comparable program at Somerville. He talked about this transition just happening in Somerville and how it exploded his population. It has changed the game for the students who need that alternative setting in terms of access to things like sports teams, in our case, the vocational programs. So there's huge, huge opportunity, but We want to make sure that the community and the committee have some opportunity to sort of think about all that that might bring to the table and provide a recommendation back to this committee. So that has been turfed. Last night, officially, to the Special Education Subcommittee, they will meet. They will invite current staff, current students, former students, community members, etc, etc. And Jack Hevery from Somerville to come and talk and work through that and provide a recommendation. So they're on their way, that will come back by mid-June. So they have their work cut out for them, but that will help us inform the drafting of that piece of what we envisioned for this school. Because what we likely will need is not just a couple of classrooms somewhere in the building. Part of why the Curtis Tufts is successful is because the environment is considerably different than this very, very big campus with 1,200 students. So we will have to think carefully about how we craft that. But hopefully, the work that the subcommittee does will come back to us and can be sort of funneled in. Marta and Chad will come to a future school committee meeting in the coming weeks and Marta will be talking about some of her ideas for alternative programming and what all that might look like even in the short term. And so that is something that will have to be sort of folded in. Joan and Suzanne and I and Paul had a conversation yesterday about early education. Our elementary schools are busting at the seams. We'll have to grapple with that problem sometime. MEEP used to be housed here. And we are going to explore a case that says MEAP should come back here. And that may or may not be ultimately where we land, but that is something that we're exploring because now is the time. We also talked a lot about students who don't have any sort of pre-k education, and as they enter our public schools, just how challenging the entry for those students are. And so we are also talking about things like how big is the wait list, and how many students come to us who have never been in some sort of pre-k setting, and what kind of capacity would we need to service a bigger, more comprehensive early education program out of this building, because all of that would need to go into this document. So we are working on that. So as these things are happening, there's been a lot of work to date on this educational profile. The one big piece of educational profile we haven't touched yet is the communication strategy. I'll talk about that in just a minute. But on the education side, there's so much that our educators have to do for us to be able to get that document pulled together. I just want you all to know it's all in process and as we go through our next several meetings we'll bring those documents forward so we can start to do like broader reading of those documents, ask for suggestions, make sure that we are really thinking about all the angles of what we need to describe and so that is where I think all of you play a really important role to say I think you need to describe what we're doing here a little bit differently based on what I know or based on sort of what the vision is for the arts programs or for the vocational programs, et cetera, et cetera. So that's where we are on the educational profile. Curtis Tuft's co-location is in subcommittee. The other big sort of newer, newish, changing topic is MEEP. What MSBA describes as the reason for delay often in communities is that they're having to make very big decisions that feed their building process. Like, do we combine two schools? And so that obviously has its own energy and its own set of requirements, which makes it very challenging to be able to move quickly. So we are trying to both think very big because this is a one-shot opportunity to think about what the district really does need in a very comprehensive way, but also move as fast as possible. So all that work has been in progress and moving as quickly as is humanly possible. Peter, can you go to the next slide? Very similarly on the vocational side, because we have a very active vocational school, we have another document that needs to be filled out, which is a Chapter 74 viability. Chapter 74 is the chapter of the regulation that establishes vocational programs, right? OK. That drafting is in progress. We have to tell them, here are the programs we have. Here is the capacity of those programs. Here is our current enrollment. And things like, what is our wait list? We also have an opportunity to describe intended expansion of these programs. Chad and Peter will be at the school committee talking about potential for expansion. That is a school committee matter because expanded program takes much more than just a building. It takes equipment, it takes staffing. So the school committee has to weigh in on that. So that's gonna come before the school committee on May 20th, and that will feed sort of the finalization of the chapter 70 form and and this group will read through and sort of get ready for that as well. Um, and then there is a piece, um, of the puzzle, which, um, the mayor and the superintendent and I are talking to MSBA about later this week, which is really information around city planning. So we can start to, um, feed information into what they call their enrollment study that helps size the building. So you've probably heard a lot about this building was built for 4,000 students, and now there's only 1200 that. Whether 4,000 was the number or not, I don't know, but it is true that the number is different. And so one of the things that the MSBA will do in the eligibility phase is they will say, we're going to build a building for this many students. That usually tracks with something like what happens in the building today. However, if there's huge planned expansion in the city in terms of housing units going up for development, they're going to want to know all of that. So that they can size the building because they don't want us to build a building that is immediately out of capacity. They also don't want us to build a building that will never be at capacity, right so so that's some of the work that's happening there. Fourth thing, maintenance documents. There's a questionnaire that we have to answer that outlines all of our maintenance practices across the district. So it's things like, do you do recommissioning? And how is your staff trained? There's like 20 variables. That document is also in draft and moving along as quickly as is humanly possible. We'll get to that probably a little bit later in June. Final thing that we need to do to be considered done with eligibility is we have to identify funding for the feasibility study, which is probably somewhere in the neighborhood of two and a quarter to two and a half million dollars. We're not ready for that yet, but we're making plans. The mayor and I are working on what will that plan be from a financial task force perspective, so that that money can be accounted for and cared for as quickly as it is required to be. questions about the process.

