[Graham]: Напитки там. Одна минута. Есть небольшое совпадение, но обычно я слышу одного человека за раз.
[Austin]: Идеальный.
[Ruseau]: Вся банда здесь. И я думаю, что Чад — единственный человек. Мы вернемся.
[Galusi]: Мы друг друга как час.
[Graham]: Сюзанна, ты знаешь Люка? Я не думаю, что знаю. Я бы хотел увидеть колеса.
[Parkinson]: Ого, кажется, я ни одного не видел. Хорошо. Добрый вечер. Настраиваемся сегодня. В будущем у нашего Zoom будет гораздо более функциональная комната Zoom. Мы просто ждем, когда придет наш продавец. Микрофон там в центре. Он полностью беспроводной. Поэтому нам нужно его перемещать по мере необходимости, но он также выполняет функцию динамика. Так что, если мне придется отключить что-то, я это сделаю. Если будет слишком много шума, просто дайте мне знать.
[Graham]: Есть ли у нас люди в зале ожидания в Zoom?
[Parkinson]: Зал ожидания открыт, поэтому люди могут войти в него в любое время. И если мы кого-нибудь увидим, мы просто вышлем вам код.
[Graham]: ОК, отлично. Спасибо. Добро пожаловать всем. Мы здесь. Мы сделали это. Это на самом деле очень интересно. Спасибо всем, что пришли. Просто в порядке планов на вечер: мы собираемся выехать в 8. Мы собираемся уехать раньше восьми. Во-первых, я собираюсь немного изменить повестку дня, потому что Джанель из KP Law здесь, чтобы провести открытый тренинг по праву. Поэтому мы пока пропустим введение. чтобы Джанель могла провести открытое собрание во время тренировки, потому что у нее есть обязательства на вторую половину этой встречи. Поэтому я хотел убедиться, что у нее достаточно времени, чтобы это сделать. Но прежде чем мы это сделаем, я просто проведу короткую перекличку, чтобы мы, для протокола, знали, кто здесь. Дженни Грэм здесь. Мэр Лунго-Кен.
[Galusi]: Здесь.
[Graham]: Доктор А.С. Эдварда Бенсон. Здесь. Доктор А.С. Галузи.
[Galusi]: Здесь.
[Graham]: Доктор Кушинг.
[Galusi]: Здесь.
[Graham]: Модератор Кабрал. Здесь. Леди Браун. Здесь. Марисса Десмонд, Мария Дорси, Брайан Хиллиард, он отсутствует. Трейси Кин, Эмили Лаззаро отсутствует. Сегодня вечером у нее собрание совета. Николь Морелл отсутствует. У нее уже был конфликт. Аарон Лопейт, Люк Прейсснер, Ларри Браун, Боб Дикинсон, его сегодня вечером здесь нет. Фиона Максвелл, Джоан Боуэн, Томас Далтон, кажется, приедет Чад Фэллон. Лори Ходжкин, Джон Маклафлин, Поль Руссо и Филип Сантос сегодня не присутствуют. У него тоже была конференция. Итак, кворум у нас есть. Всего за несколько минут вы узнаете, почему это важно. Но через секунду я передам это Джанель. Но я думаю, что начну с того, что все наши собрания подпадают под действие закона об открытых собраниях. А учитывая четырехлетний опыт работы на открытых собраниях, это очень неуклюжий способ выполнить работу. Так что я просто скажу, что это мой личный опыт. Это существует по какой-то причине. Это абсолютно необходимо, но это потребует от всех вас тщательного обдумывания не только того, что вы говорите и делаете на собраниях, но, что более важно, того, как вы ведете себя вне наших собраний, потому что вы можете случайно оказаться в конфликте с законом об открытых собраниях. MSB требует, чтобы мы проводили все наши собрания в соответствии с законом об открытых собраниях, поэтому мы подумали, что для всех важно иметь какое-то обоснование во всем этом. Хм, избранные должностные лица в зале, очевидно, знакомы с законом об открытых собраниях и могут дать советы любому, у кого есть вопросы. Я только что подписал их для этого. Хм, я бы сказал преподавателям в комнате, что вы обычно постоянно взаимодействуете со школьным комитетом и, как правило, не подпадаете под действие закона об открытых собраниях, но в этой комнате и по этой теме вы подпадаете. Так что это просто своего рода тюнинг таким образом, ваш набор обязанностей. Так что я собираюсь передать это Джанель. Джанель, не могли бы вы сообщить нам, хотите ли вы задать вопросы по ходу дела или хотите, чтобы мы отложили вопросы до тех пор, пока вы не закончите.
[Austin]: Sure. Thank you so much. Can everyone hear me okay? Yes. Thank you so much for having me this evening. Happy to present on this very important topic of the open meeting law. I will dive into the public records law a little bit to the extent there's a little bit of overlap. I always think it's a good idea to cover these topics. Certainly I agree in terms of open meeting law compliance. I represent the city of Method, other communities across the state, and we are seeing a significant uptick in open meeting law compliance. So certainly a good opportunity to provide best practices, talk a little bit in terms of you know, what your role is in terms of open meeting law compliance, and I understand that some members may be more familiar than others, so I'll try to start with best practices, and I think that's always a good idea. If there are certainly any questions after the training, or along the way, I think we can feel free to interject. I'm an informal person, as many of you know, happy to have this be a conversation. If someone feels more comfortable speaking to me after the training, I'm certainly happy to make myself available as well. And the mayor has my contact information, happy to provide that. I would also start by saying certification is really important. So for any member that hasn't already completed their open meeting law certification, I recommend that be done as soon as possible. The new Attorney General has put forth a new updated open meeting law guide. last year. That's available on the Division of Open Government's website. I'm happy to circulate the link after this, but in my opinion, if any members are due for their open meeting law certification or for any new members, it's a good idea and certainly required under the open meeting law that that be conducted. We are going to cover best practices tonight where this is a public meeting. I don't want to go into any specifics or anything that may invoke the open meeting law in a non-confidential way. Certainly if there are any questions, happy to follow up afterwards. I think I have the ability to share my screen. So I wanted to go through the slides that I have. And again, if anyone has any particular questions, happy to either interject. I won't take offense or go from there. Can everyone see the slides okay? Great. So we're here tonight to talk about the open meeting law. I'm gonna talk about best practices. I'm gonna go through the sort of fundamentals of the open meeting law. We certainly start with the premise that the open meeting law, public records and conflict of interest law throughout the country are really, you know, aimed at government transparency and to eliminate secrecy in terms of the work. that you all are doing. So we know that under the open meeting law, public bodies such as yourself that are subject to the open meeting law can generally only conduct public business through their public meetings, unless there's a specific exemption applies called an executive session, which would allow you to have a confidential meeting. And we'll cover that a little bit further in the training. But in essence, the open meeting law regulates the process by which public meetings can be held and conducted. And there are really several components to what the open meeting law requires. So one, what types of meetings are subject to the law? What rules need to be followed to hold a meeting sufficient to give members of the public notice? And what are the common violations and why? And I think this is always a good idea to cover, again, not to scare anyone or detract from any of the important work that you all are doing, but really just so we're all aware of what the Attorney General's Division of Open Government requires in terms of enforcement, and really to make sure everyone's on the same page with respect to the work and business of the committee. The open meeting law addresses four major issues, so I want to cover those in detail. And apologies if this is, you know, some information that many of the members may have, but I think it's always a good idea to do a refresher. We know that the open meeting law requires notice. Essentially, it requires that postings be conducted no more than 48 weekday hours prior to the meeting. We know that the notice has to be posted in a location accessible 24 hours a day, including the website, and the meeting has to be held in an accessible location under the ADA. If you are meeting virtually or in a hybrid format, we can talk about that. Certainly, information should be available so members of the public know how to log in at home, and any location that you're meeting in person should be accessible as well. We also know that the meeting notice or the agenda should have detailed subject matter items, so we'll talk a little bit about what that means. But it's a detailed list of topics that you will all review so that a member of the public can look at that meeting notice at home and say, yes, I'd like to attend the meeting because I know these topics are going to be covered, or no, I'm going to pass on this one and go to the next one. someone should be able to say, I understand what this meeting is about and I want to attend this meeting based on what's on the meeting notice. We're going to talk a little bit about the nature of the meeting. As I mentioned at the beginning, there's a presumption under the open meeting law because of government transparency issues for an open session. So the meetings conducted as we're meeting tonight in an open session so members of the public can see in real time what the public body is doing, the votes that are being conducted and the deliberation, and we'll talk about what that means, of the body's business and the public business being conducted. There are certain pretty narrowly tailored reasons for a closed or an executive session, and we'll talk about the procedures if you do end up meeting in executive session. Conduct of the meeting, this is a hot, hot topic in recent years, essentially, you know, what rules govern public comment? What are the free speech principles that may apply? Who gets to speak and when in remote and hybrid meetings? So we'll cover that. And then the fourth major component of the open meeting law is the meeting minutes themselves. Essentially the content of the meeting, detailed enough, similar to a meeting notice to allow someone that wasn't present to know what transpired or what took place at the meeting. The timing for drafting and approving those meeting minutes, essentially for an open meeting within three meetings or 30 days, whichever is later, is a standard that the Attorney General's Division of Open Government established. And we'll talk about the process to do that. Most of the public bodies that I work with usually have them approved at a, you know, an open meeting of the public body for any meeting minutes, but some decide to designate that task to the chair or to another individual. That's a policy decision, but we can talk about that if anyone has any questions on that as well. So we'll go through the overview essentially. 48 hours, I can't tell you how important that is prior to the date of the meeting. So certainly to be cognizant of legal holidays, vacation schedules, certainly as the summer months come up and there's various holidays in play, Memorial Day, Juneteenth, as well as July 4th, something to be aware of as you schedule meetings that it's 48 weekday hours, not including holidays or weekends. The meeting notice should list all the topics with specificity. And regardless of whether the meeting was posted correctly, We know that the open meeting law says that a meeting occurs whenever a quorum of your public body discusses matters within its jurisdiction. So we're gonna spend a lot of time on email practices and text message practices, because I certainly agree with the statement at the beginning of the meeting, that in essence, it's just as important what occurs outside of a public body's meeting under the open meeting law as to what occurs during a meeting. So we're gonna talk about pitfalls and some things to be careful of relative to your work. And essentially something that I see all the time and to be careful about is that we know that a quorum can be reached regardless of whether an email goes to the entire public body or whether it goes to several members and then it's forwarded to other members. So we're gonna talk about that. We call that serial communications and it's something with the, you know, explosion and all of us use technology all the time. It's something to be aware of, certainly, as you serve relative to the open meeting law to not get into a situation where there's deliberation over email or text message or other social media mechanisms. Subcommittees, I don't know if you intend to create any subcommittees, but certainly wanting to review that as well as we provide an overview. A subcommittee is also subject to the open meeting law. The intent to create a subcommittee essentially is not required, and the attorney general will look to determine whether or not the subcommittee is within government, empowered to act collectively in serving a public purpose. So generally speaking, unless there's an exception, and we'll talk about that, a subcommittee of your committee is essentially subject to the open meeting law. just as the entire compliment would be. You know, there are exceptions to that. If the mayor created a subcommittee to advise just herself or the superintendent did, where they are not individually subject to the open meeting law, a subcommittee created by them wouldn't be. It's a very fact specific analysis. So we just wanna be really careful with respect to the creation of subcommittees or working groups or task forces. to determine whether or not they are subject to the open meeting law. Some practical ways, I try to be practical as many of you know, to avoid violations of the open meeting law. One person reporting back to the public body doesn't create a subcommittee. And if multiple members are using, doing work on behalf of the public body, you would wanna post a meeting and comply with the open meeting law. Any questions so far? Okay, I'll continue on. Some tips to stay out of trouble. And this is all things that I've seen in advising municipalities since 2006 on open meeting law and public records issues. So it certainly comes from experience. If you are attending a meeting of another public body, school committees, city council, the city of Method. Um another. I'm sure you're all very involved in the city of Method and the work that the city does. You want to avoid creating the appearance, whether that be at another public bodies meeting or social event or community event. Um that you are discussing matters within this public bodies jurisdiction. Um I've handled open meeting law complaints or issues over the years where there's an or there was a community event and I think that they were talking about X, Y and Z. So certainly you wanna avoid the appearance that you are discussing municipal business. To the extent you need to meet jointly with the city council or the school committee or another public body, you can post a joint meeting to be held at the same time and place and then minutes would be prepared just as they would for any other meeting that you may have. If you're doing a site visit, certainly, best practice may be to send a representative to report back, and then that content is included in the next session's meeting minutes. You don't want to be in a position where there's a site visit at a particular location, for instance, that is not accessible. And then we're going to spend a lot of time tonight on email, but I can't reiterate this enough to try to avoid the use of email or text messages or social media. amongst a quorum of your public body. Locations, you're gonna wanna file your meeting notice with the city clerk and they're online as well. Some best practices