[Preisner]: Chắc chắn. Vì vậy, khi nó nói ủy quyền địa phương, điều đó có nghĩa là cử tri không bỏ phiếu? KHÔNG. Hay nó ngụ ý Có tiền. Chính quyền thành phố đã xác định được nguồn tài trợ. Chính xác. Toàn bộ, một phần trong số đó sẽ được hoàn trả. Nhưng tôi nghĩ việc ủy ​​quyền phải là toàn bộ số tiền. Chính xác. FDA sẽ cho bạn biết khoản hoàn trả dựa trên mức độ hoàn trả của chúng tôi.

[Graham]: Chính xác. Vì vậy, tính khả thi thì nguồn kinh phí này sẽ phải trang trải toàn bộ chi phí cho việc nghiên cứu khả thi. Không phải toàn bộ dự án, chỉ là nghiên cứu khả thi, khoảng từ 2 đến 2,5 triệu USD. Thành phố sẽ trả trước toàn bộ nghiên cứu khả thi đó. Và sau đó khi MSBA chứng nhận tỷ lệ hoàn trả của chúng tôi cho dự án và chúng tôi đã thành công trong suốt chặng đường, họ sẽ hoàn trả cho nghiên cứu khả thi tương xứng với tỷ lệ phân bổ mà họ cung cấp cho chúng tôi. Vì vậy, vâng, vâng. Họ sẽ sử dụng công thức tương tự và áp dụng vào nghiên cứu khả thi và giảm giá cho thành phố. Nhưng thành phố phải chịu số tiền này. Vậy điều phải xảy ra ở đây là rằng chúng ta sẽ phải làm điều đó. Nếu chúng tôi cần đến khu vực bầu cử để kiếm số tiền này, chúng tôi phải làm điều đó. Chúng tôi không lường trước được rằng chúng tôi cần phải làm điều đó. Chúng tôi đã có kế hoạch tài trợ cho việc đó và chúng tôi sẽ ổn. Vì vậy, chúng tôi vẫn ổn ở đó, và điều đó sẽ cần một cuộc bỏ phiếu của hội đồng thành phố để cấp phép cho quỹ và đặt nó ở một nơi mà chúng tôi có thể tiếp cận. Nhưng chúng tôi đang ở trong tình trạng tốt ở đó. Như tôi đã đề cập, tất cả những điều này phải được kết thúc vào tháng Giêng. Mỗi cái đều có một thời hạn cụ thể gắn liền với nó. Tôi sẽ thực sự quyết liệt và nói với bạn rằng tôi muốn tất cả những việc này phải được hoàn thành trước khi năm học tới bắt đầu. Và bất cứ nơi nào có thể, tôi muốn những việc này phải được thực hiện trước ngày 30 tháng Sáu. Ừm, đó là lý do vì sao chúng ta gặp nhau, làm việc và thúc đẩy nhau. Ừm, và tôi nghĩ rằng, ừm, điều quan trọng là chúng ta phải giãn cơ. Vậy chúng ta hãy giãn cơ và chuẩn bị sẵn sàng nào. Ừm, MSBA sẽ có công việc của họ phải làm về mặt, ừm, về việc đạt được, ừm, nghiên cứu tuyển sinh được chứng nhận và tất cả những thứ đó, nhưng tôi muốn chúng ta có thể cung cấp cho họ mọi thứ họ cần để chúng ta có thể di chuyển càng nhanh càng tốt vào giai đoạn tiếp theo. Các câu hỏi về dòng thời gian. Được rồi. Vậy là chúng ta chỉ còn 20 phút. Vì mục đích đó, chúng tôi đã liệt kê ở mặt sau chương trình nghị sự một số cuộc họp sắp tới của các tiểu ban. Tôi muốn chúng ta suy nghĩ và ưu tiên hai điều khi chúng ta đi vào giai đoạn đầu tiên này. Một là ủy ban truyền thông và gắn kết cộng đồng. Tôi muốn có một tiểu ban, không quá bảy thành viên bỏ phiếu, nhưng là một nhóm quan tâm gặp nhau trong tiểu ban để thực sự có thể mô tả và phác thảo quá trình gắn kết cộng đồng của chúng tôi. Tôi nghĩ tất cả các bạn đều đã thấy mọi người trong cộng đồng bày tỏ mối quan ngại của họ về việc liệu Medford có làm hỏng việc này không? Nó có hoạt động không? Liệu nó có xảy ra không? Vì vậy cần phải có sự tiếp cận cộng đồng rất lớn. Và chúng ta bắt đầu điều đó càng sớm thì cuối cùng chúng ta sẽ càng thành công hơn. Tuy nhiên, tôi nghĩ đây là một cuộc trò chuyện lớn hơn bởi vì trong suy nghĩ của tôi, chúng ta có một loạt các hội đồng và hoa hồng. Nhiều người trong số họ quan tâm đến dự án này. Và vì vậy, cần phải có một số hoạt động tiếp cận để hiểu thời điểm và cách thức thu hút họ để chúng tôi có thể đưa điều đó vào kế hoạch tổng thể của mình trong tương lai. nhóm thứ hai tôi muốn thành lập tối nay là Ủy ban Quy tắc và Giới thiệu. Vì vậy, giống như bạn đã nghe từ Janelle, chúng tôi phải thiết lập một số quy tắc về cách chúng tôi sẽ hoạt động, đặc biệt là về sự tham gia của công chúng, nhưng chỉ nói chung. Tôi hy vọng ủy ban này sẽ bị giới hạn thời gian. Tôi hy vọng các bạn có thể gặp nhau một lần, mang bản thảo trở lại nhóm này và sau đó chúng ta có thể áp dụng những quy tắc đó và cách quản lý từ đó. Và rồi ủy ban thứ ba sẽ không họp nhanh như vậy nhưng sẽ họp, trước cuối tháng 6 là tiểu ban tài chính. Vì vậy, đó sẽ là một ủy ban thường trực sẽ họp và tiếp tục trong suốt thời gian thực hiện dự án. Điều quan trọng cần lưu ý là khi đến lúc cộng đồng phải bỏ phiếu, Ủy ban này không phải là nơi công việc đó diễn ra. Vì vậy, nếu chúng ta đang nói về việc cuối cùng cần phải loại trừ nợ để tài trợ cho dự án này, thì ủy ban này không phải là nơi mà việc loại trừ nợ sẽ xảy ra. Điều đó thực sự không thể xảy ra ở đây. Nó phải xảy ra bên ngoài nhóm này. Ừm, ủy ban tài chính này, tôi thấy điều này nhiều hơn, ừm, cung cấp thông tin đầu vào, ừm, và cái nhìn sâu sắc về những thứ như thu mua, thu mua, ừm, của người quản lý dự án của chủ sở hữu chúng tôi, ừm, của các kiến ​​trúc sư của chúng tôi, những thứ kiểu như vậy, ừm, mà còn giúp cung cấp thông tin, chẳng hạn như, tinh chỉnh những gì chúng ta cần để đảm bảo tính khả thi? Có những chi phí nào khác mà chúng tôi cần phải hạch toán không? Vì vậy, có một số công việc tài chính cần phải thực hiện, mặc dù, ừm, bạn biết đấy, tôi không mong đợi nhóm đó sẽ gặp nhau cho đến cuối tháng 5 một chút. Vì vậy, chúng ta sẽ nói thêm một chút về Quy tắc trật tự của Robert và tất cả những điều đó trong cuộc họp tiếp theo của chúng ta. Tôi biết thế, mọi người đang nhìn tôi kiểu như, làm ơn đừng nói nữa. Bây giờ là 8. Vì vậy, tôi nghĩ điều tôi quan tâm là nếu có người nghe bất kỳ chủ đề nào trong số đó và nói rằng, tôi thực sự muốn trở thành một phần của một trong những tiểu ban đó, bạn có thể chỉ cho mình tên được không? Và tôi cũng lịch sự đề nghị ban giám hiệu nhà trường đừng can thiệp vì bạn còn việc phải làm để sẵn sàng cho tất cả những gì còn lại mà chúng tôi vừa mô tả. Vì vậy, bạn được chào đón 100%. tham gia, nhưng chúng tôi cần bạn có mặt tại ủy ban nhà trường. Chúng tôi cần John và Peter hỗ trợ thực hiện các kế hoạch bảo trì đó, v.v. Vì vậy, nếu có những người quan tâm đến bất kỳ chủ đề nào khác, ủy ban không thể quá lớn, nhưng có thể có bất kỳ quy mô nào mà chúng tôi thấy cần thiết để hoàn thành công việc. Vì vậy, những tiểu ban đó, tôi đã ghi chúng vào lịch. Chúng ta sẽ gặp nhau hoàn toàn bằng Zoom vào những buổi tối đó chỉ để mọi việc dễ dàng hơn một chút. Tuy nhiên, bạn biết đấy, mỗi người sẽ có một công việc khá cụ thể trong cuộc họp tiếp theo của chúng ta vào ngày 13 tháng 5, đó là mang về một bản thảo về đề xuất của họ. Có tình nguyện viên nào không? Đúng.