with respect to using your or posting your meeting notice. I would recommend not using acronyms or abbreviations. Really someone that just moved to the city of Method should be able to pick it up and say, I understand what's going on at this meeting. We all that do work with public bodies and public entities understand terms like MSBCA or MSBA, DEP, you know, DEF DESI, but certainly, you know, for the first time, you may want to spell it out just so everyone knows what is being discussed. The meeting notice should indicate the date and time of the posting. And if you do revise it, I don't know what the practice is going to be. You're going to want to include both the date that it was originally drafted and then the revised date as well. And that should be done 48 hours, 48 business hours in advance. Regularly occurring items do need some more detail than just these examples that I've used. What we know from recent determinations from the Division of Open Government is that more detail is better than less detail, so we don't really want to use categories such as new business, old business, or departmental report. We really want to specify, for instance, correspondence and list if there's any notable correspondence or you know, budget analysis and list any particular reports, for instance, that are going to be done. So I would recommend erring on the side of more, not less specificity, which should be helpful to alert members of the public about the exact topics that are going to be discussed. Any questions on any of this? Great. Some practical considerations, and this does come up obviously from time to time, scheduling matters or space limitations. Generally, a meeting may not be continued from one night to the next as a matter of course, unless that continuation is posted under the open meeting law. So if you couldn't meet tonight, would have to reschedule this meeting and repost it for the new date and time. And the notice requirement under the open meeting law doesn't substitute or supersede any other notice requirements if you have them under any other legal requirements. So always worth double checking to make sure you're covering any publication notice or anything else that may be required. Emergencies. I can't tell you how many questions I get regarding emergencies, particularly in the winter months with inclement weather. There are very limited instances when a public body can meet without that 48 hours notice that's required. Poor planning doesn't equal an emergency. We know from determinations of the Attorney General's office. So if there was just a mishap with respect to scheduling, and I certainly understand everyone's doing the best they can, and you certainly have a lot of schedules to figure out, with respect to the public body's business, but generally an emergency is limited to natural disasters, public health matters, and public safety issues. So something to be aware of. We can talk a little bit about if something's unanticipated, that's a little bit different, but hosting is really limited in the emergency context. If you do have an emergency you really need to meet, There's a specific reason why the 48 hours couldn't have been, it couldn't have been posted with the 48 hours. You do want to comply with the open meeting law to the extent you can, and really limit deliberations to just that emergency matter. You're gonna take meeting minutes of that emergency meeting, and then you'd wanna post a follow-up meeting where you basically ratify the action that was taken at the emergency. So let's hope for no emergencies. but just wanted to make sure everyone had that information as well. Conducting meetings. So we're gonna move a little bit from the notice piece of this and the agenda piece of the open meeting law to now how those meetings are conducted. These are topics that I often receive a lot of questions about. So I just wanted to make sure everyone had the best practices related to these particular topics of the open meeting law. We know that If the meeting is being recorded, similar to whether it be on Zoom or in person, that there should be a public statement or notification to the public through the technological means that the meeting minute is going to be recorded. And the basis of that is the Massachusetts wiretap statute. We can't secretly record anyone in Massachusetts. If an individual wants to record the meeting on their own, it's not otherwise recorded. So if someone shows up to an in-person meeting, it used to be when I started doing this, it would be the big, you know, the big recording device with a tripod that we had the old VCR tapes for. Now, of course, it's iPhones. The individual must inform the chair of their intent to do the recording. And then the chair would make the required announcement to the public body members as well as members of the public indicating that the meeting was going to be recorded. In my opinion, the chair can decide to reasonably regulate the recording placement. Obviously, as technology is smaller and smaller, this is less of an issue, but we don't want to block anyone's view, so to speak. And people can be in a position where they're not interrupting or there's no disorderly conduct in the meeting themselves. Any questions on recordings? Nope. Okay, thank you. Email. I would say, I'm going to try to do the math here. 70 to 80% of the open meeting law complaints that I deal with relate to the use of email, text messages, or other social media mechanisms. So I say that again, we all use technology, it's efficient, it's quick, It garners a quick response and certainly, I'm sure you all use it, you know, in your other lives, professional lives, personal lives. But really, the open meeting law does not encourage the use of email or other text messages by members of the public body to conduct their business. Email is explicitly addressed in the open meeting law, and it is often the reason I see for a violation to be determined by the Attorney General's office. And what the law requires is that a quorum, either collectively, so reply all situation, or, you know, a group of individuals or one individual forwards it to another who forwards another, can constitute an open meeting law violation. Members should really be cautious and a best practice would be not to use email to share ideas, beliefs, opinions, concerns, whether serially or in a single email regarding business. And you can't use another member to, you can't send an email to a non-public body member to then circulate out to the group as well. Some practical approaches, certainly beware to reply all on emails and really limit the use of email to scheduling purposes only and try to avoid using it to undertake business. We should always assume that emails could be forwarded to, you know, a local blogger, put on Facebook, sent to the newspaper. I've seen it before. So we really want to be very considerate of the use of email. And this is where there is the overlap with the public records law because even if you're volunteers, emails or text messages or social media posts that are made in your official capacity or in relation to your service on this committee really are subject to the public records law as well. And so if you use a Gmail account or a personal cell phone to send an email or a text message, and there is a public records request for that, that certainly would be subject to the public records law, most likely. So just something to be very cognizant of as you begin your service. Is there a question? No, I think we're good. Okay, great. Thank you. Texting and social media, texting and social media, similar, also subject to the open meeting law. Facebook, Snapchat, Twitter, Reddit, all of those are subject to the public records law and the open meeting law to the extent there is deliberation. If you are a user of social media, certainly in your individual capacity, you have free speech and first amendment considerations. So I'm not gonna speak directly to your individual rights, but certainly some practical approaches if you are posting on your service, you don't wanna direct comments to your other members, And if a matter directly involves issues pending, you might wanna consider not engaging. Certainly again, be thoughtful about the comments that are made and consider using separate accounts if you do run for something. Remember that applicants or any individual before you has due process rights. So certainly something to be cognizant of as well. The open meeting law, does not mandate, we're gonna talk a little bit about the authority of the chair in public comment, does not mandate that any particular person be allowed to speak at a meeting. So that's something we've seen a particular uptick in, both with respect to First Amendment auditors across the state, and also I'll talk a little bit about a case that came out last year that is really important. The open meeting law doesn't require that you even allow public participation or public comment, though I certainly understand that most public bodies do. The open meeting law indicates that the chair essentially has the sole discretion as to who may speak and for how long. So comments are directed through the chair, as you know. And while public comment isn't required under the open meeting law, allowing the public to speak during your meeting or restricting any speech, other than based on time, place, and manner restrictions, and we'll talk about what that means, does have serious constitutional implications. So certainly if you do allow public comment, all of the decisions as to who's going to speak or for how long should be content neutral. So not based on the particular message for a speaker or what that individual says, but just based on the time that's allotted. Some public bodies I work with say 15 minutes of public comment, everyone gets two or three minutes, people are allowed to speak once or twice depending on how busy the agenda is. And some have adopted public comment policies as well. So certainly something to put out there to all of you to consider. And we'll talk a little bit more about public comment, but the chair does have the authority to regulate it subject to those constitutional restrictions. Public participation, whether or not to allow public participation is a significant policy decision. here are a couple of factors for all of you to consider. When will the public participation period occur? Is it going to be at the beginning of the meeting? Is it going to be in the middle of the meeting or at the end of the meeting? How long will it be? You know, like I said, 10, 15 minutes is usually what I see, but there are some meetings where warrants particular input from members of the public. And so you all may decide a half an hour or an hour We just want to make sure it's equal across the board for anyone that wants to speak. How long will each person be allowed to speak and whether or not each person can speak more than once. So conducting the meeting, policy issues for public comment periods, any rules about public participation must relate to the process. such participation and cannot relate to any speech protected by constitutional principles. Any restrictions on an individual's speech must be narrowly tailored. So again, try to give some practical advice here, items to consider. During a public comment period, you certainly want to avoid a debate to the extent you can. You want to avoid responding before you've had the time or opportunity to discuss it or if the matter is controversial. And it is perfectly fine, both under the open meeting law, as well as under constitutional considerations, to just leave matters raised during public comment unresolved. They're not on the meeting agenda itself. And so it may be something that you decide to put on a a future meeting agenda so that members, the public that may be interested in the topic can come to the next meeting and say, okay, this is going to be reviewed. We're going to have an open discussion. We're going to be able to deliberate on it. So some practical items to consider there. Matters not reasonably anticipated by the chair that are going to be discussed by all of you must be added to the agenda. after the posting deadline to the extent feasible. And I'll give an example of that. If you are going to designate a staff member or someone else to work on your agenda, you wanna make sure that that person understands that it has to be added as soon as possible. And like we had talked about at the beginning with respect to the meeting notice, the updated agenda should show the original date as well as the date that it was changed. Matters not reasonably anticipated by the chair may be discussed and acted upon, but the Attorney General's Office does recommend, unless it requires immediate attention, it really should be put off to a later meeting and included in that meeting posting. So it really is, was this matter so time-sensitive, but yet unanticipated that it had to be discussed at this meeting? We updated the meeting agenda, and we're going to essentially discuss it, or can we put it off to the next meeting because it isn't time sensitive and it really could have been anticipated based on the totality of the circumstances. Any questions on any of that? I know it's a lot of content. Anything from any of the members? Looks like we're good so far. Okay, thank you so much. Meeting minutes, I don't know if you've all determined how the meeting minutes will be prepared or created and approved, but wanted to make sure, and I'll make these slides available to anyone that wants them after the meeting. I'll certainly circulate them so you have them as well as some other materials that may be helpful as a little open meeting log guide. The date, time, and place of the meeting and members present and absent does need to be included. You know, I get this question all the time. Are the meeting minutes a transcript? And the answer is no. What we know is it doesn't need to be a verbatim transcript of what transpired, particularly as I would imagine you're going to have longer meetings from time to time. What the attorney general's office has said and what the open meeting law requires is that it has to have a detailed summary of the discussion of each topic so that a member of the public sitting at home that goes to the website and looks at meeting minutes once they're drafted and approved says, okay, I understand what happened at this meeting, right? I understand this was the topic discussed. This is the general nature of the discussion. These were the votes that were taken. Here are the next steps. It can't be very cursory, but at the same time, it doesn't need to be a verbatim transcript. We do know that it should have the decisions made, any actions taken, and any votes recorded. You all did proper roll call vote at the beginning. If you are meeting in a remote capacity, you do want to do a roll call vote, and we'll talk about that in a little bit as well. The meeting minutes should also reference any documents or other exhibits that you use or consider during a meeting. They don't need to be attached to the meeting minutes, but we just want to reference them so that if there is a public records request or a request for those meeting minutes and all materials that you use during the meeting, someone can go back and figure out what was discussed and put the package together to then send to a member of the public. Meeting minutes do need to be approved and drafted in a timely manner. We know that that requires under the current regulations that that approval has to transpire within the next three meetings or within 30 days, whichever is later. There are several determinations that talk about, you know, staffing constraints or operational constraints alone aren't really a good reason for a delay in those approval of the meeting minutes. Certainly things