[Lungo-Koehn]: Đối với hai người còn lại. xác định có bao nhiêu?

[Graham]: Tôi nghĩ có thể có bao nhiêu người cũng được. Không thể có nhiều hơn bảy thành viên bỏ phiếu. Nhưng tôi nghĩ nếu chúng ta thực sự loại bỏ tất cả nhân viên của trường khỏi bàn đàm phán, tôi sẽ không quá lo lắng rằng chúng ta sẽ vấp phải điều đó. Nhưng tôi quan tâm nhiều hơn đến việc mọi người làm những việc mà họ cảm thấy phù hợp với công việc họ đang làm, công việc mà họ đam mê. Cảm ơn. Maria. Truyền thông. Cảm ơn. Tracy. Quy tắc. ĐƯỢC RỒI. Truyền thông. Marissa. Tuyệt vời.

[Libby Brown]: Ý tôi là, tôi có thể đeo hai chiếc và xem liệu có đủ thông tin liên lạc hoặc tài chính hay không. ĐƯỢC RỒI. ĐƯỢC RỒI.

[Graham]: Tôi sẽ đưa bạn vào lĩnh vực tài chính. Âm thanh đó thế nào? Nghe có vẻ hay đấy. ĐƯỢC RỒI. Tôi có nghe thấy gì không?

[Galusi]: Được rồi.

[Graham]: Và Fiona, tài chính. Và chúng ta có thể đăng ký tài chính cho Bob không? Tuyệt vời. Vâng, vâng, hoàn toàn. Có ai khác tham gia vào các ủy ban này không?

[Preisner]: Nếu bạn không có đủ tài chính. Được rồi, tôi sẽ ghi tên bạn vào danh sách.

[Graham]: Có hai người phụ trách quy tắc và giới thiệu. Điều đó đúng. Tôi đã định tham gia vào tất cả các ủy ban, nhưng có lẽ chúng ta có thể yêu cầu Emily Lazzaro tham gia vào tiểu ban quy định và giới thiệu. Ừm, vậy nên tôi sẽ kiểm tra với cô ấy, nhưng, ừm, và tôi cũng đã đưa Nicole Morell vào tiểu ban truyền thông. Vì vậy, ừm, chúng tôi sẽ liên hệ với họ, nhưng có ai khác cảm thấy mạnh mẽ hoặc bạn muốn đi không?

[Olapade]: Được rồi, tuyệt vời. À, tôi định nói về tài chính, nhưng tôi chắc chắn không có nhiều kinh nghiệm về lĩnh vực đó. ĐƯỢC RỒI.

[Graham]: Tôi nghĩ chúng tôi ổn. John? Không, bạn có việc phải làm. Ồ, chắc chắn rồi.

[Parkinson]: Và tôi nghĩ đối với tất cả các kỹ thuật viên thực sự trong nhóm,

[Graham]: Sẽ có một nhóm làm việc trước khi chúng ta đi quá xa vào vấn đề này để đưa ra RFP cho người quản lý dự án của chủ sở hữu. Đó không phải là chuyên môn mà tôi nắm giữ. Đó không phải lý do tôi ở đây. Vì vậy, theo thời gian, chúng tôi sẽ dựa vào mọi người cho các tiểu ban khác nhau. Đây chỉ là cái nhìn gần của tôi mà tôi nghĩ chúng ta nên bắt đầu. Điều đó có ý nghĩa không? Có ai có đề xuất nào khác về những điều sắp xảy ra không? Tôi có một câu hỏi. Chắc chắn.

[Larry Brown]: Bạn đã đề cập như Curtis có khả năng đến đây và tất cả những mục đích sử dụng khác nhau cho cơ sở này. Ai đang khám phá những lựa chọn đó, tức là. như giáo dục cộng đồng, có thể là làm việc với một trường cao đẳng cộng đồng, các khóa học buổi tối như tôi đã hy vọng ở đó với Hiệp hội các nhà thầu tổng hợp AGC và họ đang thực hiện chương trình giáo dục dành cho người lớn. Có ai đó giống như, đặt lên bàn một loạt phương án mà các bạn thích xem xét hay thế nào?

[Graham]: Đúng, đại loại là không, nhưng cũng không hẳn. Chúng tôi chưa hoàn toàn ở đó. Vì vậy, tôi nghĩ một khi chúng ta vượt qua được phần đầu tiên của chương 74, có vẻ như việc chúng ta thêm phần đó vào sẽ có ý nghĩa hơn. Vì vậy, khi chúng ta bắt đầu đọc qua những tài liệu đó, tôi nghĩ đó là thời điểm tốt để nói như, chúng ta cần liên hệ với ai nữa?

[Larry Brown]: Bởi vì tất cả những thứ đó sẽ tác động khả năng tiếp cận, khoảng cách, quy mô của cơ sở vật chất so với cơ sở khác, kho chứa, bãi đậu xe, bạn biết đấy.

[Graham]: Được rồi, tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời. Tôi sẽ đưa nó vào danh sách. Đúng.

[Ruseau]: Trên thực tế, chúng tôi bị giới hạn bởi thành phố của chúng tôi. Đúng vậy. Nếu mọi người trong phòng đều như vậy thì Federal Rec sẽ có mặt ở đây.

[Parkinson]: Nó không ở trong thành phố.

[Graham]: Nhưng trường cộng đồng thì có. Đúng vậy.

[Preisner]: Được rồi. Vâng, vì vậy tôi muốn hỏi, bạn biết đấy, ai sẽ cung cấp nguồn lực cho ủy ban này bằng bất kỳ hình thức cơ sở hạ tầng kỹ thuật số nào? Vì vậy tôi sẽ tham khảo SOI. Có SOI. Đã có những cuộc khảo sát cung cấp SOI đó. Có lẽ có cả một danh sách các tài liệu công khai khác mà thực tế không thể truy cập công khai, nhưng lẽ ra phải như vậy. Bạn biết đấy, tiểu ban giao tiếp cộng đồng này sẽ có gánh nặng truyền đạt điều tương tự có lẽ tới nhiều người. Vâng, điều đó được thực hiện một cách hiệu quả nhất thông qua một trang web, có thể thông qua một kho lưu trữ được chia sẻ và chắc chắn có thể có một hướng tiếp cận bên ngoài Bạn biết đấy, cổng thông tin giống như một trang web giống như mọi trường học có một trong những dự án này và sau đó là một kho lưu trữ phụ trợ nơi Sheldon có thể xem xét lý do tại sao, chẳng hạn, nó có thể có sẵn cho các thành viên bất cứ lúc nào hoặc, bạn biết đấy , sắp xếp trong danh sách truy cập. Chắc chắn.

[Graham]: Tôi có thể cung cấp cho bạn một bản cập nhật. Chúng tôi có cái này. Vì vậy, chúng tôi thực sự đã mua một URL dành riêng cho ủy ban này và đó là buildMHS.org. Có đúng không? Được rồi. Vì vậy, URL tồn tại. Trang này tồn tại. Thomas thực sự đang làm việc dựa trên nền tảng của nguồn tài nguyên cộng đồng đó. Lý do chúng tôi yêu cầu bạn cung cấp tiểu sử và hình ảnh là tất cả những thứ đó sẽ xuất hiện trên trang web, vì vậy anh ấy đang giải quyết tất cả những điều đó trong vai trò Giám đốc Truyền thông. Tom đã đồng ý, mặc dù anh ấy là Giám đốc Truyền thông sắp mãn nhiệm, sẽ tiếp tục đảm nhiệm dự án này cho đến khi chúng tôi thuê được người thay thế anh ấy. Vì vậy, trang web đó đang được xây dựng bởi cả Thomas và một số sinh viên dạy nghề của chúng tôi, tôi cho là dưới sự chỉ đạo của Lisa Miller. Và sẽ có một thành phần tài liệu trong đó tất cả những tài liệu có thể truy cập công khai đó sẽ ở đó để khi ai đó nói, đây là đâu? Chúng ta có thể chỉ họ đến một nơi. Tất cả biên bản cuộc họp của chúng ta sẽ ở đó. Tất cả chương trình họp của chúng ta sẽ ở đó. Vì vậy, chúng tôi đã có sẵn toàn bộ cơ cấu để cố gắng thực hiện điều đó. Chúng tôi chưa hoàn toàn sẵn sàng, nhưng tôi hy vọng vào cuộc họp tiếp theo, chúng tôi sẽ có thể tham quan diễn đàn của mình. trang web đó.

[Preisner]: Được rồi. Ừm, và chỉ cần theo dõi là đó sẽ là cổng hướng ra ngoài. Còn phần phụ trợ cho chúng tôi thì sao?

[Graham]: Vì vậy, đó là một câu hỏi khó vì theo luật họp mở, thực sự không có điểm hỗ trợ nào cho chúng tôi. Ngay sau khi một chương trình nghị sự được đăng tải, tất cả các tài liệu của nó đều là một phần của hồ sơ công khai. Và nếu đúng như vậy, điều khó khăn là nếu chúng ta thực hiện những công việc ở hậu trường, rất có thể chúng ta đang vi phạm luật họp công khai. Vì vậy, các quản trị viên có bản sao làm việc của các tài liệu mà họ đang làm việc và họ không đại diện cho số đại biểu và họ có thể tiếp tục làm điều đó. Khi những tài liệu đó đến đây, chúng sẽ được đặt vào một ổ đĩa công khai. Và khi chúng ta nói về việc chỉnh sửa một tài liệu, không có sự chỉnh sửa ngoại tuyến nào của ủy ban này. Nó không được phép theo luật họp mở. Thật không may, chúng ta sẽ đau đớn ngồi đây và cùng nhau chỉnh sửa một tài liệu. Đây thực sự là một trong những phần đau đớn nhất khi quản lý quá trình này mà tất cả các bạn đã đăng ký. Tôi xin lỗi. Nhưng vâng, điều đó vô cùng đau đớn, nhưng ngoại tuyến, kiểu chỉnh sửa ngoại tuyến hoạt động cực kỳ hiệu quả ở mọi nơi khác trên thế giới không phải là một lựa chọn ở đây.