happen. Everyone's busy and people are doing the best they can. My general advice and best practice is to try to stay on top of the drafting and approval of the meeting minutes as best as you can, given your other responsibilities. A question has come up very frequently in the last couple of years, can a public body use Google Docs or another document sharing mechanism to edit edit the meeting minutes in advance of a meeting to make that a more efficient process. And generally that is not allowed under the Open Meeting Law because if several members are going into Google Docs and sharing their comments outside of a public meeting, that could constitute a deliberation. It can be delegated, this task, to one individual. It's a matter of policy in terms of how you want to handle it in terms of efficiency, but there are different methods, so if you have any questions on that, feel free to let me know, and I'm happy to walk through it. Meeting minutes are Minutes of open meetings are public records as of the moment of their creation, regardless of whether they've been approved. So draft meeting minutes are subject to the public records law, just as approved meeting minutes are. Certainly personal notes, so if you take personal notes that are not shared as part of the public body's official files or the school department's files or the city's files, those are personal to you. And I would argue those are exempt under the public records law. But the meeting minutes, even in draft form, would be subject to disclosure. And there is a slightly shorter timeframe for a request for meeting minutes under the open meeting law. It's 10 calendar days. For a public records request response, it's 10 business days. So I just wanted to make sure you had that information as well. Executive session minutes. I don't know how much you all will meet an executive session, but certainly wanted to make sure everyone was aware of what an executive session is and how those meeting minutes differ from open session meeting minutes. The open meeting law allows public bodies to meet an executive or confidential session for specific reasons, those are all spelled out in Chapter 30A, Section 21. And I have many handouts on this. If anyone wants it, feel free to let me know. Happy to share it with all of you. Basically, if you all meet in executive session, either for litigation or real estate reasons, or there's a particular complaint, those are the most common reasons to go into executive session. There are specific requirements that apply. There must be notice. There need to be roll call votes. And those meeting minutes as opposed to the open session meeting minutes are confidential so long as that executive session purpose applies or there may be another reason to keep them confidential even after they're released under the public records law. Essentially, executive session meeting minutes can be withheld until that purpose has been met unless they're protected under the public records law. And the most common example of that is if you were meeting regarding, you know, threatened litigation or litigation that you were involved in, I hope that never happens, under Purpose 3 of the open meeting law, and you had counsel advising you at that meeting, the litigation settles, the, you know, there's no threat of litigation, all of that goes away. but the meeting minutes themselves may be able to be redacted under the attorney client privilege. So there is a little bit of overlap there with respect to the open meeting law process and the public records process. So just want to make sure everyone knew that. If you do meet an executive session, the open meeting law requires the chair or the chair's designee to review executive session meeting minutes routinely. I usually recommend quarterly just to see, can the meeting minutes be released? Has the purpose expired or not? And so that, to get in the habit of doing that, if you do end up meeting in executive session, I think is very helpful as things progress. Same timeframe in terms of a response, the 10 calendar days as well. Not that you need to release them, but just that a response be provided. Any questions on that so far? Nope, we're good. Thank you. I just want to check in every once in a while just to make sure. Executive sessions, if you do meet an executive session, you're going to first convene an open session. This question comes up all the time. Well, we're just having an executive session, Janelle. Like, what do you mean? Well, you have an open session, you start, and then the public sees you vote to go into executive session. That's what the open meeting law requires. You're going to announce the purpose of the executive session without compromising the reason. You know, this comes up more often, I would say, for land use boards, for instance, but if you had, if there was a threat of litigation and you didn't want to impact that at all, certainly may decide as a matter of policy, we can't discuss this. So something to be aware of. You're going to take and record a roll call to vote to go into executive session. and announce publicly whether or not you're going to return an open session or reconvene at all. Exhibits and documents are going to, again, be stored in reasonable proximity to the minutes so that we understand what the record of the meeting, what happened at the meeting, what transpired, and really only, I can't stress this enough, discuss the matters that are cited. So if you do feel as if you have a reason to go into executive session to discuss things secretly, And again, they're very narrow for the reasons you can do this. You really only wanna discuss those matters. You don't want the conversation of we are in a different direction that should be discussed in open session because I have dealt with open meeting law complaints alleging that when the minutes are released, everyone can see there was an open discussion of something else. So really be cognizant that you're only talking about what you can talk about in executive session. And again, it's 38 section 21, and the open meeting raw guide that I can circulate after this meeting goes through all of that in detail and there's a very helpful checklist that I have as well that I'm happy to provide to the committee as they conduct as you all conduct your work. I do get this question quite often, so I wanted to make sure you all knew. If an executive session is anticipated, it does need to be listed in appropriate detail on the meeting notice, again, without compromising your position, and the vote to enter into executive session must also be listed as well. You know, it's often that You have an open meeting and someone will say, well, can we go into executive session now? And the answer is most likely not. The same posting requirements apply unless there's an emergency or unanticipated item. So I wanted to cover, before we go into questions, and I'm happy to answer any questions that anyone has, a little bit of the enforcement process, just so you're all aware of it in case this ever comes up, and I hope it doesn't. You know, step one is if there was an open meeting law complaint that a written complaint be filed, there's a specific form within 30 days that someone found out about the alleged violation. And then from there, the public body would review the complaint, discuss a response and issue a response to the complainant along with any action that was taken. The complainant can essentially be satisfied and not do anything else and say, I'm completely content. with how the committee responded, or alternatively, they can say, I want further review with the Attorney General's Office. And the Attorney General's Office has a specific division, the Division of Open Government, that is charged specifically with enforcement of the open meeting law. There's a director of that division and several attorneys, and they essentially review open meeting law complaints to determine whether or not a violation has occurred. There are a variety of options. If there is a violation that the AG's office has, they can nullify the action that's taken. There are fines that can be imposed for intentional violations. There is also the option to go to court to seek further relief if an individual wants to. And then three registered voters can also bring an action in superior court. You know, I think the bottom line here is to really take those best practices and try to employ them to the extent you can. And if there's any questions along the way, better to ask at the beginning than to let it go further than that. Any questions so far? Nope. Nope, I think we're good. Okay, thank you. So I wanted to cover some recent notable court decisions. I've given a long summary here just so everyone has them. I think really the takeaway is the Barron case is a huge case that was recently decided by the SJC, the Supreme Judicial Court, which is the highest state court in the Commonwealth. And that really dealt with public comment periods. And essentially, in summary, the court held that while Municipalities are not required to provide public comments during board and committee meetings. If you are required to do so, they have to comply with the provisions of the constitution. So after this decision in South Borough, and I encourage you to all read it if you're interested, and I have a copy if anyone wants it, in my opinion, care should really be taken that any public comment period, like we talked about a couple of slides back, is limited to these reasonable time, place, and manner restrictions, rather than mandating quote-unquote civility or other content-based restrictions. You know, certainly this was a trend since the court reviewed this Corey Spaulding case versus Town of Natick School Committee back in 2018. closely tracked that case and the ACLU was involved in that litigation. That also dealt with public comments during public meetings where there were allegations the committee improperly limited comments made by members of the public, which were critical of the committee, but allowed other individuals to speak. If we look at these cases together, essentially, I think it makes sense to have a public comment policy or consistency across the board with respect to time, but regulation of content is really problematic in light of these decisions. So if there are specific questions of that, as you begin to conduct your business, certainly let me know. I'm happy to analyze that. I've worked on a lot of public comment policies since the Barron decision was decided. So happy to answer any questions that anyone has on that. I think practically speaking, most people do the time restrictions for public comment period and decide where in the meeting they're going to have public comment based on their other businesses, business for that meeting. I've included reference to two other cases. The Town of Swansea case was about sufficiency of meeting minutes. So I wanted to make sure you all had that as well. And then the Bolter versus Whelan case was really, and I don't know how much this would impact your work, but really dealt with employee evaluation processes. The current state of the open meeting law. So we know that the COVID-19 pandemic era changes are in place until March 31st, 2025. They were extended by Governor Healey in a supplemental budget bill that further extended those temporary measures. They were put in place in 2020 and extended several times. I just wanted to alert all of you that there is also significant pending legislation that would either seek to extend this further or make modifications to the open meeting law. I haven't heard it moving quickly at the state level, but certainly will keep All of you updated along the way, if there are changes, we would update, certainly update you, but for now, you can meet entirely in person, you can meet entirely remotely, or you can meet in a hybrid format. You know, I think instead of holding meetings in a public place, you can provide adequate alternative means, and we'll talk about what that means. Public body members can also participate in meetings remotely as well. The changes are still optional, There are technological considerations, we'll talk about that, but essentially the 2020 changes that were in place remain in effect through at least March 31st, 2025. And I would imagine there'll be further action on those in the next six months. Adequate alternative access, what does that mean? It means that if you are providing, if you are meeting remotely, you have to provide real-time access. A lag of about 20 seconds or so is deemed acceptable, but if there is a technical problem that prevents the meeting from being accessible, the stream crashes, the meeting should be paused or rescheduled depending on the severity of the technical issue. So there have been multiple determinations that The attorney general's office has held that continuing a meeting and posting a recording afterwards does not cure a violation if the meeting is fully remote. The public must be able to access the meeting as it happens. And again, this is if there's a remote meeting. If you're meeting entirely in person and you're providing a courtesy link or it's being live streamed as this is on, know Medford community then that requirement would not apply in my opinion. Zoom as we're here tonight is the typical means but it's not required. Any method that allows the public to follow in real time is acceptable in light of the remote meeting requirements. Additional considerations if you are meeting remotely you have to make a public statement that the meeting is being recorded, again, under the wiretap requirements. Votes should be taken with a roll call, just as we do in an executive session, and remote meeting, remote members, so if there are some people in person and there are some people at home, you must introduce yourselves or be introduced at the meeting, and the camera should be on to the extent that someone can have their camera on and they're not participating by phone or for medical reasons, they can't participate with their camera on or they've requested an accommodation. When holding an executive session remotely, members of the public body should state that no other person is present, that no one else can hear them. Again, that goes to the confidential nature of an executive session. And so if we were here tonight, I would say, you know, just so you know, I'm here in a room with the door shut in my office and no one else can hear me. That would be sufficient. Hybrid meetings. Many, I would say the majority of public bodies I work with are meeting in a remote or hybrid manner. You can allow your members to meet in person, but members of the public can watch a live stream. And you can also allow direct participants. So if you had a contractor or an engineer or a project manager to attend in person, but the general public could meet remotely. And a member may attend remotely if even if other members attend in person. The bottom line is essentially if live access stops, then the meeting must stop as well. If there is troubleshooting or technical difficulties, you do want to be careful, again, not to deliberate over text or email if there is an issue with a technical feed. And you can resume the meeting once it's resolved and members of the public are allowed to see the live stream again. Public body must be able to hear and follow the meeting from their remote location. Okay, so that was a little bit of a, I know a lot of information to take in. I'm happy to answer any specific questions that anyone has. As I had mentioned, I'm happy to share both these slides as well as additional resources as a open meeting law training kit with all of you and happy to answer any questions along the way. and update you with respect to the legislation on the open meeting law changes that may or may not go into effect by the end of next March.