[Preisner]: Được rồi, không có Google Drive, không có tài liệu được chia sẻ, mọi thứ sẽ được phát hành. Khi chúng được phát hành, chúng sẽ xuất hiện trên trang web. Khi chúng xuất hiện trên trang web, về cơ bản chúng là quyền kiểm soát cấu hình và không thể thay đổi trừ khi những thay đổi đó được tiến hành ngược lại ở đây.

[Graham]: Chính xác. Đúng. Nó hoàn toàn khủng khiếp. Chúng tôi đã tìm ra cách để làm cho nó bớt khủng khiếp hơn, nhưng thật đáng buồn là ở mức độ ít khủng khiếp hơn. Và đó là một cách chắc chắn để khiến bạn gặp rắc rối với cộng đồng về cách chỉnh sửa tài liệu. Vì vậy, sẽ có, và khi chúng tôi thực hiện những điều đó, tôi thấy rằng những cuộc họp đó trên Zoom sẽ hiệu quả hơn nhiều. Bạn có thể ngồi ở nơi bạn cần ngồi và mọi người có thể xem tài liệu được chỉnh sửa và không thể nào có ý tưởng rằng tài liệu đang được chỉnh sửa mà không diễn ra công khai. Vì vậy, chúng ta phải bước đi rất nhẹ nhàng về điều đó. Nhưng vâng, đó là một quá trình.

[Parkinson]: chính sách hoàn toàn sai lầm, 40 thành viên. Và một thành viên đã nói, Simon, chỉ cần đảm bảo rằng bạn ở phía sau và thích, viết nhận xét của chúng tôi ở đó và ghép chúng lại với nhau. Và câu trả lời là không. Vì vậy, bạn gõ nhận xét của mình, phản hồi để nhận được phản hồi của bạn, chúng giống như được thừa nhận.

[Galusi]: Vâng.

[Parkinson]: Chỉ là, chúng tôi xin lỗi. Điều này giống như, chúng tôi đồng ý rằng đây có lẽ là điều lớn nhất

[Lungo-Koehn]: Vâng. Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã ở đây. Tôi cũng rất quan tâm đến lĩnh vực liên lạc, mặc dù làm việc rất vui nhưng tôi rất vui khi luôn nhận được một số cuộc gọi. Và họ sẽ quay lại đây.

[Graham]: Tất cả những cập nhật đó sẽ quay trở lại đây. Tôi có thể trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác về các tiểu ban hoặc bất kỳ điều gì khác có trong chương trình nghị sự không?

[King]: Tôi có một câu hỏi. Tôi có một câu hỏi về việc bỏ phiếu. Có, khi chúng ta bỏ phiếu. Vâng, chúng tôi không. Có một điều mà tôi chưa bao giờ nghĩ đến đó là việc cho phép sử dụng proxy.

[Graham]: KHÔNG. Không, không phải vậy. Proxy có được phép trong cuộc họp không? Không, bạn không thể chuyển phiếu bầu của mình cho người khác. Khi chúng ta hoãn cuộc họp này, chúng ta sẽ thực hành bỏ phiếu vì chúng ta phải bỏ phiếu để hoãn cuộc họp. Nói chung, điều đó sẽ xảy ra thông qua cái mà họ gọi là bỏ phiếu bằng giọng nói, trong đó mọi người chỉ cần nói đồng ý và chúng tôi đi. Chúng ta sẽ thực hành điểm danh vì nó Một lần nữa, kỳ lạ và khó xử. Vậy nên chúng ta sẽ làm điều đó để hoãn cuộc họp. Nhưng còn câu hỏi nào khác trước khi chúng ta hoãn cuộc họp không? Anh ấy đang chú ý. Nhưng tôi nghĩ một điều khác đáng để mô tả là có một số lượng lớn các thành viên không có quyền bỏ phiếu trong ủy ban này. Lý do cho điều đó không phải vì chúng tôi không muốn nghe ý kiến ​​của bạn. Bạn ở đây vì chúng tôi muốn nghe ý kiến ​​của bạn. Khi cuộc bỏ phiếu diễn ra, chúng tôi sẽ không gọi tên bạn và bạn cũng sẽ không bỏ phiếu. Nhưng ngoài điều đó ra, bạn còn là thành viên chính thức của ủy ban này. Tôi đã được cảnh báo rằng khi bạn có quá nhiều thành viên biểu quyết, việc tiến hành kinh doanh sẽ trở nên rất khó khăn vì bạn phải có đủ số đại biểu trong ủy ban để họp và tiến hành kinh doanh. Tất cả điều đó trở nên rất, rất phức tạp. Vì vậy, đây là nỗ lực của chúng tôi để nói rằng, chúng tôi muốn có một ủy ban lớn, nhưng chúng tôi cũng cần có khả năng di chuyển một cách hiệu quả và hiệu quả cũng như tất cả những thứ đó. Vì vậy, đó là loại lý do đằng sau. những gì chúng tôi đã làm ở đó. Và, bạn biết đấy, tôi nghĩ rằng, bạn biết đấy, quy mô của ủy ban này chắc chắn sẽ thay đổi trong suốt thời gian hoạt động của nó.