[Graham]: Есть вопросы к Джанель? Хорошо, Джанель, если бы ты прислала мне эти слайды, было бы здорово. Я позабочусь о том, чтобы комитет имел к ним доступ. И большое спасибо за ваше время.
[Austin]: Спасибо всем. Я пришлю Я пришлю руководство по открытому журналу собраний. Я пришлю свои слайды и другие полезные материалы, а также их краткое изложение. Они принимают решение, поэтому оно есть у всех. Отлично, спасибо. Большое спасибо. Было приятно видеть, что вам всем приятно провести вечер. Удачи вам в оставшейся части встречи. Спасибо. Спасибо всем.
[Graham]: Хорошо, мы как раз вовремя. Мы вернемся к некоторым вступлениям. Это большая группа. Всего нас 25 человек. У нас есть несколько участников, которые не смогут присутствовать здесь сегодня вечером, и сообщите мне об этом заранее, чтобы мы их догнали. Но я надеялся, что мы могли бы просто пройтись по комнате, и вы могли бы представиться и просто очень кратко поговорить о том, в чем вы видите свою роль в комитете, и убедиться, что все в комнате как бы узнают вас, если у вас есть официальная должность в школах, где они, возможно, не встречали вас раньше. Итак, Питер, ты хочешь начать? Конечно.
[Parkinson]: Добрый вечер всем. Меня зовут Питер Кушинг, помощник директора Американских государственных школ дополнительного образования. ремонт зеленой крыши, установка котла и помощь в написании SOI для проекта, который в настоящее время стартовал около двух недель назад. Так что я очень рад быть частью этой команды, которая поможет построить будущее Metro. Я Джоан Маклафлин. Я директор по зданиям и территории. Мне скоро исполнится 38 лет в государственных школах Бригама и методистской школы. Я с нетерпением жду этого. Я был в научной лаборатории, когда мы проводили научную лабораторию в средней школе MSBA. Я участвовал в нефтяном проекте в средней школе Медфорда. Когда мы это сделали, это был еще один проект MSBA. Надеюсь, я смогу выдвинуть на передний план свой многолетний обширный опыт, который поможет нам в любом случае, чтобы мы могли продвинуться вперед. Добрый вечер всем. Я Томас Далтон. Я уходящий директор по связям с общественностью столичной государственной службы.
[Graham]: Большой палец вниз.
[Parkinson]: Но теперь в вашем распоряжении. Я специалист по связям с общественностью, работающий в органах власти штата и местного самоуправления. Но когда я еще жил в своем родном городе Стоунхем, я также был членом школьного комитета в Стоунхэме. За это время мы начали процесс получения степени MSBA для новой средней школы Стоунволл, которая откроется в сентябре этого года. В частности, этот период процесса MSBA мне очень знаком. В то время я был членом школьного комитета. Конечно, мы очень рады всем возможностям, которые нам понадобятся для сотрудничества со штатом, чтобы собрать много действительно хороших местных отзывов. Это действительно интересно. Привет всем. Я Поль Руссо. Я состою в школьном комитете Денвера. Это мой седьмой год. Я собираюсь сказать, я уверен, что вы все очень впечатлены.
[King]: Добрый вечер. Я Трейси Кинг. Я живу в Медфорде 12 лет. Я профессионально работаю старшим менеджером театра и объектов, контролируя повседневную работу центра исполнительских искусств в общественном кампусе. Сейчас я работаю в команде, строящей новый театр через реку в Остине. Закладка фундамента произошла всего пару месяцев, пару недель назад. Поэтому я привлекаю к себе некоторые повседневные операции, управление объектами и ресурсы. Я Мария Дорси.
[Dorsey]: Я работаю здесь, в средней школе Метис, школьным библиотекарем. Я учусь в школе 28 лет. Я живу в Медфорде 43 года. Мой муж проживает здесь всю жизнь. И я принимал в этом участие, так что мне кажется, что я все время был в Медфорде. Я работал в старой библиотеке Брукс-Хоббс, когда мы переехали оттуда в совершенно новую библиотеку МакГлинна. А два года спустя я перешел в новую школьную библиотеку Брукса. А в 2010 году я перешёл в старую среднюю школу, что стало настоящим шоком. Но, вы знаете, когда мы строили другие школы, меня не было в комитете, но я участвовал в некоторых обходах других зданий. И я смотрел эти еженедельные мероприятия Джека Бакли вовремя и в рамках бюджета. И это было действительно, я был так очарован всем процессом. И я вижу свою роль как функциональную часть здания, как оно будет работать для студентов, преподавателей и, конечно же, для моего личного пространства.
[Libby Brown]: Привет всем. Я Либби Браун. Я архитектор. Я живу в Медфорде почти 10 лет. И теперь я очень рад, что мои дети ходят в школу, что этот проект оживает, и я очень рад быть его частью. Я работаю в основном в сфере образования, в основном с высшим образованием, но есть и частные K-12. Никакого опыта MSBA точно нет, но мы работали с MSCBA, так что немного на стороне высшего образования. Но я просто думаю, что это прекрасная возможность для Медфорда. Я много работаю с педагогами, библиотекарями и людьми, начиная с программирования, заканчивая концептуальным проектированием и строительством, особенно с множеством поэтапных ремонтов и оценкой существующих объектов, а также с тем, собираетесь ли вы их сохранять и ремонтировать, сносить, делать и то, и другое, делайте это. все сразу и все, что между ними. Так что это захватывающий проект. Я просто рад быть здесь.
[Larry Brown]: Я Ларри Браун, обычный Джо в паре кварталов отсюда. Так что я точно не знаю, где я буду во всем этом вписываться, но у меня есть большой опыт в строительстве, планировании, освоении территорий, в первую очередь жилых, а также коммерческих. Я не хочу этого рассказывать, но если кто-то захочет узнать мое прошлое, я могу поговорить с вами об этом подробнее. Но я думаю, мой интерес что-то вроде помогая вам в этом процессе, потому что я делал подобные вещи на разных уровнях, не специально для школы, а для других проектов. Как вы только что отметили, здесь много факторов, и все это нужно делать последовательно. Мы не можем просто дойти до конца. И если я могу помочь в этом процессе, я буду рад это сделать.
[Graham]: Ларри, ты также учитель средней школы Медфорда на пенсии. который тоже здесь подрабатывает время от времени.
[Larry Brown]: Мой стаж в строительстве около 38 лет.
[Graham]: Ага.
[Larry Brown]: Много разных вещей.
[Graham]: Так что не недооценивайте себя. Лучше.
[Larry Brown]: Аарон.
[Olapade]: Привет всем, меня зовут Аарон Олападе. Я также состою в школьном комитете здесь, в Медфорде. Я окончил Медфордскую среднюю школу в 2018 году, так что, как вы знаете, пару лет назад я только что окончил колледж Британской Колумбии в мае этого года. Большая часть работы, которую я проделал за последние пару лет, была в основном связана с взаимодействием с сообществом, в первую очередь с молодежью. Я взял годичный перерыв и работал в City Year Boston, поэтому я работал преподавателем в школьной системе Чарльстауна. а затем, пока я учился в университете, много занимался общественной работой. С тех пор меня только что назначили новым директором программы занятости молодежи города Молдена. Итак, я работаю в мэрии, пытаясь предоставить детям доступ к возможностям трудоустройства. Так что, если у вас есть дети, которым это интересно, дайте мне знать. Я постараюсь найти им работу на лето и на учебный год. Так что я просто очень рад быть здесь. Я думаю, что многие вещи, на которых я концентрируюсь, - это просто вовлечение молодежи, обеспечение того, чтобы наши студенты действительно имели доступ к тому, чего они заслуживают. И я думаю, что именно для этого мы все здесь и собрались. Так что я просто рад за всех нас. Сара.
[Fallon]: Привет всем. Чад Фэллон, главный директор по карьере и техническому образованию здесь, в средней школе. В сентябре у меня начинается восьмой год обучения. Кажется, это как раз то, что мне нужно, потому что я работаю с группой людей, которые любят разбирать вещи, собирать их заново и проектировать вещи. А у нас здесь 15 программ, если вы не знаете. Поэтому я рассматриваю это как возможность расширить наше программирование, надеюсь, добавив три-четыре дополнительные программы в наше меню опций. Рад быть здесь.
[Graham]: Я Дженни Грэм. Я председатель этой группы из 25 человек. Так что спасибо, что вы здесь. У меня двое детей в школах. Я думаю, они оба могут пропустить этот проект до того, как он появится в сети. Но дома я дал много обещаний, и вот мы здесь. Но я очень этого жду. На своей основной работе я владею консалтинговой фирмой по вопросам управления. Я много работаю над улучшением процессов, разработкой и проведением обучения взрослых, а также управлением проектами. Итак, я сертифицированный менеджер проектов, не занимаюсь строительством, но я знаю, как привести большую группу людей к цели. И это то, что я здесь, чтобы сделать. Так что многие вещи, о которых говорила Джанель, — это своего рода роли, которые я могу взять на себя с точки зрения минут. И обо всем этом мы поговорим в свое время. Но я так рад, что вы все здесь. Нам предстоит много работы. И мы на самом деле проделали огромную работу. И я очень рад рассказать вам об этом. Итак, мы вернемся к этому, как только закончим введение.
[Preisner]: Люк Прейсснер, родитель троих детей в школьной системе. Старшая учится в седьмом классе у Эндрюсов, потом ее сестра все еще учится у Робертсов, а ее младший брат все еще учится у Робертсов. Я думаю, что охарактеризовал бы себя как заинтересованного и очень мотивированного родителя, стремящегося улучшить школьную среду, чтобы мы могли избежать любого трудного выбора позже. Я думаю, знаете, может быть, я слишком зациклен на вещах. И поэтому я провожу много исследований, некоторые довольно Я бы не сказал, что знаком, но я осознаю, что эти сложные начинания могут сойти с рельсов и занять гораздо больше времени, чем следовало бы. Итак, вы знаете, профессионально я системный инженер. Я работаю в аэрокосмической отрасли, знаком со сложностью и вниманием к процессам. Конечно, вы знаете, я думаю, что моя роль будет заключаться в том, чтобы просто спросить кое-что. нестандартные вопросы. Я знаю, что у нас здесь много людей, которые либо работают непосредственно в школах, либо имеют прочные связи со школьным округом. И поэтому, возможно, я взгляну на конкретную проблему с другой точки зрения и выскажу это. Возможно, это будет продуктивно. Может быть, это будет просто кусок спагетти, который соскользнет со стены. Но я думаю, что это моя роль здесь, своего рода роль стороннего наблюдателя, но, безусловно, мотивированная открыть новую среднюю школу в Медфорде. Спасибо.
[Maxwell]: Привет, я Фиона Максвелл, директор по закупкам города Медфорд. Приятно видеть много имен. Я только что понял, что никогда не видел твоего лица. Но я работаю в отделе закупок города Медфорд уже семь лет, и это прекрасная возможность. В городе Медфорд происходит так много хорошего, а я не из Медфорда, поэтому я просто счастлив и воодушевлен всеми реализуемыми проектами. Это отличная вещь. Я также родом из сообщества, где мы построили новую среднюю школу еще в 2015 году, и я был как бы на другом конце. Я больше занимался информационно-пропагандистской деятельностью и работал в городе Норт-Ридинг, но в другом качестве. И я могу сказать, что это был отличный проект, отличная школьная система, и моя дочь была первой выпускницей, и мой сын тоже окончил ее. С нетерпением жду привоза, Медфорд этого заслуживает.
[Lungo-Koehn]: Брианна Лунго-Кен, мэр Медфорда. Я хочу поблагодарить всех за то, что вы здесь, и поблагодарить Дженни за то, что она взяла на себя руководство всей проделанной ею работой. У меня трое детей, двое учатся в государственных школах, один может учиться год, два или три, но в любом случае я очень рад начать этот процесс.
[Desmond]: Привет, я Марисса Десмонд. Я архитектор. В основном я работаю в университетских кампусах, много студентов с высшим образованием, но также немного от K до 12. Я сосредоточился преимущественно на программировании и ранних этапах концептуального проектирования проектов, но также многое проследил от подобной концепции до самого строительства. У меня двое маленьких детей трех и пяти лет, поэтому я очень рад в будущем у них будет новая школа. Будьте частью процесса. Кроме того, прежде чем я начал свое архитектурное образование и карьеру, я некоторое время преподавал математику в седьмом классе. Так что еще немного. Я просто очень взволнован.
[Cabral]: Марта Кабрал, директор средней школы в Метро Чи. Я бывший учитель. Я тоже был AP. И это моя первая главная роль. Поэтому я чувствую себя чрезвычайно счастливым, имея возможность помочь построить новую школу в мой первый год здесь для наших учеников, потому что они действительно этого заслуживают. У меня нет строительного опыта, нет архитектурной работы, нет ничего, что у вас есть в качестве опыта. Но что я могу сделать, так это представить, какие помещения нужны нашим ученикам, учителям и персоналу здесь, в средней школе Медфорда. И я очень рад это сделать, потому что я думаю, что мы действительно можем Продвигайте иглу в обучении, создавая пространства для сотрудничества и новаторства. Так что я рад быть здесь и благодарю вас.
[Hodgdon]: Я Лори Ходждон. Я директор школы Кертис Бас, наверное, самого старого здания. Конечно. На самом деле я люблю архитектуру старой школы, люблю Curtis Bus, но знаю, что она не предназначена для студентов. И поэтому я очень рад, что работал учителем средней школы, директором в Вермонте, директором Вестерн-Масс, Норт-Шор, а затем чартерной школы. Я всегда либо находился на завершающем этапе строительного проекта, либо боролся за него. Я был студентом в Миддлбери, штат Вермонт, и видел, как это происходило. Мы все были в ботинках, и мой брат смог воспользоваться преимуществами нового здания. Я чувствую, что всегда был в начале или в конце чего-то. И я думаю, что это действительно интересно. Я думаю, что способность (не каждый город или город) иметь возможность построить новое школьное здание и думать о будущем, особенно с учениками, с которыми я работаю в настоящее время, дает доступ с точки зрения равенства и своего рода культурного капитала и ресурсов для нашего Студенты, я думаю, это будет очень важно. Мне понравилось то, что сказала Дженни, своего рода совместная локализация, или кто бы это ни придумал, мне это нравится, думать о том, что наши студенты Curtis Tech действительно являются частью структуры этого здания, движущегося вперед. Они этого заслуживают.
[Bowen]: Всем привет. Я Джо Боуэн. Я директор по работе со студентами в государственных школах Медфорда. Я пожизненный житель и пожизненный сотрудник. Это мой 31-й год здесь, в Медфорде. И я прошел путь от учителя, руководителя группы оценки, координатора и теперь на этой должности. У меня также было два сына, окончивших государственные школы Медфорда. Кто-то пошел в колледж, кто-то пошел на профессиональную подготовку. Поэтому я очень рад увидеть видение этой новой средней школы и то, что она может принести Медфорду и нашим ученикам, а также воспользоваться тем, что сказала Лори, о равенстве и доступности для всех наших учеников.
[Galusi]: Привет, я Сюзанна Калуси. Это мой 27-й год. Так что я тоже родился и вырос в Медфорде, одной из моих любимых школ. Я здесь больше не живу, но вся моя карьера прошла здесь. Я начинал как учитель и заместитель директора, руководитель школы в Бруксе, помощник директора начальной школы, а теперь помощник директора по учебе и строительству. Как и в случае со статьей Марты, я очень рад возможности работать со всеми вами над образовательным видением школ. Я думаю, что кто-то вроде Марии немного рассказал об этом. Итак, вы знаете, мой отец был руководителем проекта строительства зданий К-8. Так что я чувствую, что немного прожил обе стороны этого, но мне достаточно повезло. Будучи одним из учителей в новой, на тот момент в 2001 году, новой школе, было здорово также видеть, как весь этот процесс разворачивается в качестве преподавателя, и быть одним из людей в новых школах. Поэтому я думаю, что решающая роль, которую мы все играем, эти решения, которые повлияют на наших преподавателей, наших учеников, наши семьи, наше сообщество, очень важны для меня, поэтому я принимаю отнеситесь к этому очень серьезно. И для меня большая честь быть частью команды и работать со всеми вами.
[Parkinson]: Спасибо. Добрый вечер, Мариса Паркинсон. Я тоже родился на улице Лоуренса. Моя семья, моя мама все еще здесь, на улице, в Западном Медфорде. И я пошел в школу в Медфорде. Я начал в ранней школе. Я пошел другим путем. Я оказался в церкви Св. Рэй и Кейси. Я слишком католик, но знаешь, я работал в ресторане Johnny's Foodmaster в Вестлейке. Парк Дьявола был моим местным парком. И вы знаете, я люблю школы. Я люблю детей. Я люблю образование. Я работаю в сфере образования уже 30 лет. Так что это довольно страшно, потому что мне было около 29. Это мой ответ. Поэтому я думаю, что мне придется внести коррективы. Но я действительно воодушевлен тем, что это значит. Открытие новой средней школы для Медфорда. Я знаю, что в то время, когда было построено это здание, оно было похоже на Тадж-Махал. Это была красивая средняя школа. Но, знаете, спустя 50 с лишним лет нам нужно что-то новое. И я считаю, что наши студенты этого заслуживают. И у нас есть замечательные профессиональные программы. У нас замечательные академические программы, но в очень старом здании. И у нас есть замечательная программа Curtis House, которая находится в другом учреждении. У нас есть замечательные варианты для детей раннего возраста и наша дошкольная программа для сотрудников, которые работают здесь. И нам повезло, что все это есть в Медфорде. И я просто чувствую, что Медфорд — это маленькая жемчужина. И наличие новой флагманской средней школы принесет очень много пользы нашим ученикам, обществу и будущему нашего сообщества в целом, всего сообщества. И я просто с нетерпением жду возможности стать частью этого процесса и поработать со всеми, кто здесь, и перенять мой различный опыт. знаете, добавляю свой голос ко всем голосам, которые уже здесь. А для мэра и члена Грэма, вы знаете, в эту группу из 25 человек попало так много чудесно квалифицированных кандидатов, что это было похоже на еще одного инженера, еще одного архитектора. Но чтобы попасть в эту группу лайков замечательные личности. Я очень, очень благодарен. Я хочу поблагодарить Люка, который, по-моему, начал этот процесс вместе с нами два года назад. И, вы знаете, зависал там и всегда проверял. Так что я просто с нетерпением жду этого процесса и просто хочу, чтобы мы оставались позитивными и оптимистичными в отношении того, что нас ждет впереди. И участник Рамджани, я не знаю, хотите ли вы рассказать им о поездке. что вы взяли, и как это захватило некоторых из нас, и насколько это было захватывающе. И остальным членам команды будет еще интереснее получить аналогичный опыт.