[King]: Vậy trong số 25?

[Graham]: Đúng, ủy ban có 15 thành viên bỏ phiếu, đây cũng là một số lượng thành viên bỏ phiếu khá tốt. Và chúng ta sẽ thực hành bỏ phiếu ngay sau đây. Nhưng có câu hỏi nào khác trong cuộc họp tiếp theo không? Các quy tắc, quy tắc và sự tham gia vào ngày 7 tháng 5, sự tham gia của cộng đồng vào ngày 8 tháng 5 và họ sẽ mang những phát hiện của mình trở lại nhóm này vào ngày 13 tháng 5. Vì vậy, phần lớn cuộc họp ngày 13 tháng 5 của chúng tôi sẽ làm việc thông qua những khuyến nghị đó, đồng ý về những kế hoạch đó. Một lần nữa, chúng ta đang ở chế độ bắt đầu. Và sau đó, chúng ta sẽ đi sâu vào nội dung của một số tài liệu mà chính quyền đang nghiên cứu và bắt đầu đọc qua những tài liệu đó nói về những gì ở đó và những thứ đó. Nhưng chúng ta sẽ di chuyển nhanh chóng. Chúng tôi đã sắp xếp lịch họp giống như một chút lý do ở đó. Chúng ta sẽ gặp mặt trực tiếp tốt nhất có thể tại Bishop 489 để từ nay đến cuối tháng 6. Tôi hứa với bạn rằng chúng ta sẽ quay trở lại các tối thứ Hai vào đầu năm học tới. Nhưng từ nay đến cuối tháng 6, giữa các cuộc họp hội đồng nhà trường và những ngày nghỉ lễ, thực sự không thể tổ chức được lịch trình như vậy. Chúng tôi sẽ chỉ gặp nhau qua Zoom vào mùa hè và chúng tôi thực sự đã chuyển các cuộc họp sang thứ Tư vì thực sự rất khó để có được một diễn đàn cho bất kỳ ai làm bất cứ điều gì vào thứ Hai và thứ Sáu trong mùa hè. Vì vậy, hy vọng chúng ta có thể thực hiện được điều đó, nhưng tôi đã cố gắng sắp xếp lịch họp nhẹ nhàng. Tôi nghĩ sẽ có nhiều tiểu ban hơn từ nay đến cuối tháng 8, nhưng đây chỉ là bước khởi đầu để mọi người có thể cố gắng sắp xếp cuộc sống bận rộn của mình. Đúng.

[Parkinson]: Tuy nhiên, đó là một câu hỏi proxy. Nếu bạn không thể làm được.

[Bowen]: Không sao đâu.

[Parkinson]: Gửi của bạn cũng gửi một email với tất cả những suy nghĩ và nhận xét của bạn. Chủ tịch, giọng nói của bạn đã biến mất. Vậy, ừm,

[Preisner]: Thực ra đây là một câu hỏi kỹ thuật. Vì vậy, một quý ông không thể khiến cuộc họp gửi cho bạn một email nêu rõ suy nghĩ và đề xuất của anh ta, thậm chí có thể là một quyết định. Trước đó, chúng tôi đã nghe nói email là một ý tưởng tồi cho hầu hết mọi việc ngoại trừ việc thiết lập chương trình làm việc. Và điều này nghe có vẻ giống như một vùng màu xám. Tôi đang thắc mắc, vậy bạn có biết luật hội họp công khai và hai điều đó xung đột với nhau không. Nó hoạt động như thế nào?