[Graham]: Sure. Thank you all for the... words of excitement. I want to do a couple of things between now and 8pm and we're going to be out the door at 8, I promise. But just as a quick time check, two big things. One is I want to give you a bit of a sense of what's been happening. to lead up to today and where we are in the process. So I'm going to talk a little bit about that. We're going to bring up a quick presentation to do that. And then before we leave tonight, we will form some subcommittees so that we can move quickly on some of the near-term work that we need to do. So we'll talk about that in just a minute. But Peter, if you can bring up that presentation for me, that would be great. OK. You can go ahead a couple of pages. Keep going, one more. Here we go. Back in February, we started, so in December, the MSBA invited us to the eligibility period. And we'll talk about what the eligibility period means in just a couple of minutes. But that invitation said, you're invited to this process, which starts on May 1st. So tomorrow we start. However, the committee named me the chair of this building committee back in February, and there's a lot of work that has been done so far. One of the things that we had to do was find all of you, right? So in the context of trying to say, what is it that we want as a school committee for this building committee to do, we established a list of goals. There's going to be many, many more goals, but I did want to set the stage of, the work that we're going to do for the next five to seven years. The first is to plan comprehensively for all programming currently residing on the Medford High School campus, including vocational and non-vocational 9-to-12 education, 9-to-12 athletics, the Medford Family Network, Medford Community Schools programming, early childhood education, including, but not limited to, the Medford Early Education Program, which we call MEAP, and Kids' Corner. So there's so much more that goes on in this building than what we think about when we think about a high school. So that's one thing for you all to start to think about. Number two, what's that? Can I take it? Oh yeah, and I can share the slides. No, no, I can share the slides. Yeah, I can share all the slides with you afterwards. Number two is to consider whether the placement of Curtis Tufts High School on the Medford campus will provide increased educational opportunities to enrolled students at Curtis Tufts. Number three, ensure robust public input and stakeholder feedback and appropriate milestones throughout the project that complies with MSBA guidelines and guidance from the Medford School Committee. Listen to educator and administrator input regarding the future of educational best practices and plans for the students of Medford. That means we care a lot about functionality. So we wanna know that the spaces will work for the students and the teachers in the building. It's really, really important. Number five, create plans for the building that advances Medford's climate goals and achieves any CHIPS and LEED 5, LEED version 5 certification to meet the Paris Climate Accords 2030 and 2050 targets, and moves efficiently and effectively through the building process in a manner that ensures students are able to learn in the new building as quickly as is feasible. So that's a huge task. as quickly as is feasible is still measured in years and not in months. But in the context of building this committee, once I was designated the chair, we got out the call for applications, we started to collect applications, and all of you are here. Meanwhile, there's a lot of work to do in the eligibility phase that we've already begun. So we'll talk about that in just a minute. But if you can go to the next slide. So this is a really junky graphic that did not blow up very well from the SBA website. But as we're talking about the entire process, right, we are just outside the box for another like six hours. On May 1st, we'll hop inside the box into that eligibility period. At each of these steps in the process, The MSBA will have to sign off that we have completed all of the requirements of that phase. There will have to be a board meeting where they vote to invite us to the next phase. So at any point in this process, the MSBA could say, you're not ready to move on. They could also say, we don't like what you're doing. And they could also say, forget about it. So our job here is that none of those things happen. Our job is that we are going to play this clean, we are going to be comprehensive, and we are going to move as fast as we humanly can. Okay, so we're going to give the MSBA a run for their money because we're going to be ready for them. Well, we'll see. But that eligibility period lasts for 270 days. So by January, we have to be done with the eligibility phase. I'm going to talk a little bit about what happens in that phase. Beyond the eligibility phase, just briefly, when we talk about forming the project team, that means bringing on board our owner's project manager. then we go into the feasibility study. When people think about what we're doing on this committee, they think we're doing a feasibility study right now. They think we're deciding, are we building? Are we renovating? Where are we building? Is it on the field? Is it in the parking lot? How's it going to work? We are not there yet. So please tell all your friends We will get there and we will work with professionals to help make those assessments on behalf of what we need to do in this building. And then we'll move on to schematic design, funding the projects. That is where we vote as a community to fund this project. I cannot stress how important that will be, but also we've got a lot of work to do before we get there. Once that happens, we go into detailed design, then we put a shovel in the ground, and then at some point in future, we complete the project. So that's sort of the soup to nuts. My goal is that we're just going to take this one step at a time. We're going to do what we need to do to be compliant with the eligibility period, and then we're going to move on. As we near that next phase, we're going to start talking about how can we accelerate the work. But for right now, our focus is eligibility. So if you can flip to the next page. The eligibility process is its own graphic, which you cannot see. So go ahead and flip to the next slide. Okay. So there are five things that have to happen in this phase. One is the initial compliance certification. It's a legal agreement that binds the city to comply with the MSBA's process. It has been signed and it has been delivered to the MSBA. We are one day ahead of schedule and I'm going to own that. Thank you, Mayor and Superintendent. We're on our way. Number two, the building committee has to be formed. You're all here. The school committee said meet before May 1st and here we are on April 30th. We've done it. The form will be submitted to the MSBA shortly. So we are working on that and that'll be submitted shortly. That's obviously the easy part. It's paperwork. I think The whole eligibility phase is a lot of paperwork, but this is the easy stuff. And we're just going to get it done and get it out of the way. The MSBA will need to sign off on our committee. We have met all the requirements. So the MSBA has all kinds of things that it requires of us in terms of who is on this committee. We've met all of those requirements with all of you here. Now we're going to dive into the actual work. There's three additional things that have to happen. One is what they call an educational profile. It's a template document, and it requires us to say, what happens in this building today? How many classrooms? How many math classrooms? How many swing spaces? How big is your theater? All of it, right? So it asks you to describe currently what happens in this building. It also asks you to describe what you envision for the future of this building. So this is where those conversations about Curtis Tufts, those conversations about early childhood become very, very important. Because between our statement of interest and this eligibility phase, educational profile, that will set the tone for how all the construction professionals actually can do their work. So this is going to set the scope, as it were, for the work that has to be done to actually get this building put up. So there's a lot of work that's been done right now in this process. I have been meeting with the administrative team since February. We meet multiple times a week. They're very sick of me. I would be sick of me. But one of the things that we have started to do is say, what can we chip away at? And so the document is pretty well drafted when it comes to What do we do in this building? All the classrooms have been counted. All the programs have been outlined. There's a little bit more work for the administration to do in terms of what happens today to accurately describe that. The other thing that is obviously much more complicated is having some conversation around what will we do in this building in the future? So in that conversation, again, we've been having a lot of sort of broad conversation. We've been sort of tapping into like the strategic planning parts of our brain to ask big questions, and I'm going to use Curtis Tufts just for a quick minute. We have had some discussion about do our educators think that is something that we should be thinking about and the answer to that is yes, they said, yes, we should be thinking about that. And so we started to say okay what does that look like what might. the requirements be. So we've started that conversation, but that conversation is bigger than what this committee can sort of chew on because it sort of dabbles in responsibilities of the school committee. So last night I served up a resolution asking our special education and behavioral health subcommittee, which is actually chaired by member Rousseau, to have a meeting on a very tight timeline to collect input and feedback about that very narrow topic. Would co-location of the Curtis-Tufts onto this campus in some capacity be beneficial to the educational outcomes of the students that go to Curtis-Tufts? There is another Medford resident who actually spoke last night. He is in charge of a very comparable program at Somerville. He talked about this transition just happening in Somerville and how it exploded his population. It has changed the game for the students who need that alternative setting in terms of access to things like sports teams, in our case, the vocational programs. So there's huge, huge opportunity, but We want to make sure that the community and the committee have some opportunity to sort of think about all that that might bring to the table and provide a recommendation back to this committee. So that has been turfed. Last night, officially, to the Special Education Subcommittee, they will meet. They will invite current staff, current students, former students, community members, etc, etc. And Jack Hevery from Somerville to come and talk and work through that and provide a recommendation. So they're on their way, that will come back by mid-June. So they have their work cut out for them, but that will help us inform the drafting of that piece of what we envisioned for this school. Because what we likely will need is not just a couple of classrooms somewhere in the building. Part of why the Curtis Tufts is successful is because the environment is considerably different than this very, very big campus with 1,200 students. So we will have to think carefully about how we craft that. But hopefully, the work that the subcommittee does will come back to us and can be sort of funneled in. Marta and Chad will come to a future school committee meeting in the coming weeks and Marta will be talking about some of her ideas for alternative programming and what all that might look like even in the short term. And so that is something that will have to be sort of folded in. Joan and Suzanne and I and Paul had a conversation yesterday about early education. Our elementary schools are busting at the seams. We'll have to grapple with that problem sometime. MEEP used to be housed here. And we are going to explore a case that says MEAP should come back here. And that may or may not be ultimately where we land, but that is something that we're exploring because now is the time. We also talked a lot about students who don't have any sort of pre-k education, and as they enter our public schools, just how challenging the entry for those students are. And so we are also talking about things like how big is the wait list, and how many students come to us who have never been in some sort of pre-k setting, and what kind of capacity would we need to service a bigger, more comprehensive early education program out of this building, because all of that would need to go into this document. So we are working on that. So as these things are happening, there's been a lot of work to date on this educational profile. The one big piece of educational profile we haven't touched yet is the communication strategy. I'll talk about that in just a minute. But on the education side, there's so much that our educators have to do for us to be able to get that document pulled together. I just want you all to know it's all in process and as we go through our next several meetings we'll bring those documents forward so we can start to do like broader reading of those documents, ask for suggestions, make sure that we are really thinking about all the angles of what we need to describe and so that is where I think all of you play a really important role to say I think you need to describe what we're doing here a little bit differently based on what I know or based on sort of what the vision is for the arts programs or for the vocational programs, et cetera, et cetera. So that's where we are on the educational profile. Curtis Tuft's co-location is in subcommittee. The other big sort of newer, newish, changing topic is MEEP. What MSBA describes as the reason for delay often in communities is that they're having to make very big decisions that feed their building process. Like, do we combine two schools? And so that obviously has its own energy and its own set of requirements, which makes it very challenging to be able to move quickly. So we are trying to both think very big because this is a one-shot opportunity to think about what the district really does need in a very comprehensive way, but also move as fast as possible. So all that work has been in progress and moving as quickly as is humanly possible. Peter, can you go to the next slide? Very similarly on the vocational side, because we have a very active vocational school, we have another document that needs to be filled out, which is a Chapter 74 viability. Chapter 74 is the chapter of the regulation that establishes vocational programs, right? OK. That drafting is in progress. We have to tell them, here are the programs we have. Here is the capacity of those programs. Here is our current enrollment. And things like, what is our wait list? We also have an opportunity to describe intended expansion of these programs. Chad and Peter will be at the school committee talking about potential for expansion. That is a school committee matter because expanded program takes much more than just a building. It takes equipment, it takes staffing. So the school committee has to weigh in on that. So that's gonna come before the school committee on May 20th, and that will feed sort of the finalization of the chapter 70 form and and this group will read through and sort of get ready for that as well. Um, and then there is a piece, um, of the puzzle, which, um, the mayor and the superintendent and I are talking to MSBA about later this week, which is really information around city planning. So we can start to, um, feed information into what they call their enrollment study that helps size the building. So you've probably heard a lot about this building was built for 4,000 students, and now there's only 1200 that. Whether 4,000 was the number or not, I don't know, but it is true that the number is different. And so one of the things that the MSBA will do in the eligibility phase is they will say, we're going to build a building for this many students. That usually tracks with something like what happens in the building today. However, if there's huge planned expansion in the city in terms of housing units going up for development, they're going to want to know all of that. So that they can size the building because they don't want us to build a building that is immediately out of capacity. They also don't want us to build a building that will never be at capacity, right so so that's some of the work that's happening there. Fourth thing, maintenance documents. There's a questionnaire that we have to answer that outlines all of our maintenance practices across the district. So it's things like, do you do recommissioning? And how is your staff trained? There's like 20 variables. That document is also in draft and moving along as quickly as is humanly possible. We'll get to that probably a little bit later in June. Final thing that we need to do to be considered done with eligibility is we have to identify funding for the feasibility study, which is probably somewhere in the neighborhood of two and a quarter to two and a half million dollars. We're not ready for that yet, but we're making plans. The mayor and I are working on what will that plan be from a financial task force perspective, so that that money can be accounted for and cared for as quickly as it is required to be. questions about the process.
[Preisner]: Конечно. Итак, когда говорится о местном разрешении, означает ли это, что избиратели не голосуют? Нет. Или это подразумевает Есть деньги. Правительство города определило финансирование. Правильный. В полном объеме, часть из которых будет возмещена. Но я думаю, что разрешение должно быть на всю сумму. Правильный. FDA сообщит вам, какое возмещение зависит от того, на что мы рассчитываем.
[Graham]: Правильный. Таким образом, технико-экономическое обоснование, это финансирование должно будет покрыть все расходы на технико-экономическое обоснование. Не весь проект, а только технико-экономическое обоснование, которое стоит от 2 до 2,5 миллионов долларов. Город оплатит все это технико-экономическое обоснование заранее. А затем, как только MSBA подтвердит нашу ставку возмещения по проекту и мы добьемся успеха на всем протяжении проекта, они возместят расходы на технико-экономическое обоснование, соизмеримое с процентом распределения, который они нам предоставляют. Так что да, да. Они будут использовать ту же самую формулу, подадут заявку на технико-экономическое обоснование и вернут городу скидку. Но город должен финансировать эти деньги. Итак, что здесь должно произойти, это что нам придется это сделать. Если бы нам нужно было пойти к избранному электорату, чтобы получить эти деньги, нам пришлось бы это сделать. Мы не ожидаем, что нам придется это делать. У нас есть план финансирования для этого, и у нас все должно быть хорошо. Итак, с нами все в порядке, и для этого потребуется голосование городского совета, чтобы разрешить выделение средств и разместить их в месте, где мы сможем получить к ним доступ. Но там мы в хорошей форме. Как я уже говорил, все это должно быть завершено к январю. С каждым из них связан определенный срок. Я буду очень агрессивен и скажу вам, что хочу, чтобы все эти дела были завершены до начала занятий в школе в следующем году. И везде, где это возможно, я хочу, чтобы эти дела были сделаны до 30 июня. Хм, так вот почему мы встречаемся, работаем и настаиваем. Хм, и я думаю, что нам важно растягиваться. Итак, давайте, давайте потянемся и приготовимся. У MSBA будет своя работа с точки зрения сертификации вступительного исследования и всего такого, но я хочу, чтобы мы могли дать им все, что им нужно, чтобы мы могли двигаться дальше. как можно быстрее перейти к следующему этапу. Вопросы по срокам. Хорошо. Итак, у нас осталось всего 20 минут. С этой целью мы включили в повестку дня ряд предстоящих заседаний подкомитета. Я хотел бы, чтобы мы подумали и расставили приоритеты в двух вещах, пока мы перейти к этой первой фазе. Одним из них является комитет по коммуникациям и взаимодействию с общественностью. Мне нужен своего рода подкомитет, в котором будет не более семи членов с правом голоса, но заинтересованная группа будет собираться в подкомитете, чтобы действительно иметь возможность описать и обрисовать в общих чертах наш процесс взаимодействия с сообществом. Я думаю, вы все видели, как люди в сообществе выражали обеспокоенность по поводу того, собирается ли Медфорд все испортить? Это сработает? Это произойдет? Поэтому необходимо провести огромную работу с сообществом. И чем раньше мы это начнем, тем большего успеха мы добьемся в итоге. Я думаю, что это более серьезный разговор, потому что, по моему мнению, у нас есть огромное количество советов и комиссий. Многие из них заинтересованы в этом проекте. И поэтому потребуется провести некоторую разъяснительную работу, чтобы понять, когда и как их привлекать, чтобы мы могли включить это в наш генеральный план в дальнейшем. Вторая группа, которую я хотел бы сформировать сегодня вечером, — это Комитет по правилам и адаптации. Итак, как вы слышали от Джанель, нам необходимо установить некоторые правила того, как мы будем действовать, особенно в отношении участия общественности, но и в целом. Я ожидаю, что этот комитет будет ограничен во времени. Я надеюсь, что вы сможете встретиться один раз, вернуть проект этой группе, а затем мы сможем принять эти правила и оттуда как-то управлять. А затем третий комитет, который соберется не так быстро, но соберется, до конца июня – финансовый подкомитет. Это будет постоянный комитет, который будет собираться и действовать на протяжении всего срока реализации проекта. Важно отметить, что когда придет время, когда сообществу придется голосовать, Эта работа проводится не в этом комитете. Итак, если мы говорим о необходимости исключения долга для финансирования этого проекта, этот комитет не является тем местом, где, типа, давайте пропустим исключение долга. Здесь такого на самом деле произойти не может. Это должно произойти за пределами этой группы. Хм, так что этот финансовый комитет, я рассматриваю это как нечто большее, хм, внесение вклада, хм, и понимание таких вещей, как закупки, снабжение, хм, менеджера проекта нашего владельца, хм, наших архитекторов, такого рода вещи, хм, но также и для того, чтобы помочь в доработке того, что нам нужно для осуществимости? Есть ли другие расходы, которые нам нужно учитывать? Итак, есть кое-какая финансовая работа, которую нужно проделать, хотя, хм, вы знаете, я не ожидаю, что эта группа встретится чуть позже, в мае. Итак, мы поговорим еще немного о Правилах порядка Роберта и обо всем этом на нашей следующей встрече. Я знаю, что все смотрят на меня типа: перестань говорить, пожалуйста. Это 8. Поэтому я думаю, что меня интересует следующее: если есть люди, которые услышали какую-либо из этих тем и сказали: «Я действительно хочу быть частью один из этих подкомитетов, можете представиться? И я бы также вежливо предложил администрации школы опустить ваши руки, потому что у вас есть своя работа, чтобы подготовиться ко всему остальному, что мы только что описали. Так что добро пожаловать на 100%. принять участие, но нам нужно, чтобы вы присутствовали на школьном комитете. Нам нужно, чтобы Джон и Питер помогли с планами технического обслуживания и так далее. Так что, если есть люди, которых интересует какая-либо из этих других тем, комитет не может быть слишком большим, но он может быть любого размера, который мы считаем необходимым для выполнения работы. Итак, эти подкомитеты, я включил их в календарь. Мы будем встречаться в Zoom по вечерам, просто чтобы облегчить задачу. Но, вы знаете, к нашей следующей встрече 13 мая у каждого будет довольно конкретный результат, а именно — представить проект своего предложения. Есть ли волонтеры? Да.
[Lungo-Koehn]: Для двух других. уточните сколько?
[Graham]: Я думаю, что это может быть любое количество человек. В нем не может быть более семи членов с правом голоса. Но я думаю, что если мы буквально только что убрали со стола весь школьный персонал, меня не слишком беспокоит, что мы на этом споткнемся. Но меня больше интересует, чтобы люди делали то, что, по их мнению, хорошо подходит для работы, которую они делают, для работы, которой они увлечены. Спасибо. Мария. Коммуникации. Спасибо. Трейси. Правила. ХОРОШО. Коммуникации. Марисса. Потрясающий.
[Libby Brown]: То есть я мог бы поставить два и посмотреть, хватит ли там либо коммуникаций, либо финансов. ХОРОШО. ХОРОШО.
[Graham]: Я собираюсь направить тебя в финансы. Как это звучит? Звучит отлично. ХОРОШО. Я что-то слышал?
[Galusi]: Хорошо.
[Graham]: И Фиона, финансы. И можем ли мы также привлечь Боба к финансированию? Большой. Да, да, абсолютно. Есть ли еще кандидаты в эти комитеты?
[Preisner]: Если у вас недостаточно финансов. Хорошо, я внесу тебя в список.
[Graham]: За правила и регистрацию отвечают два человека. Это правильно. Я планировал участвовать во всех комитетах, но, возможно, мы сможем попросить Эмили Лаззаро войти в подкомитет по правилам и адаптации. Хм, и поэтому я свяжусь с ней, но, хм, я также включил Николь Морелл в подкомитет по связям с общественностью. Итак, мы с ними свяжемся, но есть ли еще кто-нибудь, кто сильно переживает или хотел бы пойти?
[Olapade]: Хорошо, отлично. Ну, я собирался сказать «финансы», но у меня определенно не так много опыта в этом вопросе. ХОРОШО.
[Graham]: Я думаю, у нас все хорошо. Джон? Нет, у тебя есть работа. О, абсолютно.
[Parkinson]: И я думаю, что для всех технических специалистов в группе:
[Graham]: Прежде чем мы зайдём слишком далеко, будет создана рабочая группа, которая должна будет составить запрос предложений для менеджера проекта владельца. Это не тот опыт, которым я обладаю. Я здесь не поэтому. Так что со временем мы будем полагаться на всех в разных подкомитетах. Это, на мой взгляд, то, с чего, по моему мнению, нам следует начать. Имеет ли это смысл? Есть ли у кого-нибудь другие предложения относительно того, что должно произойти в ближайшее время? У меня есть вопрос. Конечно.
[Larry Brown]: Вы упомянули, что сюда может прийти «Кёртис» и все эти различные варианты использования этого объекта. Кто изучает эти варианты, т.е. например, общественное образование, например, работа, возможно, в местном колледже, вечерние курсы, о которых я там надеялся, с Ассоциацией генеральных подрядчиков AGC, и они проводят обучение для взрослых. Кто-то вроде, выкладываю на стол кучу вариантов, которые вам, ребята, хотелось бы рассмотреть, или как это?
[Graham]: Да, вроде как нет, но не совсем. Мы еще не совсем там. Так что я думаю, что как только мы преодолеем этот первоначальный румянец отрывка из главы 74, нам, возможно, будет иметь смысл добавить это. Итак, когда мы начинаем читать эти документы, я думаю, что сейчас самое время спросить, к кому еще нам нужно обратиться?
[Larry Brown]: Потому что все подобные вещи повлияют доступность, близость, размер объектов по сравнению с другими, кладовая, парковка, вы знаете.
[Graham]: Хорошо, да, я думаю, это отличная идея. Я внесу это в список. Да.
[Ruseau]: Фактически мы ограничены своим городом. Мы. Если бы все в комнате думали, что Federal Rec должен быть здесь.
[Parkinson]: Это не в городе.
[Graham]: Но общественные школы есть. Так что да.
[Preisner]: Хорошо. Да, поэтому я хотел спросить, знаете ли, кто собирается снабдить этот комитет какой-либо цифровой инфраструктурой? Поэтому я буду ссылаться на SOI. Есть СОИ. Были опросы, которые подпитывали эту SOI. Вероятно, существует целый список других общедоступных документов, которые на самом деле не являются общедоступными, но это должно быть так. Знаете, на этот подкомитет по взаимодействию с сообществом будет возложено бремя сообщая одно и то же, вероятно, многим людям. Да, наиболее эффективно это сделать через веб-сайт, возможно, через общий репозиторий, и, конечно, может быть внешний вид. Вы знаете, портал похож на веб-сайт, как в каждой школе, для которой был один из этих проектов, а затем является своего рода серверным хранилищем, где Шелдон может просмотреть, почему, например, он может быть доступен в любое время для участников или, вы знаете, , вроде как в списке доступа. Конечно.
[Graham]: Я могу дать вам обновленную информацию. Мы получили это. Итак, мы фактически получили URL-адрес, уникальный для этого комитета, и это BuildingMHS.org. Это правда? Хорошо. Итак, URL-адрес существует. Страница существует. Томас на самом деле работает над своего рода основами этого общественного ресурса. Причина, по которой мы попросили вас предоставить биографии и фотографии, заключается в том, что все они будут размещены на веб-сайте, поэтому он работает над всем этим в своей роли директора по связям с общественностью. Том согласился, несмотря на то, что он покидает свой пост директора по связям с общественностью, остаться специально для этого проекта, пока мы не наймем ему замену. Итак, этот веб-сайт создается как Томасом, так и некоторыми из наших студентов-профессионалов, я предполагаю, под руководством Лизы Миллер. И там будет компонент документов, где будут находиться все эти общедоступные документы, чтобы, когда кто-нибудь спросит, где это? Мы можем указать им одно место. Все протоколы наших встреч будут храниться там. Все программы наших встреч будут храниться там. Итак, у нас уже есть целая структура, чтобы попытаться это сделать. Мы еще не совсем готовы, но я надеюсь, что к следующей встрече мы сможем провести экскурсию по нашему форуму. этот сайт.