[Graham]: Vì vậy, tôi có thể nói với bạn rằng tôi nghĩ bất kỳ luật sư nào cũng sẽ nói với bạn rằng đừng bao giờ viết bất cứ điều gì, phải không? Vì vậy, đó là nơi chúng ta bắt đầu. Đừng bao giờ viết bất cứ điều gì bằng văn bản. Phải nói rằng, nếu bạn định viết điều gì đó bằng văn bản, thì trong tình huống đó, vâng, đó là một vùng màu xám. Điều bạn nên làm là liên hệ với ai đó và nói, này, tôi có thể gửi cho bạn suy nghĩ của mình được không? Và bạn đã thảo luận những điều này với ai khác hay bạn có ý định làm vậy? Và vì vậy nếu bạn có thể cảm thấy chắc chắn rằng mình có một mạch kín, phải không? Rằng bạn nói với tôi, tôi có thể gửi cho bạn những suy nghĩ của tôi được không? Và tôi nói, vâng. Và tôi nói, tôi sẽ không nói chuyện với bất kỳ ai khác về những vấn đề này, thế thì chúng ta ổn thôi. Nó chỉ trở thành vấn đề khi bạn đã kết nối với một số người đại diện cho đa số phiếu bầu trong ủy ban. Ví dụ: nếu bạn nói, tôi muốn nói với hai người vì tôi không chắc ai sẽ thực sự thực hiện cuộc họp, thì điều đó vẫn ổn vì bạn đang ở phía nam của tám giờ. Khi bạn đã nói chuyện với chính mình, kể cả với tám người, bây giờ bạn đang gặp rắc rối. Đó là khi bạn đã vi phạm luật họp công khai. Phần khó khăn là tất cả mọi người tham gia phải có cùng sự hiểu biết về những người đã tham gia vào cuộc trò chuyện đó. Tôi đã bỏ lỡ điều gì?

[Parkinson]: Bạn có thể rất có chủ ý. Tôi chỉ đang nói với bạn thôi, và bạn giống như, ừm. Và sau đó bạn đi và làm điều tương tự. Tất cả chúng ta đều vi phạm luật pháp, bất kể chúng ta đã làm gì để cố gắng bảo vệ nó. Vì thế tôi nghĩ việc vẽ một đường thẳng là rất thú vị. Đó là sự cân nhắc nối tiếp không quan tâm đến bất cứ điều gì. Đó không phải là nội dung, kế hoạch hay bảo hiểm. Chỉ có hai chúng ta thôi phải không? Vâng. Bạn đi và vi phạm điều đó. Tôi đã phạm luật. Ngay cả khi tôi không biết. Đúng, đúng. Vâng, điều đó khá tốt. Chúng ta đã quyết định chưa?

[Graham]: Chúng tôi sẽ cung cấp cho mọi người một địa chỉ email của Trường Công lập Medford. Và tôi thực sự khuyến khích bạn không sử dụng email cá nhân của mình trong bất kỳ trường hợp nào cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến MSBA. Vì vậy, ngay khi những email đó được thiết lập, chúng tôi sẽ chuyển đổi mọi thứ. Nhưng tôi thực sự khuyên bạn không nên sử dụng email cá nhân của mình cho bất cứ việc gì.

[Parkinson]: Nó làm cho việc tuân thủ hồ sơ công cộng trở nên đáng sợ hơn. Tôi là nhân viên truy cập hồ sơ của khu học chánh. Bất kỳ tài liệu nào được thực hiện ở trường kinh doanh chính thức ngoài ghi chú cá nhân của bạn đều là hồ sơ công khai cần phải được cung cấp hoặc ít nhất có thể xem lại được nếu ai đó yêu cầu. Vì vậy, thực hiện tất cả trong địa chỉ email Trường Công lập Medford của bạn, trong bộ Google của Trường Công lập Medford, nơi bạn ghi chú và những thứ tương tự, thực sự hữu ích khi chứa tất cả mọi thứ trong không gian đó. Có câu hỏi cuối cùng nào không? Bây giờ là 8.03. Chúng ta chỉ làm theo quy định của Robert để hoãn cuộc họp này thôi. Có kiến ​​nghị hoãn lại không?

[Graham]: Đề nghị hoãn lại của Thành viên Olapade, được Thành viên Ruseau tán thành. Cảm ơn. Ồ, bạn không thể. Được biệt phái bởi Tiến sĩ Edouard-Vincent. Được rồi, tôi đang điểm danh. Thị trưởng Lungo-Koehn, vắng mặt. Maurice Edouard-Vincent, vâng. Đúng. Suzanne Galusi, vâng. Peter Cushing. Đúng. Marta Cabral. Libby Brown. Vâng. Marissa Desmond. Maria Dorsey. Đúng. Brian Hilliard. Vắng mặt. Tracy Keene. Đúng. Emily Lazzaro. Vắng mặt. Nicole Morell. Vắng mặt. Aaron Olapade. Đúng. Luke Prisner. Đúng. 10. Khẳng định. 0 ở mức âm. 5 vắng mặt. Cuộc họp bị hoãn lại.

[Parkinson]: Báo cáo là gì? Nó có được trả tiền không?