[Preisner]: Хорошо. Хм, и так, просто чтобы продолжить, это будет портал, обращенный наружу. Как насчет бэкэнда для нас?
[Graham]: Так что это сложный вопрос, потому что в соответствии с законом об открытых собраниях у нас действительно нет бэкэнда. Как только повестка дня публикуется, все ее документы становятся общедоступными. И если да, то проблема в том, что если мы работаем над вещами за кулисами, мы, скорее всего, нарушаем закон об открытых собраниях. Таким образом, у администраторов есть рабочие копии документов, над которыми они работают, и они не представляют кворума, и они могут продолжать это делать. Как только эти документы поступят сюда, они будут размещены на общедоступном диске. И когда мы говорим о редактировании документа, офлайн-редактирования этого комитета не существует. Это запрещено законом об открытых собраниях. Так что, к сожалению, нам придется мучительно сидеть здесь и совместно редактировать документ. Это действительно одна из самых болезненных частей управления процессом, на который вы все подписались. Мне жаль. Но да, это невероятно болезненно, но офлайн-редактирование, которое работает очень эффективно буквально в любом другом месте мира, здесь не вариант.
[Preisner]: Хорошо, никакого Google Диска, никаких общих документов, все будет опубликовано. Когда они будут выпущены, они появятся на сайте. Когда они появляются на веб-сайте, они, по сути, являются элементом управления конфигурацией и не могут быть изменены, если только эти изменения не внесены здесь в обратном порядке.
[Graham]: Правильный. Да. Это абсолютно ужасно. Мы нашли способы сделать это менее ужасным, но, к сожалению, это в некоторой степени менее ужасно. И это верный способ попасть в спорную ситуацию с сообществом по поводу того, как редактируются документы. Так и будет, и когда мы это сделаем, я считаю, что эти встречи гораздо более эффективны в Zoom. Вы можете сидеть там, где вам нужно, и каждый может наблюдать за редактированием документа, и не может быть никакого представления о том, что документ редактируется без того, чтобы это происходило открыто. Поэтому нам следует очень осторожно подходить к этому вопросу. Но да, это процесс.
[Parkinson]: совершенно неправильная политика, 40 членов. И один участник сказал: Саймон, просто убедись, что ты сзади, и напиши там наши комментарии и собери их вместе. И ответ нет. Итак, вы печатаете свои комментарии, отвечая на то, чтобы они были типа «хорошо, приняты».
[Galusi]: Ага.
[Parkinson]: Просто нам очень жаль. Мы согласны, что это, наверное, самый большой
[Lungo-Koehn]: Ага. Еще раз спасибо, что вы здесь. Меня также очень интересует связь, хотя работать было приятно, но я всегда рад принять несколько звонков. И они вернутся сюда.
[Graham]: Все эти обновления вернутся сюда. Есть ли еще вопросы, на которые я могу ответить о подкомитетах или о чем-то еще, что было на повестке дня?
[King]: У меня есть вопрос. У меня вопрос по поводу голосования. Да, когда мы дойдем до голосования. Да, это не так. Одна вещь, о которой я никогда не задумывался, — это разрешенный прокси.
[Graham]: Нет. Нет, это не так. Разрешен ли прокси на собрании? Нет, вы не можете передать свой голос кому-то другому. Поскольку мы закрываем это собрание, мы собираемся попрактиковаться в голосовании, потому что нам нужно проголосовать за перенос заседания. Как правило, это происходит посредством так называемого голосового голосования, когда все просто говорят «да», и мы идем. Мы просто собираемся попрактиковаться в перекличке, потому что это И снова странно и неловко. Итак, мы сделаем это, чтобы закрыть заседание. Но есть еще вопросы, прежде чем мы закроем собрание? Он был внимателен. Но я думаю, что есть еще одна вещь, которую стоит описать, это то, что в этом комитете имеется значительное количество членов без права голоса. Причины этого не в том, что мы не хотим получать от вас известия. Вы здесь, потому что мы хотим услышать ваше мнение. Когда состоится голосование, мы не будем называть ваше имя, и вы не будете голосовать. Но кроме этого, вы являетесь полноправным членом этого комитета. меня предупредили, что когда у вас слишком много членов с правом голоса, становится очень трудно вести дела, потому что у вас должен быть кворум комитета, чтобы даже собираться и вести дела. Все это становится очень, очень сложным. Так что это была своего рода наша попытка сказать: мы хотим иметь большой круглый комитет, но нам также нужно иметь возможность действовать эффективно и результативно и все такое. Это своего рода обоснование. что мы там делали. И, вы знаете, я думаю, что, вы знаете, размер этого комитета наверняка изменится в течение его жизни.
[King]: Итак, из 25?
[Graham]: Да, в комитете 15 членов с правом голоса, что тоже довольно много членов с правом голоса. И мы потренируемся в голосовании всего за секунду. Но будут ли еще вопросы на следующей встрече? Правила, правила и адаптация 7 мая, взаимодействие с сообществом 8 мая, а 13 мая они представят свои выводы этой группе. Таким образом, большинство участников нашей встречи 13 мая будут работать над этими рекомендациями и согласовывать эти планы. Опять же, мы вроде как в стартовом режиме. А после этого мы собираемся углубиться в суть некоторых из этих документов, над которыми работает администрация, и начать просматриваю эти документы, рассказываю о том, что там есть, и тому подобное. Но мы собираемся двигаться быстро. Мы составили график встреч просто для небольшого обоснования. Мы собираемся встретиться, насколько это возможно, лично здесь, в Бишоп 489, чтобы между сегодняшним днем и концом июня. Я обещаю вам, что мы вернемся к вечерам понедельника в начале следующего учебного года. Но до конца июня, между собраниями школьного комитета и каникулами, было совершенно невозможно придерживаться такого графика. Летом мы будем встречаться только через Zoom, и мы фактически перенесли встречи на среду, учитывая, что по понедельникам и пятницам летом действительно очень сложно собрать кого-либо на форуме, чтобы что-то сделать. Так что, надеюсь, у нас это получится, но я старался, чтобы график встреч был легким. Я думаю, что до конца августа подкомитетов будет больше, но это было всего лишь своего рода началом, чтобы люди могли попытаться организовать свою занятую жизнь. Да.
[Parkinson]: Хотя это один косвенный вопрос. Если ты не сможешь это сделать.
[Bowen]: Все нормально.
[Parkinson]: Отправьте также электронное письмо со всеми своими мыслями и комментариями. Председатель, твой голос пропал. Итак, хм,
[Preisner]: На самом деле это технический вопрос. Итак, джентльмен, который не может договориться о встрече, отправляет вам электронное письмо с изложением своих мыслей и рекомендаций, а возможно, даже и решения. Ранее мы слышали, что электронная почта — плохая идея практически для всего, кроме определения повестки дня. И это звучит как серая зона. Мне было интересно, значит, вы знали закон об открытых собраниях, и эти две вещи противоречат друг другу. Как это работает?
[Graham]: Итак, я могу сказать вам, что, по моему мнению, любой юрист посоветовал бы вам никогда ничего не писать в письменном виде, верно? Итак, вот с чего мы начнем. Никогда ничего не записывайте. Однако если вы собираетесь что-то изложить в письменном виде, то в таком сценарии да, это серая зона. Что вам следует сделать, так это связаться с кем-нибудь и спросить: «Эй, могу ли я передать тебе свои мысли?» И обсуждали ли вы эти вещи с кем-нибудь еще или собираетесь? Итак, если вы можете быть достаточно уверены, что у вас замкнутый контур, верно? То, что вы мне говорите, могу ли я передать вам свои мысли? И я говорю: да. И я говорю: я больше ни с кем не буду говорить об этих вещах, тогда у нас все хорошо. Это становится проблемой только в том случае, если вы затем подключились к определенному количеству людей, представляющих большинство голосов в комитете. Если, например, вы сказали: «Я хочу рассказать двум людям, потому что я не уверен, кто на самом деле будет проводить встречу», это все равно нормально, потому что вам еще нет восьми лет. Когда вы поговорили с самим собой, включая восемь человек, теперь у вас проблемы. Вот тогда вы нарушили закон об открытых собраниях. Сложная часть заключается в том, что все участники должны иметь одинаковое понимание того, кто участвовал в этом разговоре. Что я пропустил?
[Parkinson]: Вы можете быть очень целеустремленным. Я только говорю тебе, а ты такой: «Угу». А потом ты идешь и делаешь то же самое. Мы все нарушаем закон, что бы мы ни делали, пытаясь его защитить. Так что я думаю, что очень интересно подвести черту. Дело в том, что серийное обсуждение не имеет никакого значения. Это не контент, планы или страховка. Нас только двое, да? Ага. Вы идете и нарушаете это. Я нарушил закон. Даже если я не знаю. Верно, верно. Ну да, это очень хорошо. Мы решили?
[Graham]: Мы собираемся предоставить всем адреса электронной почты в рамках государственных школ Медфорда. И я настоятельно рекомендую вам ни при каких обстоятельствах не использовать свою личную электронную почту для каких-либо целей, связанных с MSBA. Поэтому, как только эти электронные письма будут настроены, мы все переконвертируем. Но я бы настоятельно советовал вам ни для чего не использовать личную электронную почту.
[Parkinson]: Это делает соблюдение публичных записей еще более пугающим. Я был ответственным за доступ к записям школьного округа. Любые документы, которые оформляются в официальной бизнес-школе, кроме ваших личных записей, автоматически становятся общедоступными и должны быть доступны для предоставления или, по крайней мере, для проверки, если кто-то их попросит. Итак, делать все это с помощью своего адреса электронной почты в государственных школах Медфорда, в пакете Google для государственных школ Медфорда, где вы делаете заметки и тому подобное, очень полезно просто хранить все это в этом пространстве. Есть последние вопросы? Сейчас 8.03. Мы просто хотим, чтобы правила Роберта отложили эту встречу. Есть ли предложение отложить заседание?
[Graham]: Предложение о перерыве заседания, внесенное членом Олападе, поддержанное членом Русо. Спасибо. О, ты не можешь. Поддерживает доктор Эдуард-Винсент. Хорошо, я на перекличке. Мэр Лунго-Кен отсутствует. Морис Эдуард-Винсент, да. Да. Сюзанна Галузи, да. Питер Кушинг. Да. Марта Кабрал. Либби Браун. Ага. Марисса Десмонд. Мария Дорси. Да. Брайан Хиллиард. Отсутствующий. Трейси Кин. Да. Эмили Лаззаро. Отсутствующий. Николь Морелл. Отсутствующий. Аарон Олападе. Да. Люк Приснер. Да. 10. Утвердительный. 0 отрицательно. 5 отсутствуют. Заседание переносится.
[Parkinson]: Какой отчет? Это